行政相关规章制度

一、目的:

加强公司内部管理.，规范员工工作范围，做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公司

各部门工作运转流畅。

二、主题内容和适用范围：

本规定对公司行政部各岗位职责讲行了相关规定。

本规定适用于森达美（中国）企业管理有限公司行政部。

三、行政部职责：

1、根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究

2、负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作

3、公司会议组织、记录及归档工作

4、负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作

5、负责公司口常安全保卫及消防管理工作

6、负责公司车辆调动管理工作

7、负责公司总务后勤管理工作

8、负责公司对外宣传、公关工作

9、完成公司高层临时交办的工作

四、行政部权利：

1、根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权

2、依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力

3、依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权

4、依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权

5、依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力

6、部门内部员工聘任、解聘的建议权

五、具体岗位职责、办事流程及表格模板：

职位名称：行政总监

所属部门：行政部

直接上级：总经理

直接下级：行政部总经理助理

岗位职责：

1、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度

2、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案

3、根据企业阶段性目标和色度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施

4、组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题

5、负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育

6、负费比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施

7、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况

8、负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议

9、负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作

职位名称：行政部总经理助理

所属部门：行政部

直接上级：行政总监

直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、

司机

岗位职责：

1、在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工

作

2、负责行政管理方针、政货和制度的制定，并组织落实

3、负责组织行政年、季、月度工作计划

4、本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作

5、负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行

6、组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作

7、做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络

8、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况

9、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合

10、负责召集本部门的有关工作会议

11＞负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作

12、负责对本部门员工进行培训和考核工作

13、负责组织编写公司年度大事记

14、鱼责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理

办事流程:

1、印章制刻申请流程

相关部门行政部行政总监

2、印章使用流程

移交人行政部使用部门

表格模板：

1、印章制刻申请表

申请部门申请部门负责人笠字

申请日期经办人

印章详称旧章详称

申请理由

行政部意见

总经理签字日期

2、印章使用审批表

编号用章部门盖章时间

公章类别盖章次数文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章）批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明盖章用途。

3、印章使用登记表

盖章时间文件名称发文号公章类别荒章次数使用人批准人备注

公章管理补充说明如下：

公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用;

一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查：

-对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字迹端

正，图形清晰；

-公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，用

后立即带回；

-公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同

意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；

-公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，

不得随意盖章；

-公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；

-盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负

贝。

职位名称：行政助理

所属部门：行政部

直接上级：行政部总经理助理

岗位职责：

1、协助行政部总经理助理起草各项规章制度

2、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作（：按青岛市市政府相关规定，及时对各种

公司证照进行年审登记

3、严守公司机密，妥善保管各类文件

4、负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作

5、参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果

3、陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作

7、与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务

3、与各酒店洽谈合适的协议汾格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间

9、按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐

10、协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作

11、按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处

12、负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系，

及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理

13、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发送国

际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格

14、负责公司内部小型会议的安排工作

15、负责公司大型会议的安排工作

16、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动

17、及时完成领导交办的其他事项

办事流程:

1、会议管理流程

行政部召开会议部门与会各单位

2、重要接待流程

相关部门行政部行政总监总经理

3、接待规格表

接待规格说明具体形式

1、集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况

2、对重要的来访者，负我接待的领导自始至终地陪同

3、对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同

4、机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花

5、酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接

一级接待指来宾职位高于陪同领导

6、会议行程安排置于酒店房间内

7、一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接

8、六楼全体工作人员着疣一工装列队欢迎，拍照人员就位

9、LED屏显欢迎词

10、办公区内门、灯、空调开启

11、VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会

议导示牌、水果、点心、饮品等

12、祈祷室的准备工作

13、宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌

1、下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜

2、下属各公司领导到访总部向上级汇报工作

指来宾与陪同领导伏职务、

二级接待3、一楼东区大厅进入公司

级别大体相同

4、视频会议室准备会议区

5、准备会议导示牌

1、下属各公司领导派员到总部工作、会议

三级接待指来宾职位低于陪同领导

2、交通、饮食必要协助

4、例外事项工作安排表

接待项目具体事宜应考虑的因素

1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清

真不忌猪肉、新都教忌牛肉等

主要是安排来宾访问期间的

2、住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性即、

生活安排生活起居，包括饮食、住宿、

身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位

出行这3方面

3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使

用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排

根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接

迎送安排接机、接站和送行工作

机接站人员、欢送仪式、送行事宜等

若接待重要来宾，接待人员应要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从

安全保卫

将安保工作列入计划严要求

若来宾的访问活动对企业有

1、无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作

重要影响时，要事先做好宣传

宣传报道2、注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准

准备，确定出席新闻媒体或记

3、有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档名案

者名单并联络

1、礼物要轻重得当，不会让人产生误解

礼品或确定好礼品或纪念品的种类、

2、考虑来宾的风俗禁忌

纪念品数量等

3、礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的

4、礼品的选择也可是当地有特色的物品

表格模板：

1、会议月计划表

会议组织单位：

编号：月

日期

日日

会议相关信息、1H-15日16-31

会议名称

会议地点

会议日期

会议时间

参会单位

预计人数

主持人

会议宗旨及议题

制表人：审核人:

2、森达美（中国）酒店预定表

入住退房付费

序号姓名职务联系方式来访目的指定酒店名称客房标准备注

时间时间方式

3、会议、就餐及住宿安排登汜表

年月日

会议名称

会议时间会议地点

记录人参会人数

人员安排

备注备注

茶叶口鲜花口

咖啡口办公用品口

矿泉水口麦克口

水果口音响口

横幅口投影仪口

桌牌口其他

就餐地点

就餐时间参加人数

就餐标准其他

住宿地点

住宿时间住宿人数

住宿标准房间数量

备注：

巾请部门：经办人：部门负责人确认:

4、与会车辆及驾驶员一览表

序号公司名称车型牌照号驾驶员联系方式

5、房间安排表（置于房卡内）

房间号名称

5、会议日程安排（举例说明）

森达美（中国）山东地区工作座谈会

SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium

参会手册

GuidingBooklet

12/05/2010—12/07/2010

森达美(中国)山东地区工作座谈会

SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium

会议日程

Itinerary

2010年12月05日日程安排:

Dec.5th,2010

16：00—16：30索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到，领取《参会手册》，分房休息;

CheckinatSophiaInternationalHotelandgetthe<GuidingBooklet>.

18：00-20：00与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-IF“会议厅1”举行晚宴;

Banque：dinnerat-IF,“MeetingRoom1",SophiaInternationalHotel.

2010年12月06日日程安排：

Dec.6th,2010

37：00—08：00索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐：

Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.

38：30—13：00森达美（中国）总部视频会议室召开会议；

SymposiumintheSimeDarby（RHQChina）meetingroom（1）.

13：00—14：00丽达购物中心IF餐厅用午餐；

LunchatIF,Restaurant,LeaderShoppingCentre.

14：00—14：10与会人员东区一楼大厅合影；

Groupphotointheentrancehall.

14：10—17：30森达美（中国）总部视频会议室召开会设：

SymposiumintheSimeDarby（RHQChina）meetingroom（1）.

18：30—20：30与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-IF”会议厅1”举行晚宴;

Banque:dinnerat-IF,z,MeetingRoom1",SophiaInternationalHotel.

2010年12月07日日程安排：

Dec7th,2010

37：00-08：00索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；

Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.

39：00退房离店

Checkout

（行程如有调整，另行通知/Anyadjustment,furthernotice）

与会人员名单/Participants:

序号公司名称职位与会人员名称

No.CompanyNamePositionName

合伙人拿督・吕德胜

1

PartnerDato'Louis

能源与公共事业部中国区

运营及控制中心总经理

目千里

2GM-Operations&Control,

森达美（中国）企业管理有限公司ErikMushtarina

ChinaOperations,

SimeDarby（China）Enterprise

Energy&UtilitiesDivision

ManagementCo.,Ltd.

能源与公共事业部中国区

运营及控制中心高级主管

伊沙

3SeniorExecutive-

EysaZulkifli

Operations&Control,

ChinaOperations,

Energy&UtilitiesDivision

能源与公共事业部中国

运营及控制中心分析师

傅大伟

4Analyst-Operations&

HouDaiWei

Control,ChinaOperations,

Energy&UtilitiesDivision

能源与公共事业部

港口项目负责人黎琦铁

5

Head-PortOperations,LaiAhChek

Energy&UtilitiesDivision

计财总监王天时

6

ChiefFinancialOfficerOngThianSee

计财部总经理助理

陈卓里

7GMAssistant-

ChanChokLay

FinancialDept.

采购部总经理助理

焦中凯

8GMAssistant-

JordanJiao

ProcurementDept.

行政部总经理助理

徐玉婷

9GMAssistant-

JessicaXu

AdministrationDept.

人事部经理李薇

10

HRManagerWinnieLi

序号公司名称职位与会人员名称

No.CompanyNamePositionName

总经理刘秀丽

11

GMLiuXiuLi

副总经理刘廷恒

12

DeputyGMLiuTingHeng

副总经理吕怀营

13

DeputyGMLvHuaiYing

副总经理黄建军

14

DeputyGMHuangJianJun

副总经理李灵效

15潍坊森达美港有限公司

DeputyGMLiLingXiao

WeifangSimeDarbyPortCo.Ltd.

副总经理张其新

16

DeputyGMZhangQiXin

副总经理陈铭

17

DeputyGMChenMing

总经理助理邱正林

18

GMAssistantQiuZhengLin

总经理助理李凤云

19

GMAssistantLiFengYun

20总经理助理马显军

GMAssistantMaXianJun

综合办公室副主任

郝丙辉

21ComprehensiveOffice

HaoBingHui

DeputyDirector

总经李昌友

22

GMLiChangYou

副总经理张明兴

23

DeputyGMZhangMingXing

潍坊森达美水务有限公司

总经理助理陈满

24WeifangSimeDarbyWater

GMAssistantChenMan

ManagementCo.,Ltd.

总经理助理王海刚

25

GMAssistantWangHaiGang

办公室副主任李振华

26

OfficeDeputyDirectorLiZhenHua

常务副总经理王廷靖

27

ExecutiveDeputyGMWangTingJing

潍坊森达美修造船有限公司副总经理于会平

28

WoifangSimoDarbyShipyardCo.Ltd.DeputyGMYuHuiPing

副总经理朱锋

29

DeputyGMZhuFeng

序号公司名称职位与会人员名称

No.CompanyNamePositionName

总经理张庆祝

30

GMZhangQingZhu

副总经理陈启良

31

DeputyGMChinKeeLiang

潍坊森达美置业有限公司

总经理助理江仪芳

32WeifangSimeDarbyPropertyCo.Ltd.

GMAssistantYvonneKongYeeFong

综合部副经理

韩寿祥

33ComprehensiveDept.

HanShouXiang

DeputyGM

总经理臧骞

34

GMZangQian

济宁地区财务总监莫伟强

35

CFO-JiningDistrictMokWeiKeong

济宁森达美港有限公司副总经理张福民

36

JiningSimeDarbyPortCo.Ltd.DeputyGMZhangFuMin

副总经理陈大明

37

DeputyGMChenDaMing

财务部副经理王永芹

38

FinancialDept.DeputyGMWangYongQin

副总经理李卫宁

39济宁森达美郭庄港有限公司

DeputyGMLiWeiNing

JiningSimeDarbyGuozhuangPort

总经理助理李国梁

40Co.Ltd.

GMAssistantLiGLOLiang

财务助理叶伟杰

41

FinancialAssistantYapWeiKeat

副总经理李道富

42

DeputyGMLiDaoPu

济宁森达美龙拱港有限公司

副总经理张宪印

43.liningSimeDarbyLonggongPort

DeputyGMZhangXianYin

Co.Ltd.

财务副经理王慧卿

44

FinancialDeputyGMWangHuiQing

总经理李子英

45

济宁森达美太平港有限公司GMLiZiYing

JiningSimeDarbyTaipingPortCo.Ltd.办公室副主任李峰

46

OfficeDeputyDirectorLiFeng

序号公司名称职位与会人员名称

No.CompanyNamePositionName

常务副总经理伦学政

47

ExecutiveDeputyGMLunXueZheng

财务总监陈鹏飞

48

CFOChanPhangFey

副总经理祝奎业

49

DeputyGMZhuKuiYe

日照森达美油脂有限公司总经理助理刘晓亮

50

RizhaoSimeDarbyOilsandFatsCo.Ltd.GMAssistantLiuXiaoLiang

综合办公室副主任

李振辉

51ComprehensiveOffice

LiZhenHui

DeputyDirector

计划财务处副处长

师迎春

52FinanceOfficeDeputy

ShiYingChun

Director

会议注意事项/Mattersneedattention：

1、吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；

SmokingareaisjustintheviewingplatformofMeetingRoom(2).

2、会议中请勿大声喧哗，确保会场安静；

Pleasebequietduringmeeting.

3、会议期间手机清设为静音模式；

PleasesetmobileinSilentModeduringmeeting.

4、随行人员等候区为第二会议室；

Theentourage'swaitingareaisintheMeetingRoom(2).

5、各类物品请勿随意触碰。

Pleasedon'ttouchanyarticlecasually.

会务组人员名单/OrganizationGroupStaffList：

会务职责人员名称电话

ResponsibilityNameMobilePhone

总协调陆雯

CoordinatorTinaLu

会议记录卢长岭

MeetingMinutesLorraineLu

会议摄影张涛

PhotographerTerryZhang

程雪

会间服务CarolCheng

Server王苗苗

SallyWang

会间车辆服务曲成龙

VehicleServerQuChengLong

会间电子设备调试张磊

ElectronicEquipmentdebugingZhangLei

徐家冬

会间车辆停放及安保XuJiaDong

VehicleManagementandSecurity王益民

WangYiMin

森达美(中国)总部

SimeDarby(RHQChina)

行政部

Administration

2010年12月05日

Dec5th,2010

拿督•吕德胜

Dato'Louis

李昌友/、\目千里

•V|会议桌

TLiChangYou玄叭本ErikMushtarina

刘秀丽王天时

11Xi11ConferenceTableOngThianSee

臧骞莫伟强

ZangQianMokWeiKeong

李子英江仪芳

UZiYingYvonneKongYeeFong

张庆祝陈鹏飞

ZhangQingZhuChanPhangFey

伦学政黎琦铁

LunXueZhengLaiAhChek

王廷靖陈启良

WangTingJing