部门业务文档管理制度

部门业务文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门业务文档的规范化管理，确保业务文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促进公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门业务文档的管理，包括但不限于各类合同、协议、报告、文件、记录、图表等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司设立专门的文档管理部门或岗位，对各部门业务文档进行统一规划、协调和监督管理。2.分级负责原则：各部门负责人为本部门业务文档管理的第一责任人，负责本部门业务文档的收集、整理、归档和保管等工作。3.规范标准原则：制定统一的业务文档管理规范和标准，确保文档格式、内容结构等符合要求。4.安全保密原则：加强业务文档的安全保密措施，防止文档泄露、丢失或损坏，确保公司商业机密和敏感信息的安全。二、文档分类与编号（一）文档分类1.合同协议类：包括各类业务合同、合作协议、租赁合同等。2.报告文件类：如项目报告、工作汇报、规章制度、通知公告等。3.记录表单类：考勤记录、销售记录、采购记录、财务报表等。4.技术资料类：产品设计图纸、技术方案、工艺流程等。5.其他类：不属于上述分类的其他业务文档。（二）编号规则1.合同协议类编号：[年份][部门代码][合同序号]，例如：2023Sales001，表示2023年销售部门的第1份合同。2.报告文件类编号：[年份][部门代码][文件类别代码][文件序号]，如2023HRRule002，代表2023年人力资源部门的第2条规章制度。3.记录表单类编号：[年份][部门代码][记录类型代码][记录序号]，例如2023FinanceSalesRecord005，即2023年财务部门的第5份销售记录。4.技术资料类编号：[年份][部门代码][技术类别代码][资料序号]，如2023ProductDesign010，表示2023年产品部门的第10份设计图纸。5.其他类编号：[年份][部门代码][其他类别代码][文档序号]。其中，部门代码根据公司部门设置进行统一编码，文件类别代码、记录类型代码、技术类别代码、其他类别代码等根据实际业务需求进行设定。三、文档的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责业务文档的收集工作，确保各类业务文档及时、完整地收集。2.在业务活动开展过程中，相关人员应及时将产生的业务文档提交给负责收集的人员，不得拖延或遗漏。3.对于外部接收的业务文档，如客户来函、供应商文件等，应进行登记并及时传递给相关部门。（二）整理规范1.收集到的业务文档应按照分类标准进行初步分类。2.对每份文档进行编号，确保编号的唯一性和连续性。3.检查文档的完整性，对于缺失页、内容不清晰等问题的文档，应及时与相关人员沟通补充或修正。4.对文档进行排序，可按照时间顺序、重要程度等进行排列，以便于后续查找和使用。5.对于需要装订的文档，应确保装订整齐、牢固，页面顺序正确。四、文档的归档与保管（一）归档流程1.整理后的业务文档由各部门收集人员定期提交给部门负责人进行审核。2.部门负责人审核通过后，将文档移交至公司统一的文档管理部门或岗位进行归档。3.文档管理部门按照规定的分类和编号规则，将归档文档存放至相应的档案柜或电子存储系统中。（二）保管方式1.纸质文档保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。按照档案类别和年份进行分区存放，便于查找和管理。2.电子文档保管：建立电子文档管理系统，对电子文档进行分类存储。定期对电子文档进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作电子文档。（三）保管期限1.合同协议类：一般保管期限为自合同履行完毕或协议终止后[X]年。2.报告文件类：重要的报告文件保管期限为[X]年，一般性文件保管期限为[X]年。3.记录表单类：根据实际业务需求确定保管期限，一般不少于[X]年。4.技术资料类：与产品或项目相关的技术资料，保管期限至产品停产或项目结束后[X]年。5.其他类：根据具体情况确定保管期限。在保管期限届满后，经相关部门负责人审核，确无留存必要的文档，可按照规定的程序进行销毁。五、文档的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅业务文档，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅目的、文档名称和编号等信息，经所在部门负责人批准后，到文档管理部门查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的业务文档，需经公司高层领导批准方可查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《文档查阅申请表》，提交给所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请表交至文档管理部门。3.文档管理部门根据申请表提供相应的文档，并登记查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在指定的地点查阅文档，不得擅自将文档带出或复制，如需复制，应按照规定另行申请。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅业务文档的，需填写《文档借阅申请表》，经所在部门负责人和文档管理部门负责人批准后，方可借阅。2.重要或机密文档的借阅，还需经公司高层领导批准。（四）借阅流程1.借阅人填写《文档借阅申请表》，依次提交部门负责人和文档管理部门负责人审批。2.审批通过后，文档管理部门向借阅人提供文档，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上涂改、标记或损坏。4.借阅人应在规定的时间内归还文档，如需延期归还，应提前办理续借手续。六、文档的变更与废止（一）变更管理1.业务文档在使用过程中如需进行修改、补充或更新，应填写《文档变更申请表》，说明变更的原因、内容和影响等。2.《文档变更申请表》经相关部门负责人和文档管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.批准后的变更申请由原文档编制部门负责实施变更，并及时将变更后的文档提交给文档管理部门进行更新归档。4.文档管理部门应对变更后的文档进行标记和记录，注明变更日期、变更内容和变更批准人等信息。（二）废止管理1.当业务文档不再适用或已被新的文档替代时，原文档编制部门应填写《文档废止申请表》，说明废止的原因和依据。2.《文档废止申请表》经相关部门负责人和文档管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.批准废止的文档由文档管理部门进行封存或销毁，并在文档管理系统中进行相应的标记。4.涉及重要或机密信息的废止文档，应按照公司的保密规定进行处理，确保信息安全。七、文档的安全与保密（一）安全措施1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，定期进行检查和维护，确保设施正常运行。2.对电子文档管理系统设置安全访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行安全扫描和漏洞修复，保障系统安全稳定。3.加强对文档管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致文档丢失、损坏或泄露。（二）保密措施1.明确业务文档的保密级别，对涉及公司商业机密、技术秘密、客户信息等敏感内容的文档，应采取严格的保密措施。2.与接触保密文档的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。3.限制保密文档的接触范围，仅允许经过授权的人员在规定的场所查阅和使用。4.对保密文档的存储、传输和处理过程进行加密，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门业务文档管理情况进行监督检查，检查内容包括文档的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、变更与废止等环节。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将业务文档管理工作纳入各部门绩效考核体系，对文档管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励