全流程合同管理制度

全流程合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：加强合同风险评估和防控，确保公司利益不受损失。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理委员会作为合同管理的决策机构，由公司总经理担任主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题。公司法律事务部门作为合同管理的归口部门，负责合同的审核、备案、归档等工作，并提供法律支持和指导。各业务部门负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并指定专人作为合同管理员，协助法律事务部门做好合同管理工作。（二）职责分工1.合同管理委员会职责审议公司重大合同，包括涉及金额较大、法律关系复杂、风险较高的合同。协调解决合同管理过程中的重大争议和问题。对合同管理制度的修订和完善提出建议。2.法律事务部门职责制定和完善合同管理制度和流程。对合同进行法律审核，确保合同合法合规，防范法律风险。参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。负责合同的备案、归档管理，建立合同台账。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。3.业务部门职责根据业务需要起草合同文本，确保合同条款明确、具体，符合业务实际。负责与合同对方进行谈判，争取有利的合同条款。将合同文本提交法律事务部门审核，并根据审核意见进行修改。负责合同的签订、履行，及时处理合同履行过程中的问题。配合法律事务部门做好合同纠纷的处理工作。三、合同签订流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊、歧义、矛盾的表述。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交给法律事务部门进行审核。提交时应附上相关背景资料、谈判记录等，以便法律事务部门全面了解合同情况。2.法律事务部门收到合同文本后，应在[x]个工作日内完成审核，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的法律问题、风险点及修改建议。3.业务部门应根据法律事务部门的审核意见对合同文本进行修改完善。如对审核意见有异议，可与法律事务部门进行沟通协商，必要时可提交合同管理委员会审议。（三）合同审批1.修改后的合同文本经业务部门负责人审核签字后，提交公司分管领导审批。分管领导应从业务合理性、风险可控性等方面进行审批，并签署意见。2.对于重大合同，需提交合同管理委员会审议通过后，再由公司总经理审批。合同管理委员会应组织相关人员对合同进行全面审查，充分听取各方意见，确保合同符合公司利益和战略目标。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方签订。签订合同时，应确保合同双方当事人具有相应的民事行为能力，合同签字盖章手续齐全、真实有效。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给法律事务部门备案，并按照公司档案管理规定进行归档。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门在合同签订后，应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划提交给法律事务部门备案。2.履行计划应具有可操作性，能够确保合同顺利履行。如遇情况变化需要调整履行计划，应及时通知合同对方，并报法律事务部门备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。如出现重大问题或可能影响合同履行的风险因素，应立即向部门负责人报告，并通报法律事务部门。2.法律事务部门应定期对合同履行情况进行监督检查，重点检查合同履行是否符合法律法规和合同约定，是否存在违约行为等。发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）变更与解除管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，按照合同签订流程进行审核、审批和备案。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并按照法律法规的规定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知法律事务部门，并对合同履行情况进行清理和结算。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的风险评估和审查，确保合同条款合法、合理、明确，避免潜在的纠纷隐患。2.在合同履行过程中，严格按照合同约定履行义务，加强与合同对方的沟通协调，及时解决出现的问题，预防纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并报告部门负责人。2.部门负责人应组织相关人员研究讨论纠纷处理方案，并及时与法律事务部门沟通。法律事务部门应根据具体情况提供法律支持和建议。3.对于纠纷情况较为复杂或涉及金额较大的，应成立专门的纠纷处理小组，由法律事务部门牵头，业务部门及其他相关部门配合，共同研究制定纠纷处理策略。4.纠纷处理小组应根据纠纷情况选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。在选择解决方式时，应充分考虑各种方式的优缺点及对公司利益的影响。5.如选择协商解决，纠纷处理小组应与合同对方进行积极沟通协商，争取达成双方都能接受的解决方案。协商过程中应注意保留相关证据，记录协商内容和结果。6.如协商不成，可考虑通过第三方调解机构进行调解。调解机构应具备专业资质和良好信誉，能够公正、公平地处理纠纷。7.如调解仍无法解决纠纷，可根据合同约定的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲裁。仲裁裁决具有终局性，对双方当事人均具有约束力。8.如没有仲裁条款或仲裁协议，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼过程中，应积极配合法院的审理工作，提供充分的证据支持自己的主张。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，纠纷处理小组应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。2.业务部门应按照纠纷处理结果及时履行相关义务，并将处理结果反馈给法律事务部门。法律事务部门应将纠纷处理情况进行整理归档，建立纠纷处理档案。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应在[x]个工作日内将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，并移交法律事务部门进行归档。2.法律事务部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.法律事务部门收到合同档案资料后，应及时进行整理。按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，建立合同台账，记录合同的基本信息、履行情况、纠纷处理情况等。2.对合同档案资料进行装订、编目，制作档案封面、目录等，确保档案整齐规范，便于查阅和保管。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全。2.定期对合同档案进行检查和清理，对破损、变质的档案及时进行修复和更换。对超过保管期限的档案，按照公司档案管理制度的规定进行销毁处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法律事务部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.因特殊原因需要复印合同档案资料的，应经法律事务部门负责人批准，并注明用途。复印的档案资料应与原件一致，并加盖法律事务部门公章。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应按照国家法律法规和公司相关规定办理审批手续。查阅时应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。七、合同信息化管理（一）信息化系统建设1.建立合同管理信息化系统，实现合同从起草、审核、审批、签订、履行、变更、解除到档案管理等全流程的信息化管理。2.合同管理信息化系统应具备合同模板管理、流程审批、数据统计分析、风险预警等功能，提高合同管理工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.业务部门应按照合同管理信息化系统的操作要求，及时将合同相关信息录入系统。录入的信息应真实、准确、完整，确保系统数据与实际合同情况一致。2.法律事务部门应定期对系统数据进行审核和维护，及时更新合同履行情况、纠纷处理情况等信息，保证系统数据的时效性和有效性。（三）系统应用与培训1.组织公司员工参加合同管理信息化系统的培训，使其熟悉系统的操作流