公司总部库存管理制度

公司总部库存管理制度一、总则（一）目的为加强公司总部库存管理，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部各部门及所属分支机构的库存管理活动，包括原材料、半成品、成品、低值易耗品等各类物资。（三）基本原则1.准确性原则：库存记录应准确反映物资的实际数量、状态和价值，确保账实相符。2.安全性原则：采取有效措施保障库存物资的安全，防止物资损坏、丢失、变质等情况发生。3.高效性原则：优化库存管理流程，提高物资出入库效率，减少库存积压和短缺。4.成本效益原则：在保证库存管理满足业务需求的前提下，合理控制库存成本，提高企业经济效益。二、库存管理职责分工（一）采购部门1.负责根据生产、销售等需求，编制物资采购计划，确保物资及时供应。2.选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购合同的执行情况。3.负责采购物资的到货验收工作，确保物资质量、数量符合要求。（二）仓储部门1.负责库存物资的存储管理，包括物资的入库、保管、出库等操作。2.建立健全库存物资台账，定期进行盘点，保证账实相符。3.对库存物资进行分类存放、标识管理，确保物资易于识别和查找。4.负责库存物资的安全防护工作，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。（三）生产部门1.根据生产计划，合理领用库存物资，确保生产顺利进行。2.协助仓储部门做好物资的盘点工作，及时反馈物资使用情况和需求信息。（四）销售部门1.根据销售订单，及时安排发货，确保客户订单按时交付。2.反馈客户对产品质量、包装等方面的意见和建议，协助相关部门改进工作。（五）财务部门1.负责库存物资的核算工作，定期与仓储部门核对账目，确保财务数据的准确性。2.参与库存盘点工作，对盘盈、盘亏等情况进行账务处理。3.对库存成本进行分析和控制，为企业决策提供财务支持。（六）审计部门1.定期对库存管理情况进行审计，检查库存管理制度的执行情况。2.对库存物资的采购、存储、使用等环节进行监督，发现问题及时提出整改意见。三、库存物资采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据生产、销售、维修等业务需求，提前制定物资需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门结合库存状况、市场供应情况等因素，对各部门的物资需求计划进行汇总和审核，编制年度、季度、月度采购计划。3.采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息，确保采购计划的准确性和可操作性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估。2.选择合格的供应商，并与之签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购合同签订与执行1.采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保合同的完整性和合法性。2.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。3.如因供应商原因导致物资无法按时交付或质量不符合要求，采购部门应及时采取措施，如催货、换货、退货等，并追究供应商的违约责任。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知仓储部门进行验收。2.仓储部门应按照采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行验收。3.验收合格的物资应及时办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。四、库存物资存储管理（一）仓库规划与布局1.根据物资的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、低值易耗品区等。2.对各存储区域进行标识管理，明确物资的存放位置和范围，便于物资的查找和管理。（二）物资入库管理1.物资到货后，仓储部门应核对送货单、采购合同等相关凭证，确认物资的名称、规格型号、数量等信息无误后，方可办理入库手续。2.对入库物资进行质量检验，合格的物资应及时入库存储，不合格的物资应及时隔离存放，并通知采购部门处理。3.办理入库手续时，仓储部门应填写入库单，详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息，并将入库单及时传递给财务部门。（三）物资保管管理1.仓储部门应根据物资的特性，采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保物资的安全。2.对库存物资进行定期盘点和检查，及时发现物资的损坏、变质、丢失等情况，并采取相应的措施进行处理。3.对库存物资进行标识管理，标明物资的名称、规格型号、数量、入库日期、保质期等信息，便于物资的识别和管理。（四）物资出库管理1.各部门领用物资时，应填写领料单，注明物资的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经相关负责人审批后，方可到仓储部门办理领料手续。2.仓储部门应根据领料单，核对物资的库存情况，确认无误后，办理物资出库手续，并填写出库单，详细记录物资的出库日期、名称、规格型号、数量、领用部门等信息。3.对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领料制度，严格控制物资的领用数量。五、库存盘点管理（一）盘点计划制定1.仓储部门应定期制定库存盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点计划应报财务部门审核，经公司领导批准后实施。（二）盘点实施1.按照盘点计划，组织相关人员对库存物资进行全面盘点，包括实地盘点和账实核对。2.盘点人员应认真填写盘点表，详细记录物资的实际数量、状态、存放位置等信息，并与库存台账进行核对。3.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行记录。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，仓储部门应根据盘点结果编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等内容。2.财务部门对盘点报告进行审核，并根据审核结果进行账务处理。3.对于盘盈、盘亏的物资，应按照相关规定进行审批处理，如查明原因后追究相关人员的责任、调整库存账目等。六、库存成本控制（一）库存成本核算1.财务部门应按照相关会计准则和制度，对库存物资的成本进行核算，包括采购成本、运输成本、仓储成本等。2.库存物资的采购成本应包括物资的购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。3.仓储成本应包括仓库租金、设备折旧、人工费用、水电费等。（二）库存成本分析1.定期对库存成本进行分析，找出影响库存成本的主要因素，如库存积压、物资损耗、采购价格波动等。2.根据库存成本分析结果，提出降低库存成本的措施和建议，如优化采购计划、加强库存管理、合理控制库存水平等。（三）库存成本控制措施1.优化采购流程，降低采购成本，如通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商，争取更优惠的采购价格。2.加强库存管理，减少库存积压和短缺，如合理控制库存水平、优化库存结构、及时处理呆滞物资等。3.降低物资损耗，提高物资利用率，如加强物资的保管和维护、合理安排物资的使用等。4.合理控制仓储成本，如优化仓库布局、提高仓库空间利用率、降低仓库运营费用等。七、库存信息化管理（一）库存管理系统建设1.建立库存管理信息系统，实现库存物资的信息化管理，包括物资采购、入库、保管、出库、盘点等环节的实时监控和数据处理。2.库存管理信息系统应与公司的其他业务系统，如财务系统、生产系统、销售系统等进行集成，实现数据的共享和交换。（二）数据录入与维护1.仓储部门应及时将库存物资的相关信息录入库存管理信息系统，确保数据的准确性和及时性。2.定期对库存管理信息系统中的数据进行维护和更新，如物资信息的修改、删除，库存数量的调整等。（三）信息查询与分析1.各部门可以通过库存管理信息系统查询库存物资的相关信息，如库存数量、出入库记录、库存成本等。2.利用库存管理信息系统提供的数据分析功能，对库存管理情况进行分析和评估，为企业决策提供支持。八、库存安全管理（一）安全制度建设1.建立健全库存安全管理制度，明确库存安全管理的职责、流程和要求。2.制定库存安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处理措施。（二）安全设施配备1.在仓库内配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、通风设备、防潮设备等，确保库存物资的安全。2.定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。（三）人员安全培训1.对仓库管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。2.培训内容包括消防安全知识、防盗知识、物资保管知识等。（四）安全检查与隐患排查1.定期对仓库进行安全检查，检查内容包