食堂政府采购管理制度

食堂政府采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司食堂政府采购行为，加强对食堂物资采购的管理与监督，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高资金使用效益，保障公司食堂的正常运营和食品安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所需各类食品原材料、厨房设备、餐具、办公用品及其他相关物资的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量合格、安全可靠的物资，保障公司员工的饮食健康。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败行为发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立食堂采购管理小组，由公司行政部门负责人、财务部门负责人、食堂主管及员工代表组成。采购管理小组负责审议食堂采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门公司行政部门作为食堂采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据公司食堂需求和库存情况，编制采购计划。2.选择合格的供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。5.定期对采购工作进行总结和分析，不断改进采购管理工作。（三）相关部门职责1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购款项的支付手续。2.食堂主管提供食堂物资需求信息，协助行政部门编制采购计划。参与供应商的评估和选择，对采购物资的质量进行验收。负责食堂物资的库存管理，定期盘点库存。3.员工代表参与采购管理小组会议，对采购工作提出意见和建议。收集员工对食堂物资的需求和反馈，协助行政部门做好采购工作。三、采购计划管理（一）计划编制依据1.公司食堂的用餐人数、用餐标准及菜品供应计划。2.食堂现有物资的库存情况。3.市场价格波动情况及季节性食材供应特点。（二）计划编制流程1.每月末，食堂主管根据次月食堂用餐人数、菜品供应计划及库存情况，填写《食堂采购计划表》，详细列出各类物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.行政部门采购人员对《食堂采购计划表》进行审核，结合市场价格波动情况及库存实际，对采购计划进行调整和完善。3.采购计划经采购管理小组审议通过后，由行政部门负责组织实施。（三）计划调整在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，食堂主管应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容及预计影响，并按原审批流程报采购管理小组审批。经批准后，行政部门采购人员按照调整后的采购计划组织采购。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.组织相关人员对初步筛选合格的供应商进行实地考察，实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。4.根据实地考察结果，综合评估供应商的综合实力，选择合格的供应商纳入公司食堂供应商名录。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价方式包括日常考核、定期评估、问卷调查、实地走访等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。（三）供应商档案管理1.为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、食品生产许可证或食品经营许可证复印件、产品质量检测报告、合作合同、交易记录、评价记录等。2.定期更新供应商档案信息，确保档案信息的真实性、完整性和有效性。五、采购流程（一）采购申请食堂主管根据食堂物资库存情况和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格、数量、用途、申请日期等信息，并提交行政部门采购人员。（二）采购审批1.行政部门采购人员对《采购申请表》进行初审，核实申请物资的必要性和合理性。2.初审通过后，报行政部门负责人审批。对于金额较大或重要物资的采购申请，需报采购管理小组审议通过。3.审批通过后的《采购申请表》作为采购执行的依据。（三）采购实施1.采购人员根据审批通过的《采购申请表》，选择合适的供应商进行采购。对于批量采购或金额较大的物资，应通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。2.采购人员与供应商就采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采购人员应及时跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商无法按时交货或产品质量问题等情况，应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施。（四）物资验收1.物资到货前，采购人员应及时通知食堂主管和相关验收人员做好验收准备工作。2.物资到货时，验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行严格验收。对于食品原材料，还应检查其生产日期、保质期、检验检疫证明等文件。3.验收合格的物资，验收人员应在送货单或验收单上签字确认，并及时办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货处理。（五）付款结算1.采购物资验收合格且入库后，采购人员应及时整理相关发票、送货单、验收单等资料，填写《付款申请表》，报财务部门审核。2.财务部门审核人员对《付款申请表》及相关资料进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性。审核无误后，报财务部门负责人审批。3.财务部门负责人审批通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。付款方式应根据合同约定和公司财务规定执行，原则上应通过银行转账方式支付，确保资金支付的安全和规范。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食堂采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。2.采购管理小组对采购工作进行不定期检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.行政部门内部应建立采购工作定期汇报制度，采购人员定期向部门负责人汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中存在的问题。（二）外部监督1.接受公司员工对食堂采购工作的监督，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于员工的举报，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。2.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的食品安全、价格检查等工作，及时整改存在的问题。七、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、物资供应短缺、供应商垄断等风险。2.质量风险：包括采购物资质量不合格、食品安全问题等风险。3.合同风险：包括采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.人员风险：包括采购人员违规操作、贪污受贿等风险。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对采购风险进行分类排序，确定重点风险领域和风险控制点。（三）风险应对1.针对市场风险，建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机和采购数量；与多个供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商；加强与行业协会、政府部门的沟通协调，及时获取物资供应信息。2.针对质量风险，加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量；加强采购物资的验收管理，确保不合格物资不入库；建立食品安全追溯体系，加强对食品原材料的源头管控。3.针对合同风险，加强采购合同的审核管理，确保合同条款合法合规、明确清晰；加强合同执行过程的监督，及时处理合同纠纷；建立合同档案管理制度，妥善保管采购合同及相关资料。4.针对人员风险，加强对采购人员的培训教育，提高采购人员的业