会议费合同协议

会议费合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备提供会议相关服务的能力和资质，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：______________________2.会议时间：自____年__月__日起至____年__月__日止3.会议地点：______________________4.参会人数：预计____人，实际参会人数以会议签到记录为准。二、服务内容及要求1.会议场地布置乙方应按照甲方要求，在会议举办地点进行场地布置，包括但不限于：悬挂横幅、摆放指示牌、设置签到台、安排会议桌椅布局、装饰会议背景等，营造符合会议主题和风格的环境。场地布置应于会议开始前[x]小时完成，并确保布置效果符合甲方的预期标准。2.会议设备及用品提供乙方负责提供会议所需的设备及用品，包括但不限于音响设备、投影仪、麦克风、灯光设备、白板、笔、纸、饮用水等，并保证设备正常运行，用品充足且质量合格。在会议期间，乙方应安排专业技术人员随时待命，及时处理设备突发故障，确保会议的顺利进行。3.餐饮服务乙方应根据甲方确定的餐饮标准和菜单，为参会人员提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等。餐饮服务应保证食品安全、卫生，菜品质量符合相关标准和甲方要求，且能满足不同参会人员的口味需求。餐饮服务时间应严格按照会议日程安排执行。4.住宿安排若甲方有住宿安排需求，乙方应协助甲方预订合适的酒店，并确保酒店房间数量满足参会人员需求，房间类型符合甲方要求。乙方应与酒店沟通协调，保证住宿服务的质量，包括但不限于房间清洁、设施设备完好、提供必要的洗漱用品等。同时，乙方应协助处理参会人员在住宿过程中遇到的问题。5.会议资料准备乙方应根据甲方提供的资料和要求，负责会议资料的设计、印刷、装订及发放工作。会议资料包括但不限于会议手册、会议议程、参会人员名单、相关文件资料等。资料内容应准确无误，排版清晰、美观，印刷质量符合行业标准。会议资料应在会议开始前[x]天准备完毕，并按照甲方要求发放至每位参会人员手中。6.会议接待服务乙方应安排专业的接待人员在会议举办地点进行接待工作，包括但不限于在会议入口处迎接参会人员、引导参会人员签到、协助参会人员找到座位、解答参会人员的疑问等。接待人员应具备良好的沟通能力和服务意识，着装整齐、得体，使用礼貌用语，为参会人员提供热情、周到的服务。7.会议期间的安全保障乙方负责会议期间的安全保障工作，确保会议场所及周边环境的安全。乙方应安排专人负责会议现场的安全巡逻，设置明显的安全警示标识，配备必要的消防设备和安全设施，并确保其处于正常可用状态。对于可能存在的安全隐患，乙方应及时采取措施进行排除，保障参会人员的人身和财产安全。同时，乙方应制定应急预案，以应对可能出现的突发事件，如火灾、地震、突发疾病等，并在会议期间保持通讯畅通，及时响应并处理各类紧急情况。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容、标准和时间提供服务。有权根据会议实际情况对会议相关安排进行调整，但应提前通知乙方。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单、会议要求等，并保证所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付会议费用。协助乙方做好会议期间的各项工作，如协调参会人员的行程安排、提供必要的协助和支持等。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付会议费用。根据甲方提供的信息和要求，有权自主安排会议服务的具体实施方式，但应确保服务质量符合本协议约定。2.义务按照本协议约定的服务内容、标准和时间为甲方提供优质、高效的会议服务。对甲方提供的资料和信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。在会议服务过程中，如发现甲方提供的信息存在错误或不完整，应及时通知甲方，并协助甲方进行更正和补充。接受甲方的监督和检查，对于甲方提出的意见和建议，应认真对待并及时改进。在会议结束后，按照甲方要求提供会议服务总结报告，包括会议效果评估、服务质量反馈等内容。四、会议费用及支付方式1.会议费用总额：人民币____元（大写：____元整）。该费用为固定总价，包含本协议约定的乙方提供的所有服务费用，除因甲方原因导致的服务内容变更外，不再调整。2.费用明细会议场地布置费用：人民币____元会议设备及用品费用：人民币____元餐饮服务费用：人民币____元住宿安排费用：人民币____元（如有）会议资料准备费用：人民币____元会议接待服务费用：人民币____元会议期间的安全保障费用：人民币____元其他费用（如有）：人民币____元3.支付方式甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内，向乙方支付会议费用的[x]%作为预付款，即人民币____元（大写：____元整）。乙方完成会议服务并经甲方验收合格后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付剩余会议费用，即人民币____元（大写：____元整）。乙方应在甲方每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付会议费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及相应违约金。若甲方提供的资料和信息存在错误或不完整，导致乙方无法按照本协议约定提供服务或造成乙方损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。若甲方擅自变更会议相关安排，导致乙方需要增加服务内容或费用的，甲方应承担增加部分的费用。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和时间提供服务，应承担违约责任，甲方有权扣除相应的服务费用作为违约金。若乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。若乙方泄露甲方提供的资料和信息，应向甲方支付违约金人民币____元，并承担由此给甲方造成的全部损失。若乙方提供的会议设备及用品出现故障，导致会议无法正常进行或给甲方造成损失的，乙方应及时采取措施解决问题，并承担相应的赔偿责任。若乙方提供的餐饮服务不符合食品安全标准或质量要求，导致参会人员出现身体不适等情况，乙方应承担全部赔偿责任，并按照本协议约定的餐饮服务费用的[x]倍向甲方支付违约金。六、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密及其他机密信息予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用该等信息。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[x]年。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：______________________法定代表人（签字）：________________