委托会议服务合同协议

委托会议服务合同协议甲方（委托人）：姓名/名称：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________乙方（受托人）：姓名/名称：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备提供会议服务的专业能力和资质，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方提供会议服务事宜达成如下协议：一、服务内容及要求会议主题及名称本次会议主题为____________________，会议名称为____________________。会议时间及地点1.时间：会议将于____年__月__日__时开始，至____年__月__日__时结束。具体日程安排如下：第一天：__时__时：会议签到、入场__时__时：开幕式__时__时：主题演讲一__时__时：茶歇__时__时：主题演讲二__时__时：午餐__时__时：分组讨论一__时__时：分组讨论二__时__时：晚餐第二天：__时__时：早餐__时__时：主题演讲三__时__时：茶歇__时__时：主题演讲四__时__时：午餐__时__时：闭幕式2.地点：本次会议在____________________（详细地址）举行。会议规模及参会人员预计参会人数为____人，参会人员主要包括____________________（参会人员类别）。服务具体内容1.会议场地布置根据会议主题和要求，乙方负责在会议场地内进行全面的场地布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光布置、背景板制作安装、桌椅摆放、会标悬挂、绿植摆放等，营造出符合会议氛围的环境。舞台搭建应牢固、美观，符合安全标准，能够满足会议期间各类表演、演讲等活动的需求。音响设备要保证音质清晰、音量适中，覆盖整个会议场地。灯光布置应合理，能够根据不同环节提供合适的照明效果。背景板应设计精美，体现会议主题，制作工艺精良，色彩鲜艳且不易褪色。桌椅摆放应整齐有序，方便参会人员就座，并根据会议安排设置不同的区域，如主席台、嘉宾席、观众席等。会标应醒目、清晰，悬挂位置恰当，易于参会人员识别。绿植摆放应错落有致，为会议场地增添生机。2.会议设备租赁及技术支持乙方负责租赁并提供会议所需的各类设备，包括投影仪、投影仪幕布、电子白板、麦克风（无线及有线）、音响系统、电脑、打印机、复印机等，并确保设备在会议期间正常运行。在会议前，乙方应安排专业技术人员对设备进行调试和检查，保证设备性能良好，无故障隐患。会议期间，技术人员应随时在场，及时处理设备突发问题，确保会议的顺利进行。如遇重大设备故障，乙方应在最短时间内采取有效措施进行更换或维修，尽量减少对会议的影响。3.会议资料准备与印刷根据甲方提供的会议资料内容，乙方负责进行排版设计、校对审核，并按照甲方要求的数量进行印刷。会议资料包括但不限于会议手册、会议议程、参会人员名单、会议论文集、相关资料文件等。会议手册应内容完整、排版规范，涵盖会议的各项信息，如会议日程、会议主题、演讲嘉宾介绍、会议流程、注意事项等。会议议程应清晰明了，准确标注每个环节的时间、内容和负责人。参会人员名单应包括姓名、单位、职务等详细信息。会议论文集应按照一定的标准进行编辑排版，确保论文质量和整体美观度。相关资料文件应根据会议需求进行整理和印刷，保证内容准确、格式规范。4.餐饮服务乙方负责提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇。餐饮标准如下：早餐：提供营养丰富的自助早餐，品种不少于____种，包括但不限于面包、糕点、牛奶、豆浆、鸡蛋、水果、粥类等。午餐：提供丰盛的中式/西式套餐，套餐应包含主食、荤菜、素菜、汤品及水果，确保菜品质量和口味多样化，满足不同参会人员的需求。晚餐：提供与午餐相当的餐饮服务，可根据会议主题和参会人员喜好进行适当调整。茶歇：在会议中间休息时段提供茶歇服务，茶歇内容包括咖啡、茶、果汁、点心、水果等，保证参会人员能够在休息期间补充能量。餐饮服务应严格遵守食品安全相关法律法规，确保食品的卫生、安全和质量。食材应新鲜、优质，烹饪过程应符合卫生标准，餐具应经过严格消毒。5.会议组织与协调乙方负责会议的整体组织与协调工作，包括会议签到、人员引导、会议流程把控、现场秩序维护等。在会议签到环节，乙方应安排足够的工作人员，确保签到流程顺畅，及时为参会人员发放会议资料、会议证件等物品。会议期间，工作人员应在各个区域进行人员引导，帮助参会人员找到自己的座位，并解答相关疑问。严格按照会议日程安排把控会议流程，确保每个环节按时进行，如有变动应及时通知相关人员。维护现场秩序，确保会议场地内安静、有序，避免出现混乱和干扰会议进行的情况。6.会议摄影与摄像服务乙方安排专业的摄影和摄像人员，对会议全过程进行拍摄记录，包括会议开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等重要环节。摄影和摄像资料应完整、清晰，能够准确反映会议的全貌和精彩瞬间。会议结束后，乙方应及时对拍摄资料进行整理和编辑，按照甲方要求的格式和内容交付给甲方，如提供高清照片、视频剪辑等，以便甲方用于会议宣传、资料留存等用途。二、双方权利与义务甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权在会议召开前对会议服务的各项准备工作进行审核，确保符合甲方要求。有权根据实际情况对会议服务内容、日程安排等进行合理调整，但应提前通知乙方，并承担因调整可能产生的额外费用。2.义务按照本协议约定向乙方支付服务费用。向乙方提供开展会议服务所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、会议资料内容等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。在会议召开前，协助乙方完成与会议相关的各项协调工作，如与场地管理方、参会人员沟通协调等。在会议期间，配合乙方做好会议组织和管理工作，遵守会议现场的各项规定和要求。乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取服务费用。根据甲方提供的资料和要求，自主安排会议服务的具体实施细节，但应确保服务质量符合本协议及相关法律法规的规定。2.义务按照本协议约定的服务内容、标准和要求，全面、及时、有效地提供会议服务，确保会议顺利进行。安排具备专业资质和经验的工作人员负责会议服务工作，并提前将工作人员名单及联系方式告知甲方。对会议服务过程中涉及的甲方信息严格保密，不得泄露给任何第三方。在会议服务过程中，如发现可能影响会议正常进行的问题或隐患，应及时通知甲方，并采取有效措施予以解决。会议结束后，按照甲方要求提供会议服务总结报告，包括会议服务的实施情况、存在的问题及改进建议等。三、服务费用及支付方式服务费用本次会议服务费用总计为人民币____元（大写：____元整）。该费用包含乙方提供本协议约定的各项服务所需的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需另行支付其他费用。支付方式1.预付款：甲方应在本协议签订之日起__个工作日内，向乙方支付服务费用的____%作为预付款，即人民币____元（大写：____元整）。2.进度款：在会议服务完成____%后，甲方应在__个工作日内，向乙方支付服务费用的____%，即人民币____元（大写：____元整）。3.尾款：会议结束后，乙方提交服务总结报告且经甲方验收合格后__个工作日内，甲方支付剩余服务费用，即人民币____元（大写：____元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的____%向乙方支付违约金。逾期超过__日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若甲方提供的资料或信息存在虚假、错误或不完整，导致乙方无法正常履行服务义务或造成乙方损失的，甲方应承担全部赔偿责任。3.若甲方擅自变更会议服务内容、日程安排等，导致乙方需要额外增加服务工作量或费用的，甲方应承担相应的费用增加部分。乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和要求提供会议服务，或服务质量不符合约定，乙方应负责采取补救措施，直至达到约定标准。如乙方采取补救措施后仍无法满足甲方要求，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方返还已收取的部分费用。同时，乙方应按照本协议服务费用总额的____%向甲方支付违约金，如违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应继续赔偿甲方的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定的时间提供会议服务，每逾期一日，应按照本协议服务费用总额的____%向甲方支付违约金。逾期超过__日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照本协议服务费用总额的____%向甲方支付违约金，如违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应继续赔偿甲方的全部损失。3.若乙方泄露甲方信息，乙方应承担因此给甲方造成的全部损失，并按照本协议服务费用总额的____%向甲方支付违约金。4.若乙方在会议服务过程中因自身原因导致会议出现重大失误或事故，给甲方造成恶劣影响或损失的，乙方应承担全部赔偿责任，并按照本协议服务费用总额的____%向甲方支付违约金。五、保密条款双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议相关信息等予以保密，未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。本条款的保密期限为自本协议生效之日起__年。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法