酒店应收日常管理制度

酒店应收日常管理制度一、总则（一）目的为加强酒店应收款项的日常管理，规范应收款项的核算与监控，及时、足额地收回各类应收款项，降低坏账风险，提高酒店资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有应收款项的管理，包括但不限于客房、餐饮、会议、娱乐等业务产生的应收账款，以及各类预付款项、押金等。（三）职责分工1.财务部负责应收款项的核算、记录与监控，定期编制应收款项报表，分析账龄结构和收款情况。制定收款政策和流程，指导和监督各部门的收款工作。对逾期应收款项进行跟踪催收，必要时采取法律手段。与客户进行沟通协调，处理有关应收款项的争议和问题。2.销售部负责与客户签订合同或协议，明确付款方式、期限等条款。及时将客户的预订信息、消费情况等传递给财务部。协助财务部进行应收款项的催收工作，提供客户相关信息和背景资料。3.前台接待办理入住登记手续时，按照规定收取预付款或押金，并开具相应收据。及时将客人退房信息通知财务部，协助客人办理结账手续，确保款项结清。对客人的欠款情况进行记录和跟踪，提醒客人及时付款。4.各营业部门负责本部门营业收入的确认与核算，确保收入准确无误。配合财务部做好应收款项的催收工作，及时反馈客户的付款情况和异常信息。在与客户沟通时，宣传酒店的收款政策，争取客户按时付款。二、应收款项的核算与管理（一）应收账款的核算1.应收账款应按照实际发生额入账，包括销售商品或提供劳务的价款、增值税销项税额以及代购货单位垫付的包装费、运杂费等。2.财务部应根据销售发票、合同协议等原始凭证，及时、准确地记录应收账款的发生、收回及核销情况。3.对于应收账款的明细核算，应按照客户名称设置明细账，详细记录每笔应收账款的金额、发生时间、到期日、收款情况等信息。（二）预付款项的管理1.预付款项是指酒店按照合同约定预先支付给供应商或客户的款项。预付款项应在合同中明确约定支付金额、支付时间、支付方式及用途等条款。2.财务部在支付预付款项前，应审核相关合同协议及审批手续，确保预付款项的支付符合规定。3.对于预付款项，应建立台账进行管理，记录预付款项的支付日期、金额、用途、对方单位等信息，并跟踪预付款项的使用情况和结算情况。4.如预付款项发生退回或需要调整的情况，财务部应及时进行账务处理，并通知相关部门。（三）押金的管理1.押金是指酒店为保证客人履行其消费义务而向客人收取的一定金额的款项。押金的收取标准应在酒店相关规定中明确，并向客人明示。2.前台接待在办理入住登记手续时，应按照规定收取押金，并开具押金收据。押金收据应注明押金金额、收款日期、客人姓名及房号等信息。3.财务部应设立押金台账，对押金的收取、退还情况进行详细记录。客人退房时，前台接待应根据客人的消费情况，及时办理押金退还手续，并收回押金收据。4.如客人押金不足以支付其消费款项，应及时通知客人补足款项；如客人有其他欠款，应在押金中扣除相应金额后再办理退还手续。（四）应收款项的账龄分析1.财务部应定期对应收款项进行账龄分析，将应收账款按照账龄分为1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等不同区间，计算各账龄区间的应收账款余额占总应收账款余额的比例。2.通过账龄分析，及时了解应收款项的构成和收款情况，发现潜在的坏账风险，为制定收款策略提供依据。3.对于账龄较长的应收款项，应重点关注，加大催收力度，采取有效措施尽快收回款项。（五）应收款项的坏账准备1.财务部应根据酒店的实际情况和相关会计准则，合理计提坏账准备。坏账准备的计提方法和比例应保持一致，不得随意变更。2.对于确实无法收回的应收款项，应按照规定的程序进行核销。核销坏账时，应取得相关证明材料，如法院判决书、对方单位破产清算报告等，并经酒店管理层审批后进行账务处理。3.已核销的坏账如以后又收回，应及时进行账务处理，冲减坏账准备，并增加应收账款。三、收款政策与流程（一）收款政策1.酒店应根据不同客户的信用状况、消费金额、付款习惯等因素，制定合理的收款政策。对于信用良好、消费稳定的客户，可以给予一定的信用期；对于信用状况较差或新客户，应采取预收账款、现结等方式收取款项。2.在与客户签订合同或协议时，应明确付款方式、期限、违约责任等条款，确保酒店的收款权益得到保障。3.对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知，明确告知客户逾期付款的后果，并要求客户尽快付款。催款通知应通过电话、邮件、信函等多种方式发送，确保客户能够收到。（二）收款流程1.前台收款客人办理入住登记手续时，前台接待应按照规定收取预付款或押金，并开具相应收据。收据应加盖酒店财务专用章，并注明收款日期、客人姓名及房号等信息。客人退房时，前台接待应根据客人的消费情况，及时办理结账手续。如客人采用现金、信用卡等方式付款，应在收取款项后开具发票，并将款项及时缴存财务部；如客人采用挂账方式付款，应在账单上注明挂账单位，并将账单传递给财务部进行挂账处理。前台接待应每日将收款情况与财务部进行核对，确保收款金额准确无误。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。2.营业部门收款各营业部门应在每日营业结束后，及时将营业收入日报表及相关原始凭证传递给财务部。营业收入日报表应详细记录当日各项业务的收入金额、客户名称、付款方式等信息。财务部收到营业部门传递的营业收入日报表后，应进行审核，核对收入金额与原始凭证是否一致。如发现问题，应及时与营业部门沟通并进行调整。对于挂账客户的款项，营业部门应定期与客户进行对账，确保双方账目一致。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。同时，营业部门应协助财务部进行应收款项的催收工作，及时反馈客户的付款情况和异常信息。3.财务部收款财务部应根据应收款项的账龄和收款情况，制定收款计划，并按照计划进行催收工作。对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知，并跟踪催款结果。收到客户的付款后，财务部应及时进行账务处理，核销相应的应收账款。如客户采用支票、汇票等方式付款，应在款项到账后进行入账处理；如客户采用银行转账方式付款，应根据银行回单及时进行入账处理。财务部应定期对应收款项的回收情况进行统计分析，向酒店管理层汇报收款工作进展情况，并提出改进建议。四、应收款项的催收与监控（一）催收措施1.电话催收对于逾期未付款的客户，财务部应首先通过电话方式进行催收。电话催收时，应礼貌、诚恳地向客户说明逾期付款的情况，提醒客户尽快付款，并告知客户逾期付款可能产生的后果。记录电话催收的时间、内容、客户反馈等信息，以便后续跟进。如客户承诺付款，应明确付款时间和方式；如客户有异议或困难，应进一步了解情况，并协商解决方案。2.邮件催收对于电话催收效果不佳的客户，可以发送邮件进行催收。邮件内容应包括逾期账款的详细信息、催款原因、付款要求等，并再次强调逾期付款的后果。在邮件中提供酒店的收款账户信息和联系方式，方便客户付款和沟通。同时，设置邮件发送的定时提醒功能，确保客户能够及时收到邮件。3.信函催收对于重要客户或逾期时间较长的客户，可以发送信函进行催收。信函应采用正式的格式，加盖酒店公章，内容应详细说明逾期账款的情况、催款原因、付款要求及逾期付款的法律后果等。通过挂号信或特快专递等方式发送信函，并保留好信函的发送凭证。信函催收可以增强催款的严肃性和权威性，对客户形成一定的压力。4.上门催收对于多次催收仍未付款的客户，必要时可以安排专人上门催收。上门催收前，应充分了解客户的经营状况和财务状况，制定合理的催收策略。上门催收时，催收人员应保持礼貌、专业，向客户说明来意，要求客户尽快付款。如客户有还款意愿但暂时存在困难，应与客户协商制定还款计划，并要求客户提供担保或承诺。5.法律催收对于逾期时间较长、金额较大且经多次催收仍拒不付款的客户，酒店可以考虑采取法律手段进行催收。法律催收应委托专业的律师事务所进行，确保催收过程合法合规。在采取法律催收前，应收集充分的证据，如合同协议、发票、催款记录等，为诉讼提供有力支持。同时，应评估法律催收的成本和风险，确保诉讼结果对酒店有利。（二）监控与报告1.财务部应建立应收款项监控台账，实时跟踪应收款项的变动情况，包括收款金额、逾期天数、催收进展等信息。2.定期对应收款项的账龄结构、收款情况进行分析，编制应收款项分析报告，向酒店管理层汇报应收款项的总体情况、存在的问题及潜在风险，并提出改进建议。3.对于重大应收款项或逾期时间较长的应收款项，应及时向酒店管理层报告，以便管理层及时了解情况，做出决策。同时，应建立专门的跟踪机制，确保问题得到妥善解决。五、应收款项的风险防范（一）客户信用评估1.在与客户建立业务关系前，销售部应收集客户的相关信息，包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明、财务状况、信用记录等，对客户的信用状况进行评估。2.根据客户的信用评估结果，确定客户的信用等级和信用额度。对于信用状况较差的客户，应谨慎与其开展业务，或采取必要的风险防范措施，如预收账款、增加担保等。3.定期对客户的信用状况进行重新评估，根据客户的经营变化、财务状况等因素调整客户的信用等级和信用额度。如发现客户信用状况恶化，应及时采取措施，降低应收款项的风险。（二）合同管理1.销售部在与客户签订合同或协议时，应严格审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，明确双方的权利义务和付款方式、期限等条款。2.对于涉及金额较大或风险较高的合同，应组织相关部门进行会审，充分评估合同风险，并提出防范措施。会审通过后，方可签订合同。3.合同签订后，应妥善保管合同原件及相关附件，并及时将合同副本传递给财务部、前台接待等相关部门，确保各部门能够及时了解合同内容和付款要求。（三）内部沟通与协作1.加强财务部与销售部、前台接待、各营业部门等之间的沟通与协作，建立定期的沟通机制，及时传递应收款项的相关信息。2.各部门应密切配合，共同做好应收款项的管理工作。如销售部在与客户沟通时，应及时了解客户的付款意向和困难，并反馈给财务部；财务部在进行应收款项核算和催收时，应充分利用各部门提供的信息，提高工作效率和效果。3.对于应收款项管理过程中出现的问题和争议，各部门应及时协商解决，必要时提交酒店管理层协调处理，确保应收款项管理工