员工出访工作手册

员

工

出

访

工

作

手

册

前言

本I:作手册为指导和规范公司各个部门员工出访I:作而制定，并对员【:出访的顺利进行和保证

出访目标的实现提供工作的流程指导以及过程中的管理控制。

本工作手册自发布之日起生效执行。

本工作手册由XXX部编制并管理。

本工作手册起草人：

本工作手册审核人：

本工作手册批准人:

1目的

规范各部门员工出访接待工作流程，确保员工出访接待工作得到专业管控，有效进行。

2适用范围

本工作手册适用于江西江铃进出口有限责任公司各部门员工出访的工作流程。

3职责主要内容

3.1出访前的准备

3.2出访关注重点

3.3会议纪要与会后跟进

3.4走访分销渠道/维修站

3.5拜访重要批售客户

3.6竞品调研

3.7出访总结与信息共享

3.8商务礼仪要点

3.9安全提示

4工作职责的执行流程

4.1出访前的准备

4.1.1.出访人员的确定

4.1.1.1应根据具体出访的工作内容、访问客户的职级、需洽谈和确定的具体问

题的重要度和难易度对应确认出访的具体人员安排。

4.1.1.2对于常规业务出访，新业务人员或第一次参与出访工作的人员需要由所

属部门的主管或部门经理预先组织对该工作手册的学习，并对其外事沟

通处理能力进行评估认定合格后方可安排，特别是独立代表公司的出访

工作。

4.1.2.计划和行程安排

4.1.2.1各业务部门在年初应根据当年的工作目标和计划对应制定全年分月出

访工作计划，合理预算。其中对于重点战略市场，要求部门经理每年至

少要去一次，分管副总每两年至少要去一次。

4.1.2.2出访人员制定出访工作计划时应明确出访目的、需要达成的目标和具体

工作任务。出访人员应根据实际业务工作的进程情况合理调整实际出访

计划的安排，规划具体行程。

4.1.2.3出访人员规划行程安排时应充分考虑办理签证、往来交通以及出访过程

中各项具体工作任务的时间预期，预先考虑出访地的节假日初步拟定日

程,预先与出访相关对象沟通确定行程安排的合理性C

4.1.2.4为达到出访目的和沟通效果，出访会谈需要外商高管或投资人参加的，

需要提前预约确认，并和对方预先明确会谈内容，方便外方提前对应准

备。

4.1.2.5出访人员应按照公司相关规章制度完成出差申请审批流程。

4.1.3.签证

4.1.3.1出访人员应预先咨询了解出访目的国的签证办理要求。公司行政部邓云

炜和北京办事处俞英会协助办理可以在目的国驻中国使领馆申请的签

证，包括签证所需的材料和预计出签时间：如需外商协助开立邀请函或

者其他证明材料，应提前与外商沟通。

4.1.3.2如果签证必须在国外申请，出访人员应自行或通过外商提前致电致函当

地使领馆了解办理签证所须满足的条件和必须提交的材料，出发之前应

按要求准备齐全，签证申请提交之后如须外商在当地与移民局沟通确认

的，应及时与外商沟通。

4.1,3.3取得签证后，应首先确认基本信息是否有误，比如个人信息、签证种类、

有效期、单次入境停留期等；如有错误或者影响出访行程安排的，应立

即联系相关使领馆。

4.1.4.机票预订

4.1.4.1出访行程确认过程中，出访人员就应联系相关服务中介公司预先了解航

空路线和行程时段；如需出访两个或两个以上国家，可做联程安拌；如

需转机，应预留出充足的时间，保证整个行程计划的合理性。

4.1.4.2国内和国外申请签证前或过程中，一般可请服务中介公司预定舱位，待

正式出签之后方可考虑是否正式出票。

4.1,4.3因出访行程可能的调整变化，建议在出行前1〜2天通知正式出票。

4.1.4.4出票之后，应正式通知外商飞机抵离日期，约定接、送机时间和联系人，

在没有人员接应的情况下，需预先咨询了解当地的交通方式提前安排好。

4.1.5.酒店预订

4.1.5.1出访前，可请外商根据海外差旅住宿标准在当地协助预定酒店，亦可通

过在线服务平台（如booking）预订海外差旅住宿标准范围之内的酒店。

4.1.5.2建议选择可随时取消的、位于安全区且距离外商公司较近的、有无线网

络覆盖的、包含早餐的酒店.

4.1.6.商务会议准备

4.1.6.1出访人员应根据全年任务目标、近期沟通要点、本次出访目的合理规划

会谈重点，由部门负责人进行确认，同时应与外商沟通需要补充的内容，

以便双方提前准备；应提前至少三个工作日在部门经理的监督下进行会

议重点和谈判方向的预演和最终确认。

4.1.6.2有关重大项目或请工厂领导参与的会议，出访人员应提前与公司司总及

以上职级领导沟通确认会议议程和会谈重点：应提前至少三个工作日召

集所有陪同人员在公司副总及以上职级领导的监督下进行会议重点和

谈判方向的梳理和预演。

4.1.6.3出访材料•：

1）产品样宣（纸质和电子版本）。

2）电子版公司介绍材料。（附录5.1）

3）报价单：如是新客户或一般客户可直接使用报价模版；如有籽殊价

格需求，可提前做逐级申请。

4）市场报告及商务计划模版：《Introductionofthenationandthe

company^（F付录5.2）,《Businessplanofadistributorcandidate^

（附录5.3）,建议在出访前提前发给客户公司准备。

5）公司VI：电子版，可先将内容展示给意向较强的候选人公司以体现

专业性，在确定合作关系后可正式提供。（附录5.4）

6）熟悉公司相关商务政策（如广告联合基金、促销政策、展厅支持政

策等）以及服务政策（如质保期、三包索赔流程、技术及销售培训计划）。

7）与客户公司的过往联系材料（如已签署的相关协议、会谈纪要等）。

8）要洽谈的具体问题或议题相关的技术、商务资料，内部确认的谈判

策略。

9）名片

4.1.7.其他准备

4.1.7.1了解时差：应提前了解目的国或地区与北京时间的时差，以便在出访过

程中及时与国内沟通相关工作。

4.1.7.2接种疫苗：应提前了解中国、目的国或地区出入境时对疫苗接种的要求，

在国内办理《国际旅行健康检查证明书》和《疫苗接种和预防措施国际

证书》，及时接种疫苗。

4.1.7.3换汇：应提前购买适量的外币现钞，以备在境外使用；个别国家或地区

会要求入境的外籍人士携带一定数量的现钞，建议提前做好准备。

4.1.7.4信用卡：应提前办理与VISA、MASTER等国际银行卡组织合作、具有

人民币和美元结算功能的信用卡；已有招行商务卡的，可向公司财务申

请提升额度。

4.1.7.5国际漫游与直拨：应提前到通讯公司办理国际漫游和国际直拨业务，亦

可更换成全球通套餐；在境外可使用微信等在线交流工具。

4.1.7.6礼品：应综合考虑外商的职级、个人及家庭的宗教信仰和爱好等因素选

择合适的礼品赠送给外商；礼品应便于携带和出入境，建议做适当包装,

美观大方不失礼数；如需外购礼品，采购和申领应遵守公司相关规章制

度和部门内部预算。

4.1.7.7着装准备：应同时准备正装（商务会议等正式场合）及休闲装（旅途舒

适性），建议根据出访国家的天气情况及差旅时间长短做好相应准备。

4.1.7.8行李：建议携带电源转换器、常备药品（如治疗感冒、腹泻、消化不良、

晕车、晕机等）、日用品（如拖鞋、牙膏、牙刷等，一般酒店不提供）

等物品；应提前了解国内和国际航空公司有关手提行李和托运行李的相

关规定（如行李限额、违禁物品等）；应提前了解目的国或地区出入境

检验检疫规定，不得携带不准入境的物品。

4.1.7.9办理乘机：搭乘国际航班应至少提前三小时到达机场，应备好护照、往

返机票行程单等证明文件（注意签证类型）：座位建议选择紧急出口、

走道座位（AisleSeat）；一定要保管好行李标签。

4.1.7.10通过中国边检：应备好护照和登机牌，自信、大方、简要回答边检工作

人员的问题：注意不得拍照或使用手机通话。

4.1.7.11长途飞行：建议穿着宽松、轻便的服装和鞋子；可自带拖鞋在飞机上更

换：可自行准备娱乐设备（如IPAD、报纸、书籍等）和休憩用物品（如

充气枕头、眼罩、耳塞等）。

4.1.7.12通过目的国或地区边检：个别国家或地区要求外籍人士在飞机落地前填

写入境卡，应注意填写的内容须与事先准备好的E机行程单和酒店预订

单上的信息一致；通过边检时应备好护照和入境卡，最好有客户名片或

联系方式，自信、大方、简要回答边检工作人员的问题，不得拍照或使

用手机通话：应注意保存盖章的入境卡，个别国家或地区要求外籍人士

在出境时查验收网。

4.1.7.13通过目的国或地区海关：应如实填写海关申报表；提取托运行李之后应

遵守当地海关规定，再次接受行李扫描，提交海关申报表。

4.1.7.14行李丢失：若到达目的地后发现托运行李遗失，应立即联系航班所属航

空公司，提供姓名、航班号、行李特征、酒店名称和地址、外商联系人

电话等信息，可要求航空公司将行李送至酒店，国内亦然。

4.2会议纪要与会后跟进

4.2.1.正式介绍：初次拜访外商公司的，或者同行中有工厂或公司高层领导的，应

向职位最高的外商一一介绍我方与会人员，交换名片，介绍顺序应遵从职位

高到低的基本原则，大家握手寒暄之后再依次入座，翻译人员应坐在职级最

高的人员旁边；应迅速整理好所需文件，开启电脑后正式开始会议。

4.2.2.会议记录：出访人员应做会议记录，记录每一个讨论的议题、决策、疑问和

有待分析解决的问题,形成完整的会议记录：需要第二方现场支持的.可以

启用电话会议；商讨重大项目或争议较大的问题，可做语音记录。

4.2.3.会议总结：在会议最后，出访人员应对此次会议中的主要议题、达成的协议、

重要决策、商务支持、市场支持、疑问、有待进一步分析解决的问题等进行

总结，对于在会议中无法解决的问题，双方应约定答复的时间；以上内容应

形成会议纪要，由双方签字确认。

4.2.4.赠送礼品与合影留念：待会议汉程全部结束后，可请出访人员中职级最高的

人员向外商赠送礼品，应遵从职位高到低的基本原则；礼品赠送环节亦可视

情况安排在正式介绍之后、会议开始之前。出访人员可邀请外商合影留念。

4.2.5.会后跟进：会议结束以后，我方应就会议纪要立即建立响应机制，明确分工，

积极落实每一-项决议、行动计划、待解决的问题等；对于在约定日期内仍未

解决的疑难问题，我方应及时作出合理解释，再次约定答复期限。

4.3出访关注重点：

出访人员应根据职能分工、出访主要目标和行程紧张程度关注下列问题：

4.3.1.法规：有关汽车排放标准升级、安全配置、认证要求、进口车辆税费、建厂

组装等方面的法规要求的变化或预测。

4.3.2,产品：经销商在产品方面的需求、困难，新产品的宣传、培训及推广计划等。

4.3.3,市场动态：市场需求变化、竞品调研（见4.6）。

4.3.4.渠道：现有有效渠道数量、新渠道拓展计划、新建展厅计划、商务政策的签

署和实施情况。

4.3.5.展厅：经销商VI的状况，经销商VI物料、广告支持的需求等。

4.3.6.服务：亟待解决的质量、索赔问题、技术培训需求等。

4.3.7.零售：实际零售状况，经销商进口计划的执行推进。

4.3.8.经销商关注的其他问题

4.4走访分销渠道/维修站

4.4.1.出访人员应要求走访外商分销渠道/维修站，提前沟通预约。

4.4.2.走访分销渠道/维修站时，应注意收集分销渠道/维修站的基础信息（拍照前

应征得相关人员的许可），如地理位置、占地面积、销售/服务人员架构、设

施设备、VI情况、运营情况等，形成基础数据库，也可请外商提前做淮备。

4.4.3.应积极配合外商宣传公司的品牌、产品和服务，帮助分销网点/维修站增强信

心；对于分销网点/维修站的不足，可以客观、诚恳地给出改进建议；同时,

应记录分销渠道/维修站提出的需求和疑问，纳入出访后的跟进事项中,

4.4.4.可携带一些有公司品牌logo的礼品赠送给分销渠道/维修站的负责人：如果

是重要分销商/维修站负责人，礼品选择可丰富一些。

4.5拜访重要批售客户

4.5.1.出访人员可要求拜访重要批售客户，提前沟通预约。

4.5.2.拜访重要批售客户时，应以工厂的身份支持品牌和产品的宣传推广，帮助批

售客户增强信心，为订单的达成推波助澜：同时，应记录批售客户提出的需

求和疑问，纳入出访后的跟进事项中。

4.5.3.可携带一些有公司品牌logo的礼品赠送给批售客户的负责人；如果是大客

户或其采购负责人，礼品选择可丰富一些。

4.6竞品调研

4.6.1.对走访市场前期的竞品状况要有预先的了解，走访期间针对竞品品类变化、；

竞品渠道变化、竞品价格、竞品销量和市场占有率等销售动态尽可能地更新

了解。

4.6.2.出访人员应与外商提前沟通竞品的品牌，计划走访竞品展厅/维修站的话，要

预先和外商充分沟通可行性，并对应放入走访工作的具体计划。

4.6.3.走访竞品的展厅/维修站时，应注意收集竞品的基础信息（拍照前应征得相关

人员的许可），如地理位置、占地面枳、主销车型、销售/服务人员架构、设

施设备、运营情况等，形成基础数据库，也可请外商提前做准备；对「较开

放的市场，可以进一步了解竞品的动态，以及竞品负责人对当地市场的分析,

对中国品牌的评价等。

4.7出访总结

4.7.1.总结报告：应在回公司后三个工作日内完成出差总结报告，内容需包括出访

国家的市场数据和竞品动态，与外商的会谈重点，后续行动计划以及需要的

支持等，发给直接主管领导并抄送相关同事；单次出差报告的格式可以是

WORD.PPT等，但为确保走访目标市场的动态的比对，工作计划的踉进落

实和信息的持续性，要求有关目标市场的关注要点信息（4.3）能系统在

EXCEL文档中集中记录，并持续更新（无论是否有