軟件公司合同管理制度

軟件公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织签订的各类软件相关合同，包括但不限于软件开发合同、软件销售合同、软件服务合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、法务人员、财务人员等组成。合同管理委员会的主要职责如下：1.审议合同管理制度及重大合同事项。2.对重大合同的签订、履行、变更、解除等进行决策。3.协调解决合同管理过程中出现的重大问题。（二）法务部门法务部门是公司合同管理的归口部门，负责合同的法律审查、风险防范等工作。其主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度。2.参与合同的起草、审核、签订等工作。3.对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同纠纷。4.负责合同纠纷的处理，维护公司的合法权益。（三）业务部门业务部门是合同的具体承办部门，负责合同的洽谈、起草、签订、履行等工作。其主要职责如下：1.负责与客户进行合同洽谈，了解客户需求，拟定合同条款。2.将合同草案提交法务部门进行法律审查。3.根据法务部门的审查意见，对合同草案进行修改完善，并提交合同管理委员会审议。4.负责合同的签订、履行等工作，及时向法务部门反馈合同履行情况。（四）财务部门财务部门负责合同的财务审核、款项收付等工作。其主要职责如下：1.对合同的财务条款进行审核，确保合同的财务条款符合公司财务制度的规定。2.负责合同款项的收付工作，及时核对款项到账情况。3.对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供依据。三、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据与客户洽谈的结果，拟定合同草案。合同草案应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同草案应使用公司统一的合同模板，如无统一模板，应按照公司的合同格式要求进行起草。（二）合同的审核1.业务部门将合同草案提交法务部门进行法律审查。法务部门应在收到合同草案后的[X]个工作日内完成审查工作，并出具审查意见。2.法务部门主要从以下几个方面对合同草案进行审查：合同的合法性：合同是否符合国家法律法规的规定。合同的完整性：合同条款是否齐全，是否明确了双方的权利义务。合同的风险防范：合同是否存在风险点，是否采取了有效的风险防范措施。合同的文字表述：合同文字表述是否准确、清晰，是否存在歧义。3.业务部门根据法务部门的审查意见，对合同草案进行修改完善。如双方对审查意见存在分歧，由合同管理委员会进行协调解决。（三）合同的审批1.经法务部门审查通过的合同草案，提交合同管理委员会进行审批。合同管理委员会应在收到合同草案后的[X]个工作日内完成审批工作。2.合同管理委员会主要从以下几个方面对合同草案进行审批：合同的必要性：合同是否符合公司的业务发展需要。合同的可行性：合同是否具有可操作性，是否能够实现公司的预期目标。合同的风险评估：合同的风险是否可控，是否采取了有效的风险应对措施。合同的经济效益：合同是否能够为公司带来经济效益。3.经合同管理委员会审批通过的合同，方可签订。（四）合同的签订1.合同由业务部门负责人代表公司与对方签订。签订合同前，业务部门应确保对方具有合法的签约主体资格，并要求对方提供有效的营业执照、授权委托书等证明文件。2.合同签订时，应使用公司统一的合同专用章。合同专用章由专人保管，使用时应履行审批手续。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.业务部门在合同签订后，应根据合同约定制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、工作内容、责任人及时间节点等。2.合同履行计划应报法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并及时向法务部门、财务部门等相关部门反馈合同履行情况。2.法务部门、财务部门等相关部门应定期对合同履行情况进行跟踪与监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如发函催告、要求对方提供担保等，并向法务部门报告。（三）合同款项的收付1.财务部门应按照合同约定及时办理合同款项的收付工作。在办理款项收付前，应核对合同条款、发票等相关资料，确保款项收付的准确性。2.业务部门应配合财务部门做好合同款项的收付工作，及时提供相关资料和信息。3.如因合同变更等原因需要调整合同款项的，业务部门应及时与对方协商，并签订补充协议，报法务部门、财务部门等相关部门备案。五、合同的变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利义务等条款，并报法务部门、财务部门等相关部门备案。3.变更协议签订后，业务部门应按照变更后的合同约定履行义务。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现下列情形之一的，业务部门可以解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的。在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的。对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的。对方有其他违约行为致使合同目的不能实现的。法律规定的其他情形。2.业务部门解除合同前，应及时向法务部门报告，并按照法律规定和合同约定办理相关手续。3.合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定办理结算、清理等手续。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.业务部门在合同签订前，应充分了解对方的资信状况、经营情况等，对合同风险进行评估，并采取相应的风险防范措施。2.法务部门应加强对合同签订、履行等过程的法律指导和监督，及时发现和解决合同纠纷隐患。3.公司应加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。（二）纠纷的处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关资料和信息。2.法务部门应在收到报告后的[X]个工作日内进行调查了解，并提出处理意见。3.如纠纷涉及金额较小或情况较为简单的，由法务部门与业务部门共同协商处理；如纠纷涉及金额较大或情况较为复杂的，由合同管理委员会研究决定处理方案。4.纠纷处理过程中，如需要通过诉讼或仲裁等方式解决的，法务部门应及时聘请律师或仲裁员进行处理，并按照法律程序办理相关手续。（三）纠纷处理的原则1.依法处理原则：合同纠纷的处理应严格遵守国家法律法规的规定。2.公平公正原则：合同纠纷的处理应公平公正，维护双方的合法权益。3.及时处理原则：合同纠纷应及时处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。七、合同的归档与保管（一）合同的归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关资料送法务部门归档。2.法务部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，并建立合同档案台账。3.合同档案应包括合同正本、副本、变更协议、解除协议、往来函件、诉讼或仲裁文件等相关资料。（二）合