公司项目章管理制度

公司项目章管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目章的管理，规范项目章的使用流程，确保项目章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及项目章使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：项目章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.职责明确原则：明确项目章管理、使用各环节的职责，做到责任到人。3.审批规范原则：建立严格的审批流程，未经审批不得擅自使用项目章。4.记录完整原则：对项目章的使用情况进行详细记录，以备查询和追溯。二、项目章的定义与范围（一）定义项目章是公司为特定项目设立的，用于该项目相关文件、资料、协议等盖章确认的专用印章。（二）范围包括但不限于项目合同、协议、技术文件、工作报告、往来信函等与项目有关的各类文件。三、项目章的刻制、启用与废止（一）刻制1.项目章由公司指定的部门统一负责刻制，刻制前需填写《项目章刻制申请表》，详细注明项目名称、章样规格、使用范围等信息。2.申请表经项目负责人签字确认，报公司分管领导审批后，交至指定部门进行刻制。3.刻制完成的项目章需在公司行政管理部门备案，并留存印模。（二）启用1.项目章启用前，由公司行政管理部门统一发放至项目负责人，并填写《项目章启用登记表》，登记启用日期、领取人、项目名称等信息。2.项目负责人在收到项目章后，应妥善保管，并确保章的安全存放。（三）废止1.项目结束或因其他原因不再需要使用项目章时，项目负责人应填写《项目章废止申请表》，说明废止原因、废止日期等。2.申请表经项目负责人所在部门负责人签字确认，报公司分管领导审批后，将项目章交回公司行政管理部门统一销毁，并在《项目章启用登记表》上注明废止情况。四、项目章的管理职责（一）行政管理部门职责1.负责项目章刻制、备案、保管、废止等工作的统一管理。2.制定项目章管理制度，并监督执行。3.定期对项目章的使用情况进行检查和统计分析。（二）项目负责人职责1.负责本项目章的领取、保管和使用，并对项目章的使用安全负责。2.按照规定的审批流程使用项目章，确保盖章文件的真实性、合法性和准确性。3.对项目章使用过程中出现的问题及时向公司行政管理部门报告。（三）使用部门职责1.严格按照本制度规定使用项目章，对盖章文件的内容负责。2.在使用项目章前，应确保文件已经过相关审批流程。五、项目章的使用流程（一）申请1.文件起草部门在需要使用项目章时，应填写《项目章使用申请表》，详细注明申请日期、项目名称、文件名称、文件编号、盖章内容、盖章份数等信息。2.申请表由文件起草部门负责人签字确认。（二）审批1.《项目章使用申请表》按照公司规定的审批权限进行审批。一般文件由项目负责人审批；重要文件或涉及金额较大的合同等，需经公司分管领导审批。2.审批人应认真审核申请内容，确保盖章文件符合公司利益和相关规定，对审批意见负责。（三）盖章1.经审批同意盖章的文件，由文件起草部门专人携带《项目章使用申请表》及文件至项目负责人处盖章。2.项目负责人应对盖章文件进行再次审核，确认无误后在文件规定位置盖章，并在《项目章使用申请表》上记录盖章日期、盖章人等信息。3.盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在无关内容上。（四）登记1.项目负责人应建立《项目章使用登记簿》，对每次项目章的使用情况进行详细登记，包括申请日期、项目名称、文件名称、文件编号、盖章内容、盖章份数、审批人、盖章人、盖章日期等。2.《项目章使用登记簿》应妥善保管，以备查询和追溯。六、项目章的使用限制（一）禁止事项1.不得在空白纸张、空白合同、空白协议等上加盖项目章。2.不得将项目章转借他人使用。3.不得超越项目章规定的使用范围盖章。4.不得用于与项目无关的文件、资料、协议等盖章。（二）特殊情况处理1.如遇特殊情况需要在空白纸张上先行盖章时，必须经项目负责人批准，并在盖章后立即填写文件内容，确保盖章用途明确。2.如因工作需要将项目章临时交予他人使用，需经项目负责人同意，并办理交接手续，明确使用期限和责任。七、项目章的保管与存放（一）保管要求1.项目章由项目负责人指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心，严格遵守保密制度。2.保管人员不得擅自将项目章带出办公区域，如因工作需要带出，必须经项目负责人批准，并办理借用手续，确保印章安全。（二）存放地点项目章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章存放箱内，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。八、监督与检查（一）定期检查公司行政管理部门定期对项目章的使用情况进行检查，包括查阅《项目章使用申请表》、《项目章使用登记簿》等相关记录，核实盖章文件的审批流程是否合规、使用范围是否准确等。（二）不定期抽查公司行政管理部门不定期对项目章的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用项目章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用项目章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应