户外会议合同协议

户外会议合同协议甲方（主办方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（承办方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办户外会议，乙方具备承办户外会议的专业能力和资源，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办户外会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：______________________2.会议时间：自____年__月__日至____年__月__日3.会议地点：______________________4.参会人员规模：预计____人二、服务内容及要求1.场地布置乙方应按照甲方的要求，在指定户外场地进行会议场地的搭建与布置。包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、会议桌椅摆放、背景板制作安装、指示牌设置等，确保场地布置符合会议主题及甲方的视觉要求。场地布置应充分考虑安全性、稳定性及美观性，所使用的材料及设备应符合国家相关质量标准和安全规范，不得使用易燃、易爆、有毒等危险物品。2.餐饮服务乙方负责会议期间的餐饮供应，根据甲方确定的用餐标准和人数，提供早餐、午餐、晚餐及茶歇服务。餐饮菜品应保证新鲜、卫生、营养均衡，符合大众口味，食材采购应索证索票，确保来源安全可靠。用餐环境应整洁舒适，餐具应严格清洗消毒，提供优质的餐饮服务。3.会议设备租赁及技术支持乙方负责租赁会议所需的各类设备，如投影仪、麦克风、灯光设备、网络设备等，并确保设备在会议期间正常运行。安排专业技术人员在会议现场提供技术支持，及时解决设备故障及技术问题，保障会议的顺利进行。在会议前对设备进行全面调试，确保设备性能良好，画面清晰、声音正常、网络稳定。4.会议接待服务乙方应安排专业的接待人员在会议现场及相关交通枢纽负责参会人员的接待工作，包括签到、引导、咨询解答等。接待人员应具备良好的服务态度和专业素养，熟悉会议流程及相关信息，能够为参会人员提供热情、周到的服务。协助甲方做好参会人员的住宿安排（如需），确保住宿环境舒适、安全，并及时处理住宿过程中出现的问题。5.现场管理及安全保障乙方负责会议现场的整体管理，维护现场秩序，确保会议活动有序进行。制定并执行安全管理制度，加强对会议场地、设备设施、人员等方面的安全管理，采取必要的安全防范措施，如设置警示标识、配备消防器材、安排安保人员巡逻等，预防和应对各类安全事故。对会议期间可能出现的突发事件制定应急预案，并组织相关人员进行演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行处置，保障参会人员的生命财产安全。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的服务进行监督检查，提出合理的意见和建议，要求乙方及时整改。有权根据实际情况对会议的时间、地点、规模、内容等进行调整，但应提前通知乙方，并承担因调整可能给乙方造成的损失。2.义务向乙方提供与会议相关的详细信息和要求，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单、特殊需求等，确保所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方做好会议的宣传推广工作，提供必要的支持和配合。负责会议期间参会人员的组织和管理，遵守乙方制定的现场管理制度，共同维护会议秩序。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定及时支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排服务内容和方式，但应确保服务质量符合本协议及相关法律法规的规定。2.义务按照本协议约定的服务内容、要求和标准，为甲方提供优质、高效的会议承办服务，确保会议顺利进行。在会议筹备和举办期间，定期向甲方汇报工作进展情况，及时沟通解决出现的问题。严格遵守国家法律法规及相关政策规定，不得从事任何违法违规行为。对因自身原因导致的安全事故、纠纷等承担全部法律责任。保守甲方的商业秘密和会议相关信息，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的服务转包给第三方。会议结束后，按照甲方要求及时清理场地，归还租赁设备，并提交会议服务总结报告。四、服务费用及支付方式1.服务费用本户外会议服务总费用为人民币______元（大写：______________________元整）。此费用包含场地布置、餐饮服务、设备租赁、技术支持、接待服务、现场管理及安全保障等本协议约定的全部服务内容所需费用，但不包括因甲方原因导致的额外费用及税费（如有）。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起____个工作日内，向乙方支付服务费用的____%作为预付款，即人民币______元（大写：______________________元整）。在会议举办前____个工作日，甲方支付服务费用的____%，即人民币______元（大写：______________________元整）。会议结束后____个工作日内，甲方对乙方的服务进行验收，如无异议，支付剩余服务费用，即人民币______元（大写：______________________元整）。乙方应在收到每笔款项后的____个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的____%向乙方支付违约金。逾期超过____日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容、要求和标准提供服务，或因乙方原因导致会议出现重大失误、安全事故等问题，乙方应承担相应的赔偿责任，包括但不限于甲方因此遭受的直接经济损失、甲方为解决问题而支出的合理费用等。同时，乙方应按照服务费用的____%向甲方支付违约金。若乙方的违约行为给甲方造成恶劣影响的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的全部费用，乙方还应按照服务费用的____%向甲方支付违约金。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付人民币______元（大写：______________________元整）的违约金，并赔偿对方因此遭受的全部损失。若违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力事件影响消除后，双方应协商决定是否继续履行本协议或变更协议内容。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。补充协议内容与本协议不一致的