合同管理制度及流程

合同管理制度及流程范本合同编号：__________甲方（卖方/提供服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（买方/接受服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.目的与依据为了规范甲乙双方在合同签订、履行、管理等方面的行为，维护双方的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，特制定本合同管理制度及流程。2.适用范围本制度适用于甲乙双方之间的各类合同，包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同等。3.合同管理原则（1）合法性原则：合同的签订、履行等活动必须符合法律法规的规定。（2）平等自愿原则：甲乙双方在合同签订过程中应遵循平等自愿、协商一致的原则。（3）诚实信用原则：甲乙双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责1.合同管理部门及职责（1）甲方设立合同管理部门，负责合同的起草、审核、签订、履行、纠纷处理等全过程管理。（2）合同管理部门的职责包括但不限于：制定合同管理制度及流程；审核合同的合法性、完整性和可行性；监督合同的履行情况；处理合同纠纷等。2.相关部门及职责（1）甲方的相关部门应配合合同管理部门做好合同管理工作。（2）相关部门的职责包括但不限于：提供合同签订所需的相关资料；参与合同的审核和履行；协助处理合同纠纷等。三、合同的起草与审核1.合同起草（1）合同由甲方的合同管理部门或相关业务部门负责起草。（2）起草合同应明确合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同审核流程（1）合同起草完成后，提交甲方的合同管理部门进行初审。（2）合同管理部门初审通过后，组织相关部门进行会审。（3）会审通过后，提交甲方的法定代表人或授权代表进行审批。3.审核内容（1）合同的合法性：审核合同是否符合法律法规的规定，是否存在违法条款。（2）合同的完整性：审核合同是否具备必备的条款，内容是否完整。（3）合同的可行性：审核合同是否具有可操作性，是否符合双方的实际情况。（4）合同的风险性：审核合同是否存在潜在的风险，如市场风险、信用风险等，并提出相应的风险防范措施。四、合同的签订与履行1.合同签订流程（1）合同经审批通过后，由甲方的法定代表人或授权代表与乙方签订合同。（2）签订合同前，双方应仔细核对合同条款，保证合同内容准确无误。（3）签订合同后，双方应各持一份合同原件，作为履行合同的依据。2.合同履行监控（1）甲方的合同管理部门应定期对合同的履行情况进行监控，及时发觉并解决合同履行过程中出现的问题。（2）合同履行过程中，如发生不可抗力等不可预见、不可避免的情况，双方应及时协商解决，并按照法律规定或合同约定处理相关事宜。3.合同变更与解除（1）合同履行过程中，如需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。（2）变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项，并经双方签字盖章后生效。五、合同的档案管理1.合同档案的收集（1）合同签订后，甲方的合同管理部门应及时收集合同原件、相关附件、审批文件等资料。（2）收集的合同档案应包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程的资料。2.合同档案的整理（1）合同管理部门应按照合同的类别、编号等进行整理，保证合同档案的有序存放。（2）整理后的合同档案应编制目录，便于查询和使用。3.合同档案的保管（1）合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。（2）合同档案的保管期限应按照法律法规的规定和公司的规定执行。4.合同档案的利用（1）公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。（2）如需复制合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并办理登记手续。六、合同的纠纷处理1.纠纷处理原则（1）及时处理原则：合同纠纷发生后，双方应及时协商解决，避免纠纷扩大化。（2）合法处理原则：合同纠纷的处理应符合法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。（3）友好协商原则：双方应本着友好协商的态度解决纠纷，尽量通过协商达成一致意见。2.纠纷处理流程（1）纠纷发生后，双方应首先进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。（2）如协商不成，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。（3）在纠纷处理过程中，双方应积极配合，提供相关证据和资料，协助纠纷处理机构查明事实真相。3.纠纷处理结果的执行（1）纠纷处理机构作出的裁决或判决，双方应严格执行。（2）如一方不履行裁决或判决，另一方可以向人民法院申请强制执行。七、合同的监督与检查1.监督与检查的内容（1）合同管理制度及流程的执行情况。（2）合同的签订、履行、变更、解除等情况。（3）合同档案的管理情况。2.监督与检查的方式（1）定期检查：甲方的合同管理部门应定期对合同管理情况进行检查。（2）不定期抽查：合同管理部门可以不定期对合同管理情况进行抽查。（3）专项检查：针对合同管理中的重点问题或薄弱环节，合同管理部门可以组织专项检查。3.问题整改与处理（1）对监督与检查中发觉的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。（2）对整改不到位或拒不整改的，合同管理部门应按照公司的规定进行处理。八、合同的风险管理1.风险识别与评估（1）合同签订前，甲方的合同管理部门应对合同可能面临的风险进行识别和评估。（2）风险识别和评估应考虑合同的性质、标的、履行期限、对方当事人的信用状况等因素。2.风险防范措施（1）根据风险评估结果，合同管理部门应制定相应的风险防范措施。（2）风险防范措施包括但不限于：要求对方提供担保、约定违约金、明确争议解决方式等。3.风险预警与应对（1）合同履行过程中，合同管理部门应密切关注合同履行情况，及时发觉潜在的风险，并发出预警信号。（2）一旦发生风险，合同管理部门应立即启动应急预案，采取相应的应对措施，将风险损失降到最低。九、合同的信息化管理1.信息化管理系统的建设（1）甲方应建立合同信息化管理系统，实现合同管理的信息化、规范化和标准化。（2）信息化管理系统应具备合同起草、审核、签订、履行、档案管理等功能。2.信息化管理的流程（1）合同起草：通过信息化管理系统进行合同起草，保证合同格式规范、内容准确。（2）合同审核：在信息化管理系统中进行合同审核，提高审核效率和质量。（3）合同签订：采用电子签名等技术手段，实现合同的在线签订。（4）合同履行：通过信息化管理系统对合同履行情况进行跟踪和监控，及时发觉问题并进行处理。（5）合同档案管理：将合同档案进行数字化处理，存储在信息化管理系统中，方便查询和利用。3.信息安全与保密（1）甲方应加强信息化管理系统的信息安全防护，采取必要的技术手段和管理措施，保证系统安全运行。（2）对合同管理过程中涉及的商业秘密和个人隐私等信息，甲方应严格保密，不得泄露。十、培训与教育1.培训计划的制定（1）甲方的合同管理部门应根据公司的实际情况和合同管理的需要，制定年度培训计划。（2）培训计划应包括培训内容、培训对象、培训时间、培训地点等事项。2.培训内容与方式（1）培训内容包括合同法律法规、合同管理制度及流程、合同起草与审核技巧、合同履行与纠纷处理等方面的知识。（2）培训方式可以采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种形式。3.培训效果的评估（1）培训结束后，合同管理部门应组织对培训效果进行评估。（2）评估方式可以采用考试、考核、问卷调查等方式，评估结果应作为改进培训工作的依据。十一、奖励与惩罚1.奖励的情形与方式（1）对在合同管理工作中表现突出的部门或个人，甲方应给予表彰和奖励。（2）奖励的情形包括但不限于：严格执行合同管理制度及流程，有效防范合同风险；在合同起草、审核、签订、履行等方面做出显著成绩；成功处理合同纠纷，为公司挽回经济损失等。（3）奖励的方式包括但不限于：颁发荣誉证书、给予物质奖励、晋升职务等。2.惩罚的情形与方式（1）对违反合同管理制度及流程的部门或个人，甲方应给予相应的处罚。（2）惩罚的情形包括但不限于：未按照规定进行合同起草、审核、签订、履行等，导致合同纠纷或经济损失；泄露合同商业秘密或个人隐私；在合同管理工作中玩忽职守、徇私舞弊等。（3）惩罚的方式包括但不限于：警告、罚款、降职、撤职等。3.奖惩的实施程序（1）奖励和惩罚的实施应由甲方的合同管理部门提出建议，经公司领导批准后执行。（2）在实施奖励和惩罚过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，保证奖惩的合理性和合法性。十二、附则1.解释权本合同管理制度及流程的解释权归甲方所有。2.修订权甲方有权根据法律法规的变化和公司实际情况，对本合同管理制度及流程进行修订。3.生效日期本合同管理制度及流程自发布