贸易公司出纳管理制度

贸易公司出纳管理制度总则1.目的本制度旨在规范贸易公司出纳工作流程，加强资金管理，确保公司资金安全、高效运作，保障财务信息准确、及时，维护公司正常经济秩序。2.适用范围本制度适用于[贸易公司名称]及其下属各部门。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，依法办理出纳业务。准确性原则：确保现金收付、银行结算等业务准确无误，账目清晰。安全性原则：采取有效措施保障公司资金安全，防止资金被盗、挪用等情况发生。及时性原则：及时处理各类资金收支业务，不得拖延，保证资金流转顺畅。岗位职责1.出纳岗位基本职责负责公司现金、银行存款的收付及保管工作。严格按照公司财务制度和审批流程办理资金收支业务，确保每笔业务手续齐全、合规。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保账实一致。妥善保管库存现金、有价证券、空白支票、财务印章等重要物品。协助会计做好财务核算工作，提供相关财务数据和资料。2.现金收付职责审核各类现金收入凭证，确保收入来源合法、金额准确。当面清点现金，与付款凭证金额核对一致后，在付款凭证上加盖"现金付讫"章。严格遵守现金使用范围规定，超过限额的现金支付必须通过银行转账。每日下班前，将库存现金与现金日记账余额进行核对，确保现金安全。3.银行存款收付职责认真审核银行存款收付凭证，确保业务真实、合规。根据审核无误的凭证，及时办理银行存款收付手续，准确填写银行结算票据。及时获取银行对账单，与银行存款日记账进行逐笔核对，发现未达账项及时编制银行存款余额调节表。定期对银行账户进行清理，注销不再使用的账户。4.票据及印章管理职责妥善保管空白支票、汇票、本票等银行票据，设置票据登记簿，详细记录票据的购入、使用、作废等情况。严格按照规定使用财务印章，确保印章使用安全。印章保管人员不得将印章随意交他人使用，确因工作需要使用印章时，必须经过相应审批流程。对作废的票据要加盖"作废"戳记，妥善保管，定期销毁。5.财务报销职责审核员工报销单据，确保报销内容符合公司财务制度和相关规定。对报销金额进行核对，无误后按照审批流程支付报销款项。负责整理、粘贴报销单据，定期移交会计进行账务处理。6.其他职责完成领导交办的其他临时性工作任务，积极配合其他部门做好相关财务工作。参与公司财务审计、税务检查等工作，提供必要的财务资料和信息。现金管理1.现金库存限额根据公司日常现金收支情况，合理核定现金库存限额。一般以不超过公司35天的日常零星开支所需现金为宜。库存限额一经确定，不得随意变更。如需调整，须报经财务负责人批准。2.现金收付范围公司现金收付主要用于以下方面：职工工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点以下的零星支出（结算起点为1000元）；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。不属于上述现金收付范围的款项，应当通过银行进行转账结算。3.现金收付流程收款流程业务人员收到现金款项后，应及时填制收款凭证，并将现金及收款凭证一并交给出纳。出纳收到现金和收款凭证后，首先对收款凭证进行审核，检查凭证内容是否完整、准确，手续是否齐全。审核无误后，当面清点现金，核对现金金额与收款凭证金额是否一致。确认无误后，在收款凭证上加盖"现金收讫"章，并在现金日记账上登记收款日期、金额、来源等信息。将收款凭证的记账联传递给会计，作为记账依据。付款流程经办人填写付款申请单，注明付款事由、金额、收款单位等信息，并按照公司审批流程进行审批。付款申请单经审批通过后，交给出纳。出纳对付款申请单进行审核，检查审批手续是否齐全，金额计算是否正确。审核无误后，根据付款申请单金额支付现金。支付现金时，要求收款人当面签收，并在付款凭证上加盖"现金付讫"章。在现金日记账上登记付款日期、金额、用途等信息。将付款凭证的记账联传递给会计，作为记账依据。4.现金盘点出纳应每日进行现金盘点，确保账实相符。盘点时，应在营业终了后进行，由出纳自行盘点现金实存数，并与现金日记账余额进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务负责人。属于记账错误的，应及时更正；属于现金短缺或溢余的，应及时进行相应的账务处理。财务负责人应定期或不定期对现金进行抽查盘点，检查现金管理制度的执行情况。5.现金保管公司现金应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全、隐蔽的地方，并妥善保管钥匙。保险柜密码应严格保密，出纳人员调动工作时，应及时更换保险柜密码。现金存放处应保持清洁、干燥，防止现金受潮、发霉、变质。严禁将现金与私人财物混放，严禁白条抵库。银行存款管理1.银行账户开立与注销根据公司业务需要，由财务部门提出银行账户开立申请，经公司管理层审批后，按照银行相关规定办理开户手续。开立银行账户时，应选择信誉良好、服务质量高的银行，并根据公司实际情况选择合适的账户类型。银行账户开立后，应及时将账户信息告知相关部门和人员，确保资金收付顺畅。如因业务变化等原因需要注销银行账户，应提前与银行沟通，办理相关销户手续。在销户前，应确保账户内资金已全部结清，无未处理的业务。2.银行存款收付流程收款流程业务人员收到银行存款收入后，应及时将相关票据或进账单交给出纳。出纳对收到的票据或进账单进行审核，检查票据的真实性、完整性和有效性，进账单信息是否准确。审核无误后，根据票据或进账单信息，在银行存款日记账上登记收款日期、金额、来源等信息。将收款凭证传递给会计，作为记账依据。付款流程经办人填写付款申请单，注明付款事由、金额、收款单位、付款方式等信息，并按照公司审批流程进行审批。付款申请单经审批通过后，交给出纳。出纳对付款申请单进行审核，检查审批手续是否齐全，金额计算是否正确，付款方式是否符合公司规定。审核无误后，根据付款申请单信息办理银行存款支付手续。如采用支票支付，应准确填写支票信息，在支票存根上加盖"银行付讫"章，并在银行存款日记账上登记付款日期、金额、用途等信息。将付款凭证传递给会计，作为记账依据。3.银行对账单核对与银行存款余额调节表编制出纳应每月及时获取银行对账单，并与银行存款日记账进行逐笔核对。核对内容包括日期、金额、业务摘要等，确保双方记录一致。如发现银行存款日记账与银行对账单存在差异，应及时查明原因。差异原因主要包括未达账项、记账错误等。对于未达账项，出纳应编制银行存款余额调节表，调节后的银行存款余额应与公司银行存款日记账余额和银行对账单余额相符。银行存款余额调节表编制完成后，应经财务负责人审核签字，并妥善保管。4.银行账户管理定期对银行账户进行清理，检查账户使用情况，及时发现和解决账户管理中存在的问题。加强对银行账户的安全防范，妥善保管银行账户密码、U盾等重要物品，防止密码泄露和U盾丢失。严禁出租、出借银行账户，不得利用公司银行账户为其他单位或个人进行资金结算。票据及印章管理1.银行票据管理票据购买根据公司业务需要，由出纳提出银行票据购买申请，经财务负责人审批后，到银行购买相应的票据。购买票据时，应认真核对票据种类、号码、数量等信息，确保票据的真实性和完整性。票据购买后，应及时登记票据登记簿，详细记录票据的购入日期、种类、号码、数量、起止号码等信息。票据使用出纳在使用银行票据时，应严格按照规定的格式和内容填写，确保票据信息准确无误。填写票据时，应使用碳素墨水或黑色墨水钢笔，不得使用圆珠笔或铅笔。票据填写完毕后，应认真核对，确保各项信息准确无误。如发现填写错误，应按照银行规定进行作废处理，并重新填写正确的票据。使用票据支付款项时，应确保收款单位与票据上填写的单位一致，防止票据欺诈行为。票据保管银行票据应存放在专门的保险柜中，与现金、印章等分开保管。设立票据登记簿，详细记录票据的购入、使用、作废、结存等情况。票据登记簿应定期与实际票据进行核对，确保账实相符。对作废的票据，应加盖"作废"戳记，并妥善保管，定期销毁。销毁时，应编制销毁清单，由财务负责人和相关人员签字确认。2.财务印章管理印章种类公司财务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。印章保管财务专用章由财务负责人指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管，发票专用章由发票开具人员保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章交他人使用。如因工作需要使用印章时，必须经过相应审批流程，并在印章使用登记簿上登记使用日期、用途、使用人等信息。印章保管人员不得将印章带出公司使用，如确因特殊情况需要带出公司的，必须经过公司管理层批准，并采取相应的安全措施。印章使用使用财务印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、收款单位等信息，并按照公司审批流程进行审批。审批通过后，印章保管人员应严格按照申请表上的内容使用印章，确保印章使用规范、准确。使用印章后，应及时在印章使用登记簿上登记使用情况，并将申请表存档保管。财务报销管理1.报销审批流程员工填写报销申请单，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并按照公司审批权限进行签字审批。部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认报销事项是否真实、合理，费用是否符合公司规定，签字后报财务部门。财务部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否准确，审批手续是否齐全等。审核无误后，报财务负责人审批。财务负责人对报销申请进行最终审批，审批通过后交给出纳办理报销付款手续。2.报销凭证要求报销凭证必须是合法、有效的发票或收据，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款专用章。发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。报销凭证应与报销申请单内容相符，不得涂改、挖补。如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。除发票外，报销还应提供相关的附件，如合同、协议、清单、审批文件等，以证明报销事项的真实性和合理性。3.报销时间规定员工应在费用发生后及时办理报销手续，一般应在费用发生后的[x]个工作日内提交报销申请。对于出差等特殊情况，应在出差结束后的[x]个工作日内办理报销手续。财务部门应及时审核报销申请，对于审核通过的报销申请，应在[x]个工作日内支付报销款项。4.报销款项支付出纳根据审核通过的报销申请，按照公司规定的付款方式进行支付。如采用现金支付，应按照现金管理规定办理；如采用银行转账支付，应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项支付准确无误。支付报销款项后，应在报销申请单上加盖"现金付讫"或"银行付讫"章，并在现金日记账或银行存款日记账上登记支付日期、金额、用途等信息。监督与检查1.内部监督财务部门应定期对出纳工作进行内部检查，检查内容包括现金收付、银行存款收付、票据及印章管理、财务报销等方面。检查人员应认真核对相关账目、凭证、票据等资料，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。内部审计部门应定期对出纳工作进行审计，审查