贵州公司印章管理制度

贵州公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强贵州公司印章管理，维护公司的合法权益，规范公司印章的使用行为，确保印章使用的安全性、严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州公司总部及所属各分公司、子公司（以下统称"公司"）。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等具有法律效力或代表公司意志的各类印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均须由公司行政管理部门统一负责办理。2.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，由行政管理部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织对印章的质量、规格等进行验收。验收合格的印章，由行政管理部门负责登记备案，并填写《印章启用登记表》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管人等信息。2.印章启用时，应在《印章启用登记表》上加盖印模，并由印章保管人签字确认。同时，行政管理部门应将印章启用情况告知相关部门和人员。三、印章的保管（一）保管原则1.公司印章实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公司公章：由公司行政管理部门负责人指定专人保管。保管人负责公章的日常使用和保管，未经公司主要领导批准，不得擅自使用公章。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权人保管。保管人负责法定代表人章的日常使用和保管，按照法定代表人的指示或公司相关规定使用印章。3.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人负责合同专用章的日常使用和保管，严格按照合同审批流程使用印章，确保合同签订的合法性和有效性。4.财务专用章：由公司财务部门负责人指定专人保管。保管人负责财务专用章的日常使用和保管，按照财务管理制度和相关规定使用印章，确保财务收支的准确性和安全性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管人负责部门章的日常使用和保管，按照部门职责和工作需要使用印章，不得超出规定范围使用。6.业务专用章：由相关业务部门指定专人保管。保管人负责业务专用章的日常使用和保管，按照业务流程和规定使用印章，确保业务活动的顺利开展。（三）保管要求1.印章保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，如有特殊情况需要转借，必须经过公司主要领导批准，并办理相关手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。4.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，确保印章交接清楚、手续完备。四、印章的使用（一）使用原则1.公司印章的使用必须严格按照规定的程序和审批权限进行，不得擅自使用。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务活动，确保印章使用的严肃性和规范性。（二）使用范围1.公司公章：主要用于公司对外的重要文件、合同、协议、证明等的签署；公司内部的重要文件、报告、通知等的发布；公司对外报送的各类报表、资料等的盖章确认；其他需要使用公司公章的事项。2.法定代表人章：主要用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、合同签订、款项支付等事项。3.合同专用章：专门用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的盖章。4.财务专用章：主要用于公司财务收支的各类票据、凭证、报表等的盖章确认；公司与银行之间的业务往来文件的盖章；其他需要使用财务专用章的财务事项。5.部门章：用于各部门内部的文件、报告、通知等的发布；部门职责范围内的业务往来文件的盖章；其他需要使用部门章的内部事项。6.业务专用章：用于相关业务部门在业务活动中的特定文件、协议、单据等的盖章，如销售专用章用于销售合同、发货单等的盖章；采购专用章用于采购合同、收货单等的盖章。（三）使用流程1.填写《印章使用申请表》：申请人需详细填写《印章使用申请表》，注明申请日期、申请部门、申请人、印章名称、使用事项、使用份数、使用范围等信息，并附上相关文件或资料。2.部门负责人审核：申请部门负责人对申请事项进行审核，确认申请事项的真实性、合法性和必要性，并签字确认。3.相关部门会签（如有需要）：根据申请事项的性质和涉及的部门，可能需要相关部门进行会签。会签部门负责人应在《印章使用申请表》上签署意见并签字。4.分管领导审批：申请事项经部门负责人审核和相关部门会签后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司相关规定和实际情况进行审批，并签字确认。5.行政管理部门审核：行政管理部门对《印章使用申请表》及相关文件进行审核，重点审核申请事项是否符合公司规定、审批流程是否完整等。审核通过后，在申请表上签字确认。6.印章保管人盖章：印章保管人根据审批通过的《印章使用申请表》，在相应文件或资料上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录印章使用情况，包括使用日期、使用人、使用事项、文件名称等信息。（四）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫等原因无法按照正常流程进行印章审批时，申请人应通过电话、短信等方式向公司主要领导或分管领导报告，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大合同、重要文件等的印章使用，如公司主要领导或分管领导认为有必要亲自审批的，应直接由公司主要领导或分管领导进行审批。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并报行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，行政管理部门发布印章停用通知，明确印章停用日期、停用范围等信息。3.印章停用后，保管人应将印章及时交回行政管理部门统一保管。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并报公司分管领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应组织相关人员对印章进行销毁。销毁过程应进行拍照或录像记录，确保销毁彻底。3.印章销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认。行政管理部门应将印章销毁情况进行登记备案。六、印章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司行政管理部门负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。2.公司审计部门有权对印章使用情况进行不定期审计，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.印章使用是否严格按照规定的程序和审批权限进行。2.印章使用的文件、资料等是否真实、合法、有效。3.印章保管是否安全，有无擅自转借、丢失等情况。4.《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失