非营利组织费用报销制度流程

非营利组织费用报销制度流程一、制定目的及范围为提升非营利组织的财务管理水平，确保费用报销的透明度和合规性，特制定本费用报销制度。该制度适用于所有员工及志愿者在执行组织任务过程中产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费用、办公费用、项目支出等。二、费用报销原则费用报销需遵循以下原则：1.合理性与必要性：所有报销项目必须与组织任务直接相关，且费用金额合理。2.合规性：所有费用报销需遵循国家法律法规及组织内部规章制度。3.透明性：费用报销流程需公开透明，确保每一笔支出都有据可依。4.及时性：费用报销应在费用产生后尽快提交，避免因时间延误造成的不必要麻烦。三、费用报销流程1.费用申请1.1员工或志愿者在产生费用后，需填写《费用报销申请表》，对费用的性质、金额、用途等进行详细说明。1.2附上相关凭证，包括发票、收据等，确保所有报销凭证的合法性和合规性。2.初步审核2.1申请表及相关凭证提交至各部门负责人进行初步审核。2.2部门负责人需确认费用的合理性及必要性，并在申请表上签字确认。3.财务审核3.1初步审核通过后，申请表及凭证需交至财务部。3.2财务部门依据组织的费用报销政策，进行财务审核，包括费用的合规性、凭证的完整性等。3.3财务审核应在五个工作日内完成，若审核未通过，需向申请人反馈原因，并说明需补充的材料。4.报销审批4.1财务审核通过后，申请表及相关凭证需提交至组织领导进行最终审批。4.2组织领导需确保所有费用支出符合组织的整体财务规划及预算。5.费用支付5.1审批通过后，财务部门应在五个工作日内完成费用支付。5.2费用支付将通过银行转账或现金支付的方式进行，具体支付方式需与申请人确认。6.档案管理6.1所有费用报销申请表及相关凭证需在报销完成后，按照财务档案管理规定进行归档保存。6.2自归档之日起，相关文档应保存至少五年，以备审计和查阅。四、特殊费用报销流程对于一些特殊情况的费用报销，需遵循不同的流程：1.紧急费用报销1.1在紧急情况下产生的费用，申请人可直接向财务部门申请报销，无需经过部门负责人审核。1.2紧急费用报销仍需提供相关凭证，并在事后尽快补充完整的申请表。2.项目预算内费用报销2.1对于在项目预算内的费用，项目负责人可在项目实施过程中直接报销，无需逐项申请。2.2项目负责人需在项目结束后，提交项目总结及费用清单，以便财务部门进行汇总与审计。五、费用报销纪律1.所有申请人需诚信申报费用，不得伪造、篡改凭证，违者将受到严肃处理。2.财务人员需严格把控审核流程，不得私自修改、删除申请人的报销信息。3.组织领导需公正审批，避免因个人关系影响报销流程的公正性。六、反馈与改进机制为确保费用报销流程的持续优化，组织应定期收集员工及志愿者的反馈。1.设立费用报销反馈渠道，员工可通过邮件、会议等方式提出建议。2.财务部门每季度进行一次流程回顾，针对反馈意见进行流程优化。3.定期组织培训，提高员工对费用报销流程的理解与执行力。七、附则本费用报销制度自发布之日起实施，所有员工及志愿者均需遵守。对于本制度的任何修改，需