软件公司存货管理制度

软件公司存货管理制度一、总则（一）目的为加强公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的操作流程，确保存货的安全完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与存货相关的部门和业务活动，包括但不限于研发部门、采购部门、仓库管理部门、财务部门等。（三）基本原则1.准确性原则：确保存货数量、价值的记录准确无误，为财务报表和决策提供可靠依据。2.及时性原则：及时处理存货的采购、验收、存储、发出等业务，避免积压或缺货。3.安全性原则：保障存货的物理安全，防止存货被盗、损坏、变质等情况发生。4.成本效益原则：在保证存货正常供应和质量的前提下，合理控制存货成本，提高经济效益。二、存货的分类与计价（一）存货分类1.原材料：指用于软件研发、生产过程中消耗的各种材料，如服务器硬件、存储设备、办公用品等。2.在产品：正在研发过程中的软件产品，包括代码编写、测试、优化等各个阶段的半成品。3.库存商品：已完成研发、测试，具备销售条件的软件产品。4.周转材料：多次使用但不符合固定资产定义的材料，如包装材料、工具等。（二）存货计价1.原材料：按实际采购成本计价，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.在产品：按照研发过程中实际发生的成本计价，包括直接材料、直接人工、制造费用等。3.库存商品：以完工产品的实际成本计价，包括研发成本、测试成本、维护成本等。4.周转材料：采用一次转销法或分次摊销法进行摊销，计入相关成本费用。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.需求预测销售部门应定期（每月/季度）向采购部门提供软件产品销售预测数据，包括预计销售量、销售价格等信息。研发部门根据软件产品的研发计划和市场需求，向采购部门提供原材料、零部件等的需求预测，明确规格、型号、数量等要求。2.采购计划编制采购部门结合销售预测和研发需求，综合考虑现有存货库存水平、安全库存要求等因素，编制月度/季度采购计划。采购计划应详细列出采购项目、规格型号、数量、预计采购日期、供应商等信息，并经采购部门负责人审核后报公司管理层审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商评估体系，从供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。通过市场调研、供应商推荐、行业口碑等途径收集潜在供应商信息，并进行初步筛选。2.供应商评审对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力等情况。组织相关部门（如研发、质量、财务等）对供应商进行综合评审，确定合格供应商名单，并签订采购合同。3.供应商动态管理定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整供应商等级和合作策略。对于出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（三）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购部门应根据采购计划与选定的供应商签订采购合同，明确采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法务部门审核后，由双方签字盖章生效。2.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。对于采购过程中出现的变更事项（如采购数量、交货期、产品规格等变更），采购部门应及时与供应商协商签订补充协议，并报公司相关部门备案。（四）采购验收1.验收标准制定质量部门应根据采购合同和相关质量标准，制定原材料、零部件、软件产品等的验收标准和检验规范。验收标准应明确产品的外观、性能、功能、数量、规格等方面的要求。2.验收流程采购的存货到货后，仓库管理部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门按照验收标准对存货进行检验，填写验收报告，注明验收结果（合格、不合格）及不合格原因。对于验收合格的存货，办理入库手续；对于验收不合格的存货，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。四、存货存储管理（一）仓库规划与布局1.仓库选址：根据公司业务发展和物流需求，选择交通便利、地势较高、通风良好、安全可靠的仓库地址。2.仓库分区：按照存货的类别、用途、存储条件等因素，对仓库进行合理分区，如原材料区、在产品区、库存商品区、周转材料区、退货区等。3.货位规划：在每个仓库分区内，根据存货的特点和出入库频率，规划货位布局，设置明显的货位标识，便于存货的存放和查找。（二）存货入库1.入库准备：仓库管理部门在收到采购部门的到货通知后，应做好入库前的准备工作，包括清理货位、准备搬运工具、安排验收人员等。2.入库验收：仓库管理部门会同质量部门对到货存货进行验收，核对存货的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同和验收报告一致。3.入库手续办理：验收合格的存货，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单，注明存货名称、规格型号、数量、入库日期、供应商等信息，并将入库单分别传递给采购部门、财务部门等相关部门。（三）存货存储1.存储条件控制：根据存货的特性，对不同类别的存货采取相应的存储条件，如温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等措施，确保存货质量不受影响。2.存货保管：仓库管理部门应定期对存货进行检查和盘点，查看存货的存储状况是否良好，有无损坏、变质、丢失等情况。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.库存安全管理：加强仓库的安全保卫工作，设置门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入仓库。同时，做好防火、防盗、防潮、防虫等安全防范措施，确保存货安全。（四）存货出库1.出库申请：各部门根据业务需要，填写出库申请单，注明存货名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给仓库管理部门。2.出库审批：仓库管理部门对出库申请单进行审核，核实库存情况和审批权限，确保出库申请的合理性和合规性。对于超出库存限额或不符合规定的出库申请，应及时与申请部门沟通协调。3.出库发货：仓库管理部门根据审核通过的出库申请单，办理存货出库手续，填写出库单，注明存货名称、规格型号、数量、出库日期、领用部门等信息，并组织发货。发货过程中，应认真核对存货的数量、规格、型号等，确保发货准确无误。五、存货盘点管理（一）盘点计划制定1.盘点周期确定：公司应定期对存货进行盘点，年度全面盘点一次，季度或月度进行局部盘点。2.盘点范围确定：明确每次盘点的存货范围，包括原材料、在产品、库存商品、周转材料等所有存货类别。3.盘点人员安排：成立盘点小组，由仓库管理部门、财务部门、质量部门等相关人员组成。明确各小组成员的职责分工，确保盘点工作顺利进行。（二）盘点前准备1.存货整理：在盘点前，仓库管理部门应对存货进行清理和整理，确保存货摆放整齐、标识清晰，便于盘点。2.账目核对：财务部门应在盘点前核对存货明细账与总账、仓库台账等账目，确保账账相符。同时，对存货的出入库业务进行截止性测试，确保盘点日前后的出入库记录准确无误。3.盘点工具准备：准备好盘点所需的工具，如盘点表、计算器、标签、封条等。（三）盘点实施1.实地盘点：盘点小组按照预先确定的盘点范围和方法，对存货进行实地逐一清点。在盘点过程中，应认真记录存货的实际数量、规格型号、存放位置等信息，并在盘点表上签字确认。2.差异记录：对于盘点过程中发现的账实不符情况，应详细记录差异的存货名称、规格型号、数量、差异原因等信息，并及时查明原因。3.复盘：盘点结束后，应对部分存货进行复盘，以验证盘点结果的准确性。复盘比例应不低于总盘存数的[X]%。（四）盘点结果处理1.差异分析：财务部门会同仓库管理部门等相关部门对盘点差异进行分析，查找差异产生的原因，如采购误差、出入库记录错误、存货丢失或损坏等。2.账务调整：根据盘点结果和差异分析情况，财务部门及时进行账务调整，确保账实相符。调整分录应经财务负责人审核批准后进行账务处理。3.报告编制：盘点工作结束后，盘点小组应编制盘点报告，详细说明盘点范围、方法、结果、差异原因及处理情况等内容。盘点报告经公司管理层审核后存档。六、存货成本核算与分析（一）存货成本核算方法1.原材料成本核算：采用加权平均法计算原材料的发出成本，计算公式为：加权平均单位成本=（期初结存存货成本+本期购入存货成本）÷（期初结存存货数量+本期购入存货数量）；本期发出存货成本=本期发出存货数量×加权平均单位成本。2.在产品成本核算：根据软件研发的特点，采用作业成本法或约当产量法计算在产品的成本。作业成本法是将研发过程中的各项作业所消耗的资源分配到在产品中，计算在产品成本；约当产量法是将在产品按照完工程度折算为相当于完工产品的产量，然后按照完工产品与在产品的数量比例分配成本。3.库存商品成本核算：按照先进先出法、加权平均法或个别计价法计算库存商品的发出成本。公司应根据实际情况选择合适的成本核算方法，并保持一致性。4.周转材料成本核算：采用一次转销法或分次摊销法进行周转材料的成本核算。一次转销法是在领用周转材料时，将其成本一次性计入相关成本费用；分次摊销法是根据周转材料的预计使用次数，将其成本分摊计入各期成本费用。（二）存货成本分析1.成本构成分析：定期对存货成本进行分析，了解存货成本的构成情况，包括采购成本、存储成本、管理成本等各部分所占比例，找出成本控制的关键点。2.成本变动分析：分析存货成本在不同期间的变动情况，与预算成本、历史成本进行比较，找出成本变动的原因，如采购价格波动、库存积压、生产效率变化等。3.成本效益分析：评估存货成本与存货所带来的经济效益之间的关系，如存货周转率、销售毛利率等指标，判断存货管理的效益水平，为存货管理决策提供依据。七、存货内部控制与监督（一）内部控制制度1.职责分工：明确采购部门、仓库管理部门、财务部门、质量部门等各部门在存货管理中的职责分工，确保各部门之间相互制约、相互监督。2.授权审批：建立存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的授权审批制度，明确审批流程和审批权限，防止未经授权的业务操作。3.内部审计：定期开展存货管理的内部审计工作，检查存货管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改效果。（二）监督检查1.定期检查：公司内部审计部门应定期对存货管理情况进行检查，包括存货的采购、验收、存储、发出、盘点等环节，检查相关制度的执行情况和业务操作的规范性。2