记录管理制度

记录管理制度

第一章总则

第一条本制度规定了记录的标识、采集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处

置的要求和方法，通过对记录进行有效控制和管理，以证实满足管理要求的程度或者

为

管理体系有效运行提供客观证据。

第二条本制度合用于二建集团各项管理工作运行过程和建造工程施工质量、环

境与职业健康安全管理活动形成的记录(资料)的控制，包括来自相关方的记录。

第三条定义

1、标识：即记号，符号或者标志物。用以标示，便于识别。本程序是指普通包括编号、代

码或者惟一特征的标志。

2、采集：即归集管理活动的所有环节所形成的记录及其传递路线。

3、编目：即根据记录的不同属性，分别按归类标识编号。

第四条职责

由总裁事务部(档案室)主管，各职能部门和工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工

程项目部实施.

1、总裁事务部(档案室)

(1)全面负责二建集团的记录和档案管理工作；

(2)对二建集团各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院以及工程项H部记录

表式编制、审核、标识、更改以及记录形成、管理过程进行业务指导、检查和监督；

(3)对归档范围内的记录进行采集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置。

2、各职能部门

负责做好本部门形成的记录的采集、管理、存贮和归档等工作。

3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部

(1)落实专职(或者兼职)资料员及存放场所，并建立岗位责任制，并将人员名单及联系

方式(包括变更情况)报总裁事务部(档案室)；

(2)负责做好记录的实施和管理。

4、资料员

(1)工程公司/分公司/总承包部/工程设计院资料员要指导、催促下属工程项FI部做好资料

的采集、整理、保管和移交归档工作。

(2)工程项目部资料员做好文件资料的采集、整理、保管和归档工作。

5、填写人员

对所记录的每一个数据和文字负责。

第二章工作要求

第五条记录分类

1、二建集团总裁事务部(档案室)归档的记录；

2、各职能部门保管的记录；

3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部保管的记录。

第六条记录表式编制、申报

1、二建集团管理制度派生的记录表式，由管理制度编制部门负责编制，各职能

部门在会审文件的同时进行审核，报分管领导和域者管理者代表审批，随管理制度同

时颁布，并赋予标识。

2、生产经营、管理活动中新产生的记录表式，由职能部门有关人员编制，部门

负责人审核，填写《记录申请表》并赋予标识，经分管领导和域者管理者代表审批后

采用。

3、工程施工中新产生的记录表式,在工程项目部"施工维只设计”或者〃专项施工

方

案’睇“曙找『睇’环啊业健殿转理H划’判瞄确认

4、分包方提供的记录样式，由工程项目部予以确认。

第七条标识

1、管理制度中确定的记录标识

CX3/SHEJHY01-XXXX(B-1)

——表由编号

------------文件发布年份

-----------------------主管部门名称的拼音缩写和制度编号

---------------------------------------------------XXXXXX集团有限公司的拼音缩写

--------------------------------------企业管理的拼音缩写

2、新增的手录标识

QG/SHEJHY01-XXXX^B->)

——新增表单编号

-------------文件发布年份

----------------主管部门名称的拼音缩写和制度编号

-----------------------------------------------XXXXXX集团有限公司的拼音缩写

--------------------------------------企业管理的拼音缩写

3、夕睐记录的标识

在生产经营及各项管理活动中,凡政府和上级主管部门指定使用的各种记录表式

均采用该记录的原标识，如该记录无标识的，由使用部门按本制度第六条新增记录标

识的要求赋予标识。

4、电子文档记录的标识应与纸质记录的标识一致。

第八条记录的形成、采集和传递

1、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部和分包商

应按生产经营及管理活动的要求和工程产品的形成过程建立记录,并按归档要求及时

鹤

2、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部应指派专

人(专职或者兼职资料员)按记录留存/归档的范围及要求，对本系统/本专业/本项

目的记录进行采集和整理，包括来自相关方的记录。

3、工程档案等记录的形成应与工程进度同步。

4、记录形成时，要做到及时、字迹清晰、准确、真实、有效、项目齐全、签章

完备、编号有序，无未了事项(不需填写处划上斜线或者以其他方式注明)，不随意

涂改，且不得使用铅笔等易退色笔填写。

5、同步形成的工程档案要符合国家或者地方归档标准，并按A、B、C、D分册

分类装订、编目，并标明单位全称、工程名称、编号、完成日期、份数。

6、图片资料要整理成册，分类编目，并附有文字说明、注明时间地点、工程名

称、工程概况、施工单位、项目负责人、专业技术活动等内容。

7、记录/工程档案/图片资料原件份数要考虑四个方面的要求：

(1)二建留存和归档的份数；

(2)合同规定移交顾客的份数；

(3)城建档案馆要求的归档份数：

(4)政府主管部门要求提供的份数。

第九条记录的编目、留存

1、编目

总裁事务部（档案室）以及职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、二程项目

部应对归档/留存记录进行分类编号、按序罗列、编制FI录、装订成册，以便于追溯和查阅。

2、留存

无归档要求但需保存的记录，由职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程

项n部指派专人对留存的记录进行保管。

第十条记录的归档

1、二建集团各类管理性收、发文由总裁事务部按文书归档范围汇总，于次年上

半年度向总裁事务部（档案室）移交归档，并填写《文件资料移交归档清单》。

2、二建集团会计类文件资料由资产财务部、工会等部门按国家档案局颁发的财

会字（1998）32号《会计档案管理办法》有关规定，在本部门保留一年期满后在第二

年上半年度向总裁事务部（档案室）归档。

3、二建集团人事文件材料由党委、纪委、团委、人力资源部，按国家档案局颁

布的劳力字（1992）33号《企业职工档案管理工作规定》的要求，及时向总裁事务部

（档案室）移交归档。

4、科研类文件资料由技术质量部、技术中心'按上海市档案局印发的沪档[2000]

41号《科学技术研究项目档案管理办法》在课题鉴定、申报完成后的三至六个月内向

总裁事务部（档案室）归档。

5、机械及设备类文件资料由工程管理部（机械设备管理）按建工集团下发的沪

建集总（2001）办字第033号《机械设备档案工作实施细则》要求进行归档整理。

6、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院应将本部门和本单位所

获得的市级以上（包括市级）荣誉项目的申报资料、奖状、资格证书原件等实物及时

向总裁事务部（档案室）移交。

7、基本建i殡文件资料由物业管理部^国家档案局颁发的国档发[1988]4号《基

本建设项目档案资料管理暂行规定》在工程竣工备案后的三个月内向总裁事务部（档

案室）归档。

8、二建集团信用档案的采集、管理按建工集团下发的沪建集总〔2004〕办字158

号《企业信用档案管理办法》的要求执行。归档的电子文件，应有相应的纸质文件一

并归档保存。

9、工程档案归档

（1）工程项目部需向总裁事务部（档案室）归档的记录（工程资料）应在工程

项目竣工（以质监站确认竣工备案为准）后三个月内，由工程项目部资料员根据GB/

T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》和沪建集总〔2004〕办字188号关于印

发《上海建工（集团）总公司工程项目档案管理的规定》的通知要求，完成工程资料

采集工作，填写《普通工程项目档案资料移交清单》、《重点工程项目档案资料移交清

单》、《市政工程项目工稗篡归档范围》。

（2）工程公司/分公司/总承包部技术质量科负责人应根据《普通工程项目档案资

料移交清单》、《重点工程项目档案资料降清单》、《市政工程项目工稗缝归尚弟］》

上所列内容，对工程项目部形成的工程资料的完整性进行检查，并签字确认。

（3）资料员应按《普通工程项目档案资料移交清单》、《重点工程项目档案资料

融清单》、《市政工程项目工稽当案归档范围》的内容，应将资M原件（包括竣工图）

向总裁事务部（档案室）归档。其中建设工程竣工验收报告及备案证书必须加盖建设

方红色印章。

第十一条档案的检索与查阅

1、总裁事务部（档案室）根据建集总（2005）办字5号《上海建工集团企业管

理类文件材料归档范围的通知》，将汇总的资料按十一个大类（一级类目）进行整理

分类，大类下设属类（二级类目），各类档案编号采用隶属编号法。

2、总裁事务部（档案室）的编目主要有：档案分目录、卷内目录、工程项目归

档目录等。确定保管期限（永久、长期、短期）入库保管。

3、内部人员查阅、借阅、复印归档记录，必须遵守二建集团档案查阅、借阅制

度的规定，按要求填写《档案查阅/借阅登记表》，经总裁事务部（档案室）审批后方

可查阅、借阅。

4、顾客及相关方需要查阅时，应明确查阅内容，得到二建集团主管部门领导批

准后，填写《档案查阅/借阅登记表》后，在有关部门人员陪同下,在阅读室内查阅。

5、原件和有密级的档案不得外借。

第十二条贮存

为确保档案的完整和安全，档案库房要做到防盗、防潮、防火、防尘、防蛀、防

有害气体、防有害生物、防高温等八防规定，库房内严禁吸烟。

第十三条保存

1、总裁事务部（档案室）应根据档案管理规定，确定档案的重要程度和保存期限：

（1）档案的密级分为：绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密

级为本卷密级；

（2）档案的保管期限分为：永久、长期、短期三种。

——永久是指工程档案需永久保存；

—长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；

—短期是指工程档案保存20年以下：

——同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

2、留存记录的保存期限

各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部对无归档要求的记录，

至少保存至活动结束或者项目竣工交付后2年。

第十四条处置

1、按照《上海建工（集团）总公司工程项目档案管理的规定》，对保管斯满的档

案，由归档部门和总裁事务部（档案室）提出销毁报告，经归档部门负责人允许后编

制《档案销毁清。

2、销毁前的鉴定工作由二建集团总工程师/分管领导负责，总、裁事务部（档案室）

及记录的归档部门具体实施。

3、必要时，由总裁事务部（档案室）报建工集团有关部门批准后，确认无保管

价值，送定点回收单位实行监销。

4、销毁时，由归档部门负责人指定专人监销，销毁人、监销人在《档案销毁清册》上签名

并注明日期。

第三章附则

第十五条本制度形成的记录有：

1、记录申请表（附件一）

2、文件资料移交归档清单（附件二）

3、普通工程项目档案资料移交清单（附件三）

4、重点工程项目档案资料移交清单（附件四）

5、市政工程项目工程档案归档范围（附件五）

6、档案:杳阅/借阅登记表（附件六）

7、档案销毁清册（附件七）

第十六条本制度由二建集团总裁事务部（档案室）负责解释。

第十七条本制度自下发之口起执行。

附件一

XXXXXX集团有限公司

记录申请表

编号：QG/SHEJZC03—202X(B~1)

新记录名称

原

因申请人:

申请部门使用

及负责人年限

流

转

程

序

审

核

意

见

职能部门负责人：年月日

审

批

意

见

分管领导/管理者代表：年月日

附件二:

XXXXXX集团有限公司

普通工程项目档案资料移交清单

编号：QG/SHEJZC03-202X(B-2)

工程名称：

施工单位：

序技术文件材料名称份数

1施工组织设计质量计划（审批表）（A）

2施工方案（审批表）

3建设工程开工报告（B）

4建设工程竣工报告

5地基验槽记录

6建（构）筑物测量复核单

7建（构）筑物沉降观则成果

8施工现场质量管理检查记录

9工程质量重大事故报告表

10工程质量保修书

11施工总结

12单位（子单位）_L程质量竣_1_验收记录（D）

13单位（子单位）工程质量控制资料检查记录

14单位（子单位）工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录

15单位（子单位）工程观感质量检查记录

16分项、分部工程质量验收证明书（桩基、基础、主体）

17地基与基础分部一子分部工程质量验收记录

10主体结构分部子分部工程质量验收记录

19建造装饰装修分部一子分部工程质量验收记录

20建造屋面分部一子分部工程质量验收记录

21建造给水、排水及采暖分部-子分部工程质量验收记录

22建造电气分部一子分部工程质量验收记录

23智能建造分部一子分部工程质量验收记录

24通风与空调分部一子分部工程质量验收记录

25电梯分部一子分部工程质量验收记录

26钢结构分部（子分部）工程质量验收记录

钢结构（网架）分部（子分部）工程有关安全及功能的检验和见证检测项

27

目检查记录汇总表

28钢结构分部（子分部）工程有关观感质量检验项目检查记录

29施工单位工程质量竣工报告

30建设工程竣工验收报告

31建设工程竣工验收备案表

项目负责人:移交人:接收人：

年月n

附件三:

XXXXXX集团有限公司

重点工程项目档案资料移交清单

编号：QG/SHEJZC03-202X(B-3)

工程名称：

施工单位：

序技术文件材料名称份数

1施工组织设计质量计划（审批表）（A）

2施工方案（审批表）

3建设工程开工报告（B）

4建设工程复工报告

5建设工程竣工报告

G图纸会审设计交底记要

7技术核定单

8设计变更通知

9地基验槽记录

10建（构）筑物测量复核单

11建（构）筑物沉降观测成果

12陷蔽工程验收单（基础和主结构钢筋工程、钢结构工程、防水工程）

13施工现场质量管理检查记录

14工程质量重大事故报告表

15工程质量保修书

16施工总结

17试打桩记录（桩基工程）

18钢筋混凝土预制桩施工记录

19钻孔灌注桩钻进成孔原始记录表

20水下混凝土灌注记录表

21树根桩施工记录

22劈裂注浆施工记录

23深层搅拌桩施工记录

24水下混凝土灌注记录表

25压密注浆记录库

26高压旋喷施工记录表

27桩位轴线、标高、偏差记录表

28工程测量定位放线记录（钢结构）

29检查记录

30新材料、新工艺施工记录（装饰）

31构件和组件加工质量记录表（幕墙）

32玻璃幕墙主要构件安装质量记录表

33金属与石材幕墙安装质量记录表

34混凝土试块抗压强度试验报告（C）

35钢材试验报告

36钢筋焊接试验报告

37水泥检验报告

38砌体材料检验报告

39特殊材料检验报告

40单位（子单位）工程质量竣工验收记录（D册）

41单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

42单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

43单位（子单位）工程观感质量检查记录

44分项分部工程质量验收证明书

45地基与基础分部一子分部工程质量验收记录

46主体结构分部一子分部工程质量验收记录

47建造装饰装修分部一子分部工程质量验收记录

48建造屋面分部一子分部工程质量验收记录

49建造给水、排水及采暖分部-子分部工程质量验收记录

50建造电气分部一子分部工程质量验收记录

51智能建造分部一子分部工程质量验收记录

52通风与空调分部一子分部工程质量验收记录

53电梯分部一子分部工程质量验收记录

54钢结构分部（子分部）工程质量验收记录

钢结构（网架）分部（子分部）工程有关安全及功能的检验和见证检测项

f-L

目检查记录汇总表

56钢结构分部（子分部）工程有关观感质量检验项目检查记录

57质监机构签发质量不合格项目通知（含整改单、停工单）

58质量整改报告及复查意见

59施工单位工程质量竣工报告

60建设工程竣工验收报告

61建设工程竣工验收备案表

62工程资料移交给建设单位原始清单

项目负责人:移交人:接收人：

年月日

附件四:

XXXXXX集团有限公司

市政工程项目工程档案归档范围

编号：QG/SHEJZC03-202X(B-4)

工程名称：

施工单位：

序技术文件材料名称份数

一、市政工程质量竣工备案表文件

1工程监理质量合格证明

2工程设计质量合格证明

3工程施工质量合格证明

4市政工程关键部位（工序）工程质量验收证明汇总表

二、通用表式

1通5-1单位工程、部位、工序工程划分表

2通5-2单位工程质量评定表

3通5-3工程部位质量评定表

4通5-4（）工序质量评定表

5通6-1工程质量事故报告表

6通6-2工程质量事故处理记录表

7通7-1监时水准点放样复核记录表

8通7-2工程基准线放样复核记录

9通7-3工程控制点放样（复核）记录

10通7-4测量复核记录

11通7-5沉降观测记录

12通・4施工组织设计审批表

13通-8市政工程开竣工报告

14通-补1市政工程竣工预验收报告1

15通-补1市政工程竣工预验收报告2

三、道路工程

1路17碎石、砾石、三渣基层压实密度汇总表

2路1-2道路弯沉值测量记录表

3路1-3沥清混合料压密实度、厚度汇总表

4路5-1土方（轻型正实）工序质量评定表

5路5-1A土方（重型击实）工序质量评定表

6路5-2路床工序质量评定表

7路5-3垫层工序质量评定表

8路5-4三渣工序质量评定表

9路5-5黑色碎石工序质量评定表

10路5-6沥青混凝土面层工序质量评定表

11路5-7混凝土面层工序质量评定表

12路5-8测、平石工序质量评定表

13路5-9收水井支管工序质量评定表

14路5-10预制块人行道工序质量评定表

四、排水管渠工程

1水1-1井内尺寸管底高程竣工测量记录汇总表

2水3-1排水管道闭水试验记录

3水5-1沟漕开挖工序质量评定表

4水5-2平基管座工序质量评定表

5水5-3安管工序质量评定表表

6水54沫带、接口工序质量评定表

7水5-5沟漕回填工序质量评定表

8水5-6检瓷井工序质量评定表

9水5-7现浇混凝土结构工序质量评定表

10水5-8顶管工序质量评定表

11水5-9顶管工作井工序质量评定表

12水5-10沉井位置工序质量评定表

13水5-10A沉井工程下沉记录

五、桥梁工程

1通2-19（钢构）焊缱无损检测统计表

2通2-20A（钢构）钢结构焊缝超声波检测检结果

3通2-22A（钢构）钢结构磁粉检测结果

4钢1-1支承面、支座标高复测报告

5钢1-2桥面整体座标测量表

6钢1-3除锈处理检查记录表

7钢1-4高强度螺栓拧检查记录表

8钢1-5磨光顶紧检查记录表

9钢5-1切割、矫正、弯曲和边缘加工工序质量评定表

10钢5-2组装工序质量评定表

11钢5-3对接焊缝焊接工序质量评定表

12钢5-4角接焊缝焊接工序质量评定表

13钢5-5工字钢梁制作工序质量评定表

14路5-6箱型钢梁制作工序质量评定表

15路5-7钢管柱制作工序质量评定表

16路5-8钢平台、钢梯制作工序质量评定表

17路5-9涂装工序质量评定表

18路5-10制孔工序质量评定表

19路5-11钢管柱安装二序质量评定表

20路5-12钢梁安装工序质量评定表

21桥1-4A打桩记录表

22桥15A钻孔桩钻进记录表

23桥5・1土、石方工序质量评定表

24桥5-2整体式模板工序质量评定表

25桥5-2A装配式构件模板工序质量评定表

26桥5-2B小型预制构件模板工序质量评定表

27桥5-3预应力张拉孔道灌浆记录

28桥5-4基础混凝土工序质量评定表

29桥5-4A基础混凝土墩、台工序质量评定表

30桥5-4B钢筋混凝土柱工序质量评定表

31桥5-4C钢筋混凝土梁、板工序质量评定表

32桥5-4D混凝土墙工序质量评定表

33桥5-4E混凝土塔柱工序质量评定表

34桥5-4F悬臂浇筑梁、板工序质量评定表

35桥5-4G混凝土防撞濡扶手工序质量评定表

36桥5-4H混凝土预制柱、桩工序质量评定表

37桥5-4I预制混凝土沉井工序质量评定表

38桥5-4J预制混凝土构件地道桥工序质量评定表

39桥5-4K预制混凝土栏杆人行道工序质量评定表

40桥5-5沉入桩工序质量评定表

41桥5-5A钢管沉入桩工序质量评定表

42桥5-5B灌注桩工序质量评定表

43桥5-5C钻孔桩水下混凝土灌注记录

44桥5-5D工序质量评定表

45桥5-5E