门房固定电话管理制度

门房固定电话管理制度（一）目的为加强公司门房固定电话的使用管理，确保通讯畅通，规范使用行为，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司门房固定电话的使用、维护及相关管理活动。（三）基本原则1.确保通讯畅通原则：保证门房电话随时能够正常使用，满足公司内外通讯需求。2.规范使用原则：严格规定电话使用范围、方式，避免滥用和不当使用。3.安全保密原则：在通讯过程中注意信息安全和保密，防止公司机密泄露。二、电话使用管理（一）使用范围1.主要用于公司与外部单位、客户的业务联系，如接收传真、接听业务咨询电话等。2.处理与公司内部各部门相关的紧急事务沟通，如传达紧急通知、协调紧急工作等。3.为来访人员提供必要的通讯协助，如帮助联系被访人员等。（二）使用规范1.接听要求电话铃响三声内必须接听，礼貌问候："您好，[公司名称]门房"。认真倾听对方讲话，做好记录，记录内容包括来电时间、来电人姓名（或单位）、来电事由等。对于咨询类问题，要耐心解答；对于业务办理类问题，要准确告知相关流程和负责人；对于紧急事务，要立即传达并跟进处理情况。如遇不明来电或无法处理的问题，应及时转接给相关部门或人员，并做好交接记录。2.拨打要求拨打外线电话前，先确认是否为工作所需，避免不必要的私人电话。拨打外线时，要正确拨号，确保通讯质量。如遇占线，应稍后再拨。如需转接内部电话，应准确告知门房值班人员转接部门和人员姓名，值班人员要及时、准确转接。3.传真收发接收传真时，要及时查看并确认传真内容是否完整。如内容不清晰或不完整，应及时与对方联系重新发送。收到传真后，按照来件内容进行分类整理，并及时通知相关部门或人员领取。重要传真应做好登记留存。发送传真时，要认真核对传真号码、收件人姓名等信息，确保传真准确发送。发送后要确认传真是否成功接收。（三）特殊情况处理1.电话故障门房值班人员发现电话故障（如线路中断、无法拨号等）时，应立即报告公司行政部门，并详细说明故障情况。行政部门接到报告后，应及时联系电信维修人员进行维修，同时采取临时应急措施，如启用备用通讯设备（如有）或安排专人传递信息，确保通讯不受较大影响。2.紧急通讯需求在遇到紧急情况，如火灾、盗窃等突发事件时，门房值班人员应优先保障与消防、公安等相关部门的通讯畅通。可直接拨打紧急救援电话，并及时向公司相关领导报告情况。对于公司内部的紧急事务沟通，要确保信息准确、及时传达，必要时可采用多种通讯方式相结合，如同时使用对讲机、手机等。三、电话维护管理（一）维护责任1.公司行政部门负责门房固定电话的整体维护管理工作，包括联系电信运营商进行线路维护、设备维修等。2.门房值班人员负责电话设备的日常清洁、简单故障排查和及时反馈工作。发现电话设备出现异常情况，如按键失灵、声音异常等，应及时向行政部门报告。（二）定期检查1.行政部门定期（每月至少一次）对门房固定电话进行全面检查，包括线路连接是否正常、设备运行是否良好、通话质量是否清晰等。2.检查内容包括：电话线路外观：查看线路是否有破损、老化、松动等情况。设备功能：测试电话的拨号、接听、挂断、音量调节等功能是否正常。通话质量：通过拨打不同号码，检查通话是否清晰，有无杂音、串音等问题。记录保存：检查传真记录、通话记录等是否完整、准确保存。（三）维修处理1.对于检查中发现的一般性故障，行政部门能自行解决的应及时处理。如无法自行解决，应及时联系电信运营商的维修人员进行维修，并跟进维修进度。2.在维修期间，要确保采取有效的临时通讯措施，保证公司通讯不受较大影响。3.维修完成后，要对维修情况进行记录，包括故障原因、维修措施、维修时间等，并对维修效果进行验证，确保电话设备恢复正常运行。四、费用管理（一）费用构成门房固定电话费用主要包括月租费、通话费（含市内通话费、长途通话费、国际通话费等）、传真费等。（二）费用核算1.电信运营商每月定期提供电话费用账单，门房值班人员应及时将账单提交给行政部门。2.行政部门负责对电话费用账单进行审核，核对各项费用明细是否准确无误，如发现异常费用，应及时与电信运营商联系核实。3.审核无误后，行政部门按照公司财务制度进行费用核算和报销流程。（三）费用控制1.行政部门应根据公司实际通讯需求，合理选择电话套餐，尽量降低通讯费用支出。2.定期对电话费用进行统计分析，对比不同时间段的费用情况，查找费用波动原因，如有不合理的费用增长，要及时采取措施进行控制。3.严格控制非工作必要的长途电话、国际电话使用，确因工作需要拨打的，应提前按照公司规定履行审批手续。五、安全与保密（一）信息安全1.门房值班人员在使用电话通讯过程中，要注意保护公司信息安全，不得随意透露公司机密信息。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息的通讯内容，要严格保密，禁止在非工作场合谈论或传播。3.妥善保管传真记录、通话记录等资料，按照公司档案管理规定进行归档保存，未经授权不得擅自销毁或泄露。（二）设备安全1.门房值班人员要爱护电话设备，不得随意拆卸、损坏设备。如因人为原因造成设备损坏，应照价赔偿。2.注意电话设备的用电安全，避免因使用不当引发电气火灾等安全事故。离开门房时，要关闭电话设备电源。3.如遇自然灾害、突发事故等可能影响电话设备安全的情况，要及时采取保护措施，如转移设备、切断电源等，并及时报告公司相关部门。六、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对门房固定电话的使用情况进行日常监督检查，不定期抽查接听记录、通话记录、传真记录等，确保电话使用符合规定。2.设立意见反馈渠道，鼓励公司员工对门房电话使用过程中存在的问题进行监督和反馈。对于员工的反馈意见，行政部门要及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。（二）考核办法1.对门房值班人员的电话使用管理工作进行考核，考核指标包括接听及时性、记录完整性、问题处理效率、费用控制情况等。2.考核结果与绩效奖金挂钩。对于严格遵守制度、工作表现优秀的值班人员，给予适当奖励；对于违反制度、工作失误较多的值班人员，按照公司绩效考核规定进行相应处罚。3.对于因电话使用不当给公司造成损失的，要追究相关人员的责任，包括经济赔偿责任和纪律处分等。七、培训与教育（一）培训内容1.电话使用规范培训：包括接听礼仪、拨打要求、传真收发流程等方面的培训，确保门房值班人员能够熟练掌握正确的电话使用方法。2.信息安全与保密培训：向门房值班人员强调信息安全和保密的重要性，传授保密知识和技能，防止公司信息泄露。3.设备操作与维护培训：对电话设备的基本操作、常见故障排查及简单维护方法进行培训，提高值班人员的设备维护能力。（二）培训方式1.定期组织集中培训：由行政部门定期（每季度至少一次）组织门房值班人员进行集中培训，邀请专业人员或内部经验丰富的人员进行授课。2.现场指导：行政部门人员在日常工作中，加强对门房值班人员的现场指导，及时纠正不规范的操作行为，解答疑问。3.在线学习：提供相关的学习资料，如操作手册、视频教程等，供门房值班人员在线学习，方便他们随时查阅和复习。（三）教育要求1.门房值班人员要积极参加公司组织的电话使用管理培训和教育活动，认真学习相