档案管理实行细则

档案管理实行细则

第一章总则

为规范企业内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效运用档案资

料，特制定本细则。

第二章企业管理档案日勺范围及管理权限划分

第一条企业级档案管理范围，由企业行政部专人管理并负责一切借阅、复制、

传递有关事宜。企业级档案包括如下文献：

1.司设置、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文献材料;

2.企业股东会、董事会、监事会形成的文献材料：

3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文献材料•（含协议、重要报表、银企

联络函件等）;

4.政府、项目批文、协议；

5.企业制度体系、会议纪要、内部发文（包括总经理指示后的各项工作流程、

企业决定等）；

6.工程进度计划控制文献（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣

工图纸；

7.企业及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;

8.企业签定的各类协议（含商品房买卖协议）；

9.企业有效证件、印章；

10.具有法律效力及保留价值的文献；

11.企业重要的会议材料，包括会议的告知、汇报、决策、总结、领导人发言、

经典发言、会议简报、会议记录等。

12.我司的历史沿革、大事记及反应我司重要活动H勺剪报、照片、录音、录像

等。

第二条

部门档案管理范围，由各部门指定专（兼）职文书管理，于每季度末交档案清单至

企业立案留底。如工作完毕后，原件移交企业管理。部门级档案文献如下：

1.各部门报请总经理批复日勺工作联络单、工作计划、总结、记录报表、简报；

2.部门例会会议纪要；

3.各部门与其有关业务单位函件管理；

4.招投标文献管理；

5.人事劳资档案及信息管理；（人力资源部统一管理人事档案）

6.仪器、设备维修保养资料；

7.客户、特约商家资料及信息管理；

8.企业『、J媒体宣传资料、销售报表；

9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

笫三章企业档案管理体制

第三条

企业档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的

管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设置专门档案室，

配置专人分管企业主体档案工作。

第四条根据有关档案法规规定精神，各部门形成H勺文献材料原则上由本部门负

责立卷和归档，并定期向企业档案部门移交保管。

第五条企业应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，保证档案的安

全。

第六条档案管理部门及负责人

1.企业档案管理部门为行政部；

2.企业立档单位为各部门；

3.档案管理负责人：各部门负责人与专（兼）职文书。

4.各部门均应指定专（兼）职文书，负责管理本部门的文献材料，并保持相对稳

定。人员变动应及时告知档案室。

第七条各部门专（兼）职文书的职责

1.理解本部门的工作业务，掌握本部门文献材料的归档范围，搜集管理本部门

的文献材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承接的文献材料及时搜集归卷，每季度末

前应将归档文献材料归档完毕，并向档案室办好交接签罢手续。

3.承接人员需借用文献材料时，应积极地提供运用，做好服务工作，并办理临

时借用文献材。

第四章档案管理、归档文献整顿

第八条

各部门以企业名义或中心名义制作的规划、规定、告知、通告、会议记录、会议

纪要、决策、决定、委任书、项目方案、函等文献均应由部门文员制作副本发文、

登记、原件存档，抄送行政部档案室立案。

第九条

各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承接人对.处理完毕或批存的文献材料r

搜集齐全并加以整顿后，送交专（兼）职文书集中统一归卷。

第十条一项工作由几种部门参与办理，在工作活动中形成的J文献材料，由主办

部门搜集归卷。会议文献由会议主办部门搜集归卷。

第十一条归档时限

各部门专（兼）职文书就文献归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分

组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。

第十二条归档文献的整顿

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料P

2.归档材料应完整、齐全。归档入卷文献把正义、底稿、附件请示和批复放在

一起。

3.

归档文献整顿以件为单位。一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正

文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文时可分别计算件数，原件与复制

件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册［本)

为一件，来文与复文互为一件，重要文献的草稿各为一件。

4.

不一样年度H勺文献一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年

立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨

年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文献放在会议开幕年，其他

文献的立卷按照有关规定执行。

5.

卷内文献材料应区别不一样状况进行排列，密不可分的I文献材料应依序排列在一

起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他

文献材料依其形成规律或特点，应保持文献之间日勺亲密联络并进行系统的排列。

6.整顿文献时应遵照文献的形成规律和特点，保持文献之间的有机联络，区别

不一样H勺价值，便于保管和运用。

7.

归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用

圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件

替代原件存档。

8.

案卷整顿的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或不大于A4幅面的I

粘贴在A4日勺幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整洁，折叠

时尽量减少折叠次数，同步折痕处应尽量位于文献、图表字迹之外；字迹难识别

H勺，应附抄件。

9.归档文献一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文献左侧预留出宽

度为1CM的装订区域。

10.归档材料必须文字清晰，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。

11.存档文档为易褪色的材料（如热感纸文献），必须复印一份后将复印件与

原件一并存档。

12.文献材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修

裱时应注意尽量保持文献的原貌。

第十三条归档文献的移交

1.

档案室对于平常抄送副件进行登记，并根据登记状况于每季度末定期与部门文员

办理文献档案H勺交接手续。接受档案必须履行手续,填写移交清册，一式两份，写

明案卷标题，卷内文献页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名。移交清单由移

交部门与档案室各自存档。

2.

移交档案时，应同步移交有关文献的电子文档。行政部档案室逐一查对后，对电

子文档进行整顿保留。存档后，电子文档之文献名，更改为“档案号+文献标题:

同一档案中有多种电子文档日勺，电子文档装入以档案号命名日勺电子文献夹内。

第十四条档案的保管

1.防止档案的损坏，延长档案日勺寿命，维护档案的安全；

2.

企业应有场地和必要H勺设施及保护设备保管档案，保证档案的安全。档案管理人

员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案寄存室良好的通风，做好档案室的

防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应

结实牢固。

3.每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保留的材料「对破损和褪色

的材料进行修补和复制。

第五章档案名称、编号

第十五条档案各级分类应赋予统一名称，具名栋应简要扼要，以充足表达档案

内容性质为原则，并且要有一定范围，不能笼统模糊。

第十六条

档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称

及其代表数字编号，用一定次序依次排列，以便查阅。

第十七条

档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不适宜任意修改，如确有修改必要，

应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第十八条档案编号原则

1.企业内归档文献的档号构造为“全宗号一类别号一年度一保管期限一文献类

型-盒号一件号”。

2.每一归档文献首页前附上《归档文献封面》。(见附件2)

3.每一档案盒内首页应设“文献存档目录”，文献归档时依序编号、登录。

4.档号的表达方式如下：商管企业ABCCCC-DE-F(G)-00-00

1)“商管企业”表达文档归属企业名称，即全宗号

2)“AB”表达文档归属部门名称，即类别号。妇：行政类、营运类、筹划类等

等。

3)“CCCC”表达文档的归属年份，指文献中所指问题所在年度，以4位阿拉伯

数字标注公元纪年，如：201Xo

4)“DE”表达保管期限。如:长期、二年。

5)“FG”表达类型名称(大类/小类)。例如：营运部月报，招商进度表，会议

记录等等。

6)“00-00”表达文献档号。即盒号、件号。

5.新档窠应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号次序，以此来编

列档号。

6.档案怎样归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

7.档号以一案一号为原则，遇有一档案件论述数事或一案归入多类者，应先确

定其重要类别，再编列档号。

第/'、章档案时编FI与装盒

第十九条

归档文献应逐件编目。归档文献目录设置档案件号、文献题名、文号、重要内容

发、页数、日期、经办人、存档地点等项目（见附件4）

第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书

写，。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条装盒，将归档文献按件号次序装入档案盒。一盒内的文献数量无限

制，以装满一盒为准。

第二十二条

装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》（见附件1）。填写时须使用碳

素墨水书写，字迹工整、要素齐全。

第二十三条不一样保管期限的J文献应分开装盒，不得混装。

第二十四条档案盒日勺封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件

日勺分类编号及名称，以便查档。

第七章档案的鉴定与保管期限

第二十五条档案日勺鉴定。

从档案日勺内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案日勺价值。

第二十六条档案日勺保管期限。

文献保留期限除政府有关法令或本企业其他规章恃定者之外，一般为分二年、长

期两种。一般的告知、通告、不波及经济利益的来往函件、政府文献的保留年限

为二年，其他资料原则上均为长期保留。介于两种保管期限的，保管期限从长。

1.长期保留：

1）企业章程；

2）股东名册；

3）组织规程及办事细则；

4）董事会及股东会纪录；

5）财务报表；

6）政府机关核准文献；

7）不动产所有权及其他债权凭证；

8）工程设计图;

9）其他经核定须永久保留日勺文书。

10）预算、决算书类；

11）会计凭证；

12）事业计划资料；

13）期满或解除之合约；

2.二年保留：

1）结案后无长期保留必要者。

2）一般的告知、通告、不波及经济利益的来往函件、政府文献

第八章档案密级

第二十七条

企业档案文书分绝密、机密、密、一般四个等级，按档案性质、内容不一样划分

不一样密级，并据此界定档案调阅权限。

1.

“绝密”文书含：企业之有关政府批文、会计凭证、财务报表、资金协议、有关

财务往来文献、与其他经济组织日勺合作协议、其他经核定为绝密日勺文书。

2.

“机密”文书含：企业各类经济协议、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、

企业章程、股东会及董事会会议纪要（决策）、不动产所有权及其他债权凭证、

重要工作计划、重要会议纪要。

3.“密”文献含：企业有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4.“一般”文献含：部门工作联络单、企业内部发文、企业宣传资料、各部门

在各项活动中形成的I具有参照价值欧I文献、材料。

第九章档案借阅、运用工作

第二十八条

总监以上管理人员如需借阅一般工作业务有关的资料，可直接在档案管理员处登

记后借阅。借阅资料须当日偿还；如需再借，应办理续借手续。

第二十九条

各部门其他员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或运用的，须一律填写

《档案调阅审批单》（见附件3）并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借

阅档案。如需借阅非本部门的档案材料口勺，还应有有关部门负责人和分管总监签

字许可。

第三十条如需借阅企业人事、财务、协议等资料必须经总经理同意许可。

第三十一条档案管理员根据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录

档案借阅信息。

第三十二条借阅的档案原则上在企业内使用。机密文献和绝版文献仅供在存档

处查阅，不予借出。

第三十三条

借阅档案者应爱惜档案，保证档案的完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、拍取、

拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清晰，如发现遗失或损坏，应及时汇

报主管领导。

第三十四条

档案管理部门应积极向各部门、员工提供企业档案编研信息服务，重要方面为政

策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条档案主管应接受企业有关部门、人员定题征询规定。

第三十六条根据国家档案、记录法律法规，做好企业档案记录工作。

第三十七条政府有关部门依法执行公务，需要查阅企业档案，企业予以配合、

协助。

第十章档案的销毁

第三十八条

对已失效啊档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经有关负责人同意，方能

销毁。该清册永久保留；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请

使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条企业终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档

案馆。

第四十条企业应采用严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十一章附则

第四十一条档案部门被极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

第四十二条本措施由行政部解释、补充，由企业总经理同意颁行

报送：侯总、张总

抄送：总企业总裁办、综合管理部

发送：各部门

传阅：全体员工（张贴公告栏）

附件1:

《档案盒封面》：

档案

全宗名称成都合能新都市广场管理有限企业

归档部门名称

（文档名）

文档的条款号：（起•止