学术会议合同协议

学术会议合同协议甲方（主办方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（承办方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[学术会议名称]学术会议，乙方具备承办该会议的专业能力和经验，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，就甲方委托乙方承办本次学术会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[学术会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议主题：[具体主题]5.参会人员范围：[明确参会人员的专业领域、身份等要求]二、服务内容及要求1.会议筹备协助甲方完成会议的策划，包括但不限于确定会议议程、邀请嘉宾、安排演讲环节等，确保会议内容符合学术规范和甲方要求。根据会议主题和议程，负责制作会议手册，内容涵盖会议日程、参会人员名单、演讲嘉宾简介、学术论文摘要等，并保证手册的排版精美、内容准确。负责会议场地的预订和布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、座位安排等，营造良好的会议环境。组织会议的宣传推广工作，通过线上线下多种渠道发布会议信息，吸引目标参会人员报名参加，确保参会人数达到预期规模。2.会议组织与实施在会议期间，负责现场的组织协调工作，包括签到登记、引导参会人员入场、维持会议秩序等，确保会议顺利进行。按照会议议程安排，准确、及时地推进各个环节，保证会议时间的合理把控和流程的顺畅衔接。负责会议期间的餐饮、住宿安排，确保餐饮质量符合卫生标准，住宿条件满足参会人员需求，并与相关供应商保持良好沟通，处理可能出现的问题。安排专人负责会议期间的摄影、摄像工作，记录会议的精彩瞬间和重要内容，会后提供相关影像资料。3.学术支持协助甲方邀请具有较高学术水平和行业影响力的专家学者作为演讲嘉宾，并与嘉宾保持密切沟通，确保其按时参会并高质量完成演讲。对提交的学术论文进行初步筛选和整理，组织专业人员进行评审，按照学术规范和会议主题确定入选论文名单，并及时通知作者。负责会议期间的学术交流活动组织，如分组讨论、学术论坛等，促进参会人员之间的思想碰撞和学术交流。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议，要求乙方按照协议约定和甲方要求改进工作。有权获取乙方在会议筹备和组织过程中形成的相关资料和信息，以便对会议情况进行了解和掌握。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员范围、学术论文要求等，确保信息的准确性和完整性。按照协议约定及时向乙方支付承办费用。协助乙方邀请部分重要嘉宾，并提供必要的支持和协助。对乙方提交的会议筹备方案、会议手册初稿等进行审核，并在合理时间内给予反馈意见。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照协议约定获取承办会议的费用。在法律法规允许的范围内，根据会议实际情况自主安排筹备和组织工作，但需确保符合甲方要求和本协议约定。2.义务严格按照本协议约定的服务内容及要求，认真履行承办职责，确保会议的顺利举办，并达到预期效果。遵守国家法律法规和相关政策规定，以及学术道德规范，保证会议的合法性、公正性和学术性。对会议筹备和组织过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。在会议举办前，将会议筹备情况及时向甲方汇报，如遇重大问题或变更事项，应提前与甲方沟通协商，并征得甲方同意。会议结束后，及时向甲方提交会议总结报告，包括会议组织情况、参会人员反馈、取得的成效及存在的问题等，并按照甲方要求提供相关资料和数据。四、费用及支付方式（一）费用总额本次学术会议承办费用总计人民币[x]元（大写：[大写金额]）。（二）费用明细1.会议筹备费用：包括策划方案制定、会议手册制作、宣传推广、场地预订与布置等费用，共计人民币[x]元。2.会议组织与实施费用：涵盖现场组织协调、餐饮住宿安排、摄影摄像、设备租赁等费用，共计人民币[x]元。3.学术支持费用：如论文评审、嘉宾邀请、学术交流活动组织等费用，共计人民币[x]元。4.其他费用：[如有其他杂项费用，需详细说明]，共计人民币[x]元。（三）支付方式1.合同签订后[x]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。2.会议举办前[x]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。3.会议结束后[x]个工作日内，乙方提交完整的会议总结报告及相关资料，经甲方验收合格后，甲方向乙方支付剩余承办费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、知识产权归属1.会议期间形成的所有学术成果，包括但不限于学术论文、研究报告等，其知识产权归属按照国家相关法律法规及学术惯例确定。如无特殊约定，参会人员享有其作品的著作权，但在会议范围内，参会人员授予甲方在本次会议相关活动中无偿使用的权利，包括但不限于会议展示、出版会议论文集等。2.乙方在承办会议过程中所创作的各类作品，如会议手册、宣传资料、影像资料等，其知识产权归乙方所有。但乙方应保证在使用这些作品时不会侵犯任何第三方的合法权益，且不得将其用于与本协议约定无关的其他目的。如因乙方作品使用引发的任何纠纷，由乙方承担全部法律责任。3.未经对方书面同意，任何一方不得擅自将本次会议涉及的知识产权转让或许可给第三方使用。六、保密条款1.双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议筹备及组织情况、参会人员信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[x]年。协议终止或解除后，双方仍应继续履行保密义务。3.如一方违反保密条款，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如损失难以计算，违约方应按照本协议费用总额的[x]%向对方支付赔偿金。七、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停会议筹备或组织工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致会议无法正常举办或给乙方造成其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容及要求履行承办职责，导致会议出现重大失误或未能达到预期效果，乙方应负责采取补救措施，并承担因此给甲方造成的全部损失。同时，甲方有权扣除部分或全部承办费用作为违约金。如乙方的违约行为给参会人员或第三方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.如一方违反本协议的保密条款、知识产权条款或其他条款，应按照本协议的相关约定承担违约责任，赔偿对方因此遭受的全部损失。4.任何一方因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因不能履行本协议的，不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。在不可抗力事件影响消除后，双方应协商决定是否继续履行本协议或变更协议内容。八、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议