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文档简介
单位会议协议合同怎么写甲方:[甲方单位名称]统一社会信用代码:[甲方代码]法定代表人:[甲方法人姓名]地址:[甲方地址]联系方式:[甲方电话]乙方:[乙方单位名称]统一社会信用代码:[乙方代码]法定代表人:[乙方法人姓名]地址:[乙方地址]联系方式:[乙方电话]鉴于甲方拟举办[会议名称]会议,乙方具备承办会议的专业能力和资源,甲乙双方经友好协商,依据《中华人民共和国民法典》相关规定,就甲方委托乙方承办此次会议事宜达成如下协议:一、会议基本信息1.会议名称:[会议具体名称]2.会议时间:自[开始日期]起至[结束日期]止3.会议地点:[详细地址]4.会议规模:预计参会人数为[x]人二、服务内容及要求1.会议筹备乙方负责根据甲方需求,制定详细的会议筹备方案,包括但不限于会议议程安排、场地布置设计、会议资料准备等,并提交甲方审核确认。协助甲方邀请参会人员,发送会议通知、邀请函等相关文件,并及时跟进确认参会人员信息。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地,并确保场地设施设备齐全、正常运行。根据会议主题和甲方要求,对场地进行精心布置,包括但不限于舞台搭建、音响灯光调试、横幅悬挂、桌椅摆放、绿植装饰等,营造出良好的会议氛围。3.餐饮服务提供会议期间的餐饮服务,包括但不限于早餐、午餐、晚餐、茶歇等。餐饮标准为每人每餐[x]元,具体菜品和菜单由乙方根据甲方预算和口味需求进行设计,并提交甲方审定。保证餐饮质量,食材新鲜、卫生,符合国家相关食品安全标准。餐饮服务人员应具备专业的服务素养,提供热情、周到的服务。4.住宿安排如甲方有住宿需求,乙方负责协助安排参会人员的住宿事宜。与周边酒店进行洽谈,争取优惠的房价,并根据参会人员数量合理分配房间。提供酒店预订服务,包括房间预订、入住登记、退房手续办理等,并及时向甲方反馈住宿安排情况。5.会议设备及技术支持配备会议所需的设备,如投影仪、音响设备、麦克风、电脑、打印机等,并确保设备在会议期间正常运行。提前进行设备调试和测试,对可能出现的技术问题制定应急预案。安排专业的技术人员在会议现场提供技术支持,及时解决设备故障和技术问题,确保会议的顺利进行。6.会议服务人员乙方应安排足够数量的专业服务人员,包括但不限于会议主持人、礼仪人员、服务员、安保人员等,负责会议的各项服务工作。服务人员应经过专业培训,具备良好的沟通能力和服务意识。会议主持人应熟悉会议流程和内容,能够有效地引导会议进程,把控会议节奏。礼仪人员应形象端庄、举止得体,负责会议的接待、引导等工作。服务员应及时为参会人员提供茶水、饮料等服务,保持会场整洁。安保人员应负责会议现场的安全保卫工作,维护会议秩序。三、双方权利与义务(一)甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务工作进行监督和检查,提出合理的意见和建议。有权根据实际情况对会议的相关事项进行调整和变更,但应提前通知乙方。2.义务按照本协议约定向乙方支付服务费用。向乙方提供与会议相关的详细信息和资料,包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、特殊要求等,并确保所提供信息的真实性和准确性。协助乙方办理与会议相关的审批手续(如需要),提供必要的文件和证明材料。在会议期间配合乙方的工作安排,协调参会人员与乙方服务人员之间的关系,共同确保会议的顺利进行。(二)乙方权利与义务1.权利按照本协议约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求,自主安排会议筹备、场地布置、餐饮服务、住宿安排、设备技术支持等具体工作,但应确保服务质量符合本协议及相关法律法规的规定。2.义务严格按照本协议约定的服务内容和要求,精心组织和实施会议承办工作,确保会议的顺利进行。对甲方提供的信息和资料予以保密,不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意,不得将本协议项下的服务工作转包给第三方。在会议筹备和实施过程中,如发现可能影响会议正常进行的问题或风险,应及时通知甲方,并积极采取措施加以解决。负责会议期间的安全保障工作,制定安全应急预案,确保参会人员的人身和财产安全。如因乙方原因导致会议期间发生安全事故,乙方应承担相应的法律责任。会议结束后,按照甲方要求及时提供会议总结报告,并协助甲方做好会议后续的相关工作。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议承办服务费用总计为人民币[x]元(大写:[大写金额]元整)。该费用包含乙方为履行本协议约定的各项服务内容所产生的全部费用,除本协议另有约定外,甲方无需再向乙方支付其他任何费用。2.支付方式甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内,向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款,即人民币[x]元(大写:[大写金额]元整)。在会议结束后的[x]个工作日内,甲方对乙方的服务工作进行验收。如验收合格,甲方应向乙方支付剩余的服务费用,即人民币[x]元(大写:[大写金额]元整);如验收不合格,甲方有权扣除相应的服务费用,并要求乙方限期整改,直至达到验收标准。乙方整改合格后,甲方应支付剩余款项。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用,每逾期一日,应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的,乙方有权暂停服务工作,并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求履行义务,导致会议无法正常进行或出现其他违约情形,乙方应承担违约责任,负责采取补救措施,并赔偿甲方因此遭受的全部损失。损失赔偿范围包括但不限于甲方为会议支付的各项费用、因会议无法正常进行给甲方造成的经济损失以及甲方为维护自身权益而支付的合理费用(如律师费、诉讼费等)。3.任何一方违反本协议约定的保密义务,应向对方支付违约金人民币[x]元,并赔偿对方因此遭受的全部损失。如因违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的,违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务,该方不承担违约责任,但应及时通知对方,并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力事件对协议履行的影响程度,协商决定是否变更或解除本协议。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议,应首先通过友好协商解决;协商不成的,任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字(或盖章)之日起生效,有效期至本次会议结束。2.本协议一式两份,甲乙双方各执一份,具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜,可由双方另行签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力,如补充协议与本协议有冲突之处,以补充协议为
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