防疫物资内控管理制度

防疫物资内控管理制度总则目的为加强公司防疫物资的内部控制与管理，规范防疫物资的采购、存储、使用及处置等环节，确保防疫物资的合理配置与有效利用，保障公司员工的健康安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的防疫物资管理。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家及地方有关防疫物资管理的法律法规和政策要求。2.合理性原则：根据公司实际需求，合理确定防疫物资的储备量和采购计划，避免浪费。3.安全性原则：确保防疫物资的存储安全，防止损坏、变质和丢失。4.责任明确原则：明确各部门在防疫物资管理中的职责，做到责任到人。组织与职责防疫物资管理小组成立由公司领导担任组长，各相关部门负责人为成员的防疫物资管理小组，负责统筹协调公司防疫物资管理工作，制定防疫物资管理政策和计划，审核重大防疫物资采购、使用及处置事项。各部门职责1.采购部门根据防疫物资管理小组确定的采购计划，负责防疫物资的采购工作。选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和供应及时性。负责采购物资的验收、入库及相关资料的整理归档。2.仓储部门负责防疫物资的存储管理，建立物资台账，确保物资账实相符。定期对防疫物资进行盘点，检查物资的存储状况，及时处理变质、损坏等问题。根据审批后的领用申请，负责防疫物资的发放工作。3.使用部门根据实际工作需要，提出防疫物资的领用申请。合理使用防疫物资，做好使用记录，避免浪费。配合仓储部门做好防疫物资的盘点工作。4.行政部门负责防疫物资管理的综合协调工作，监督各部门执行防疫物资管理制度。制定防疫物资使用规范和标准，指导员工正确使用防疫物资。定期对防疫物资管理情况进行检查和评估，提出改进建议。采购管理采购计划制定1.各部门应根据实际工作需求，结合疫情形势和公司员工数量，定期向防疫物资管理小组报送防疫物资需求计划。2.防疫物资管理小组综合考虑各部门需求、库存情况及市场供应等因素，制定年度、季度和月度防疫物资采购计划。供应商选择与管理1.采购部门应选择具有合法资质、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为防疫物资供应商。2.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估，对不合格供应商及时进行淘汰。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购流程1.采购部门根据采购计划，向供应商发送采购订单。2.供应商按照订单要求组织生产和发货，并及时将发货信息反馈给采购部门。3.采购物资到货前，采购部门应通知仓储部门做好验收准备工作。4.物资到货后，采购部门会同仓储部门按照合同要求进行验收，检查物资的规格、数量、质量等是否符合要求。5.验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，办理退换货等事宜。存储管理存储场所要求1.设立专门的防疫物资仓库，仓库应具备通风、防潮、防火、防盗等条件，确保防疫物资存储安全。2.仓库应划分不同的区域，分别存放不同种类的防疫物资，并设置明显的标识牌。3.防疫物资应分类存放，遵循先进先出、易拿易放的原则，确保物资便于查找和使用。库存管理1.仓储部门应建立防疫物资库存台账，详细记录物资的入库、出库、库存数量、批次、有效期等信息。2.定期对防疫物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成盘点报告，报防疫物资管理小组审核。3.对于临近有效期的防疫物资，仓储部门应及时通知采购部门和使用部门，采取相应的处理措施，如优先使用、申请报废等。4.发现防疫物资存在损坏、变质、丢失等情况，仓储部门应及时查明原因，报告防疫物资管理小组，并采取相应的处理措施。使用管理使用申请1.使用部门根据实际工作需要，填写防疫物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.领用申请表经审批后，提交给仓储部门，仓储部门根据库存情况进行发放。使用规范1.行政部门应制定防疫物资使用规范和标准，指导员工正确使用防疫物资。2.使用部门应按照使用规范和标准，合理使用防疫物资，避免浪费。3.员工在使用防疫物资过程中，如发现物资质量问题或使用效果不佳，应及时向行政部门反馈。使用记录1.使用部门应建立防疫物资使用记录，详细记录物资的领用时间、使用人员、使用数量、用途等信息。2.使用记录应妥善保存，以备后续查询和统计分析。处置管理报废处理1.对于过期、损坏、变质等无法使用的防疫物资，由仓储部门填写防疫物资报废申请表，注明物资名称、规格、数量、报废原因等信息，并附上相关证明材料。2.报废申请表经部门负责人审核、防疫物资管理小组审批后，进行报废处理。3.报废防疫物资应按照环保要求进行妥善处置，避免对环境造成污染。捐赠处理1.公司如有多余的防疫物资需要捐赠，由防疫物资管理小组提出捐赠方案，报公司领导审批。2.捐赠方案应明确捐赠物资的种类、数量、接收单位等信息，并办理相关捐赠手续。3.捐赠物资应做好记录，包括捐赠时间、接收单位、物资名称、数量等信息。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对防疫物资管理情况进行审计，检查采购、存储、使用及处置等环节是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。日常检查防疫物资管理小组不定期对各部门防疫物资管理情况进行检查，重点检查物资的采购、存储、使用及处置等环节是否规范，物资账实是否相符等。对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。培训与宣传培训1.行政部门应定期组织防疫物资管理相关培训，提高员工对防疫物资管理重要性的认识，掌握防疫物资的使用方法和管理要求。2.培训内容包括防疫物资管理制度、使用规范、操作流程等方面的知识。宣传1.利用公司内部宣传栏、微信群等渠道，宣传防疫物资管理的相关政策和知识，提高员工的防疫意识和自我保护能力。2.及时发布防疫物资管理工作动态，通报物资采购、存储、使用及处置等情况，接受员工监督。附则解释权本制度由公司防疫物资管理小组负责解释。修订与废止