协会年会承办协议书

协会年会承办协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办协会年会，经与乙方友好协商，甲方委托乙方承办本次年会，双方依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、年会承办服务内容1.年会场地布置乙方负责根据年会主题及甲方要求，设计并布置年会场地，包括舞台搭建、音响灯光设备调试、背景板制作安装、桌椅摆放、装饰布置等，营造出符合年会氛围的场地环境。场地布置应符合安全、美观、实用的原则，确保满足年会各项活动的开展需求。2.会议组织与安排协助甲方完成年会的会议议程策划，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议流程、主持人安排等。负责会议资料的准备与发放，如会议手册、资料袋、发言稿等，确保资料内容准确、完整、清晰。安排会议期间的签到、入场引导、座位安排等工作，维持会议秩序，保障会议顺利进行。3.餐饮服务根据甲方提供的参会人数及用餐标准，负责年会期间的餐饮安排，包括自助餐、桌餐等形式的选择与菜品搭配。确保餐饮服务的质量与卫生，食材应新鲜、安全，烹饪符合食品安全标准，用餐环境整洁舒适。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责联系并安排合适的酒店，根据参会人员数量预订相应数量的房间，并协调酒店提供优质的住宿服务，包括办理入住、退房手续等。与酒店协商确保住宿价格合理，并负责与酒店沟通解决住宿期间可能出现的问题。5.活动策划与执行策划并组织年会期间的各类活动，如开幕式、文艺表演、颁奖仪式、互动游戏、晚宴等，活动内容应丰富多样、富有吸引力，符合协会年会的性质与目的。负责活动的节目编排、演员选拔与培训、道具准备、现场组织等工作，确保活动的顺利进行，达到预期效果。6.宣传推广根据甲方要求，制定年会的宣传推广方案，通过多种渠道进行宣传，如协会官网、社交媒体平台、邮件通知、海报张贴等，提高年会的知晓度与参与度。协助甲方收集参会人员的反馈信息，以便不断改进年会承办工作。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办年会的各项工作进行监督、检查，提出意见和建议，要求乙方按照协议约定及甲方要求履行义务。有权根据年会实际情况对服务内容、活动安排等进行合理调整，但应提前通知乙方，并与乙方协商一致。在乙方未按照协议约定履行义务或出现严重违约行为时，有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务向乙方提供举办年会所需的相关资料和信息，包括协会简介、年会主题、参会人员名单、议程要求、预算范围等，确保所提供资料真实、准确、完整。按照协议约定向乙方支付承办费用。协助乙方做好年会期间的各项协调工作，如与协会内部各部门沟通、协调参会人员的配合等，确保年会顺利开展。遵守乙方制定的年会场地及活动现场的相关规定，配合乙方维护现场秩序和安全。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照协议约定及时提供所需资料和信息，并支付承办费用。根据年会实际情况及专业经验，对服务内容和活动安排提出合理建议，在经甲方同意后进行相应调整。2.义务严格按照本协议约定及甲方要求，高质量地完成年会承办的各项工作，确保年会顺利举办。制定详细的年会承办工作方案，并提交甲方审核通过后实施。工作方案应包括但不限于场地布置方案、会议组织流程、餐饮住宿安排、活动策划执行计划、宣传推广方案等。负责年会承办过程中的各项费用支出，包括场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、人员劳务、物料采购等，但费用支出应符合协议约定及合理标准，并向甲方提供费用明细清单。确保年会场地及活动现场的安全，采取必要的安全措施，如设置安全警示标识、配备安保人员、进行安全检查等，防止发生安全事故。因乙方原因导致的安全事故，由乙方承担全部责任。尊重甲方及参会人员的知识产权、隐私权等合法权益，不得泄露甲方及参会人员的相关信息。在年会结束后，向甲方提供年会承办工作总结报告，包括活动效果评估、经验教训总结、改进建议等。三、费用及支付方式（一）承办费用本次协会年会承办费用总计为人民币______元（大写______元整）。此费用包含乙方为完成本协议约定的年会承办服务内容所产生的一切费用，但不包括甲方另行委托乙方额外增加的服务项目费用。（二）支付方式1.甲方在本协议签订后的______个工作日内，向乙方支付承办费用的______%作为预付款，即人民币______元（大写______元整）。2.在年会场地布置完成并经甲方验收合格后的______个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的______%，即人民币______元（大写______元整）。3.年会结束后的______个工作日内，甲方根据年会实际效果及乙方履行协议情况进行最终结算，如无异议，甲方向乙方支付剩余承办费用，即人民币______元（大写______元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、参会人员信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起______年。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的______%向乙方支付违约金；逾期超过______日的，乙方有权暂停年会承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担因逾期付款给乙方造成的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定及甲方要求履行承办义务，导致年会无法顺利举办或出现质量问题，乙方应承担违约责任，负责采取补救措施或重新承办年会，由此产生的费用由乙方自行承担。如给甲方造成损失的，乙方应按照损失金额的______倍向甲方支付赔偿金。3.任何一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币______元（大写______元整）；如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担赔偿责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件，双方应协商解决方案。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至年会承办工作全部完成且双方费用结算完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。