供应部规章管理制度

供应部规章管理制度总则目的为加强公司供应部的管理，规范供应部工作流程，提高工作效率，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规章管理制度。适用范围本制度适用于公司供应部全体员工及与供应部相关的采购、供应商管理等工作。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策，确保各项工作合法合规。2.公平公正原则：在采购、供应商选择等工作中，遵循公平公正原则，维护公司利益。3.效率原则：优化工作流程，提高工作效率，及时满足公司生产经营对物资的需求。4.成本控制原则：通过科学采购、合理谈判等方式，降低采购成本，提高公司经济效益。岗位职责供应部经理职责1.全面负责供应部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。2.建立和完善供应部各项规章制度，规范工作流程。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立良好的合作关系。4.组织采购工作，审核采购计划和采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。5.协调与其他部门的关系，及时解决工作中出现的问题。6.负责部门员工的培训、考核和激励，提高员工素质和工作能力。7.完成上级领导交办的其他工作任务。采购主管职责1.协助供应部经理制定采购计划，根据生产经营需求合理安排采购任务。2.负责采购订单的下达、跟踪和协调，确保物资按时、按质、按量供应。3.参与供应商的开发和评估工作，收集供应商信息，建立供应商档案。4.负责采购合同的起草、审核和签订，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。5.协助采购人员进行市场调研，掌握物资价格动态，进行成本分析和控制。6.对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。7.完成上级领导交办的其他工作任务。采购专员职责1.根据采购计划和采购订单，负责具体的物资采购工作。2.与供应商进行沟通和谈判，争取有利的采购条件，确保采购物资的质量、价格和交货期。3.负责采购物资的到货验收工作，对不合格物资及时与供应商协商处理。4.协助采购主管建立和维护供应商档案，及时更新供应商信息。5.负责采购数据的统计和分析，为采购决策提供支持。6.完成上级领导交办的其他工作任务。仓库管理员职责1.负责仓库物资的出入库管理，严格执行物资出入库手续，确保物资数量准确、质量完好。2.对仓库物资进行分类存放、标识清晰，做好物资的保管和养护工作，防止物资损坏、变质。3.定期对仓库物资进行盘点，编制盘点报表，确保账实相符。4.负责仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮等工作，确保仓库物资安全。5.协助采购人员做好物资的验收工作，对验收不合格物资及时反馈。6.完成上级领导交办的其他工作任务。采购管理采购计划制定1.采购专员应根据公司生产经营计划、库存情况等，每月定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期等要求。2.采购计划需经采购主管审核，供应部经理批准后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时办理相关审批手续。供应商选择与管理1.供应商开发采购主管应根据公司物资采购需求，通过多种渠道开发潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。填写供应商调查表，对符合要求的供应商进行实地考察，评估其综合实力。2.供应商评估建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。采购人员应及时收集供应商的相关信息，填写供应商评估表，提交采购主管进行综合评估。根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，A类为优秀供应商，B类为合格供应商，C类为不合格供应商。3.供应商选择采购物资时，应优先选择A类供应商。对于A类供应商无法提供的物资，可选择B类供应商。如遇特殊情况需要选择C类供应商，需经供应部经理批准。采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。定期与供应商沟通，了解其生产经营情况和产品质量状况，及时解决合作中出现的问题。对表现优秀的供应商给予适当的奖励，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰处理。采购流程1.采购申请：各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，提交给采购专员。2.采购审批：采购专员对采购申请表进行初步审核，确认无误后提交采购主管审核，采购主管审核通过后报供应部经理批准。3.采购实施：采购专员根据批准的采购申请，选择合适的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货期、交货地点等要求，并经供应商确认。4.物资验收：物资到货前，采购专员应通知仓库管理员做好验收准备。物资到货时，仓库管理员应按照采购订单和相关标准对物资进行验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。如发现问题，应及时与采购专员和供应商沟通解决。5.入库管理：验收合格的物资，仓库管理员应办理入库手续，填写入库单，将物资分类存放，并更新库存台账。6.付款结算：采购专员应根据采购合同和入库单，及时办理付款结算手续。付款前，应核对发票、入库单、采购合同等相关单据，确保信息一致。付款申请经采购主管审核，供应部经理批准后，提交财务部门办理付款。仓库管理物资入库1.仓库管理员应根据采购专员提供的到货通知，做好物资入库准备工作，包括清理仓库场地、准备验收工具等。2.物资到货时，仓库管理员应依据采购订单和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等。3.对验收合格的物资，仓库管理员应在入库单上签字确认，并办理入库手续。入库单应注明物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。4.对验收不合格的物资，仓库管理员应及时通知采购专员与供应商协商处理。如因质量问题需退货，应办理退货手续，并做好记录。物资保管1.仓库管理员应按照物资的类别、特性、用途等进行分类存放，确保物资摆放整齐、标识清晰。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施。3.仓库应保持适宜的温度、湿度和通风条件，定期对物资进行检查和盘点，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。4.做好仓库的清洁卫生工作，保持仓库环境整洁。物资出库1.各部门因生产经营需要领用物资时，应填写领料单，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字批准后提交给仓库管理员。2.仓库管理员应根据领料单对物资进行核对，确认无误后办理出库手续。出库时，应遵循先进先出、推陈储新的原则。3.仓库管理员应在领料单上签字确认，并更新库存台账。如遇特殊情况需要超量领料，应经供应部经理批准。库存盘点1.仓库管理员应定期对仓库物资进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点前，仓库管理员应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等内容。3.盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格、型号、质量等信息，如实记录盘点结果。4.盘点结束后，仓库管理员应编制盘点报表，将盘点结果与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表，报供应部经理审批后进行处理。合同管理合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购专员根据采购订单起草合同文本。合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购合同初稿完成后，应提交采购主管审核。采购主管应对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审核，提出修改意见。3.采购合同经采购主管审核通过后，报供应部经理批准。供应部经理批准后，由采购专员与供应商签订合同。4.合同签订后，采购专员应及时将合同副本提交给相关部门存档，如财务部门、仓库管理员等，以便各部门执行和监督。合同执行1.采购专员应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握物资的生产进度、运输情况、交货期等信息。2.如遇供应商无法按时交货、物资质量不符合要求等情况，采购专员应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.仓库管理员应根据采购合同和入库单，做好物资的验收和入库工作。如发现物资与合同约定不符，应及时通知采购专员处理。4.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应核对相关单据，确保付款信息准确无误。合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要变更合同条款，采购专员应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等条款，并经采购主管审核，供应部经理批准。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，需要解除合同的，采购专员应及时与供应商协商，签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利和义务等条款，并经采购主管审核，供应部经理批准。3.合同变更或解除后，采购专员应及时将相关情况通知财务部门、仓库管理员等相关部门，以便各部门调整工作安排。考核与奖惩考核内容1.工作业绩：包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、物资供应及时性等方面。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作精神等方面。3.工作能力：包括沟通协调能力、谈判能力、市场分析能力等方面。考核方式1.定期考核：每月进行一次月度考核，每季度进行一次季度考核，每年进行一次年度考核。考核由供应部经理组织实施，采购主管协助进行。2.日常考核：采购专员和仓库管理员的直接上级应根据其日常工作表现，及时进行评价和记录，作为考核的参考依据。奖惩措施1.奖励对在采购工作中表现优秀、为公司节约采购成本、确保物资及时供应等方面做出突出贡献的员工，给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升等。对提出合