规范公司开会管理制度

规范公司开会管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专项工作会议、临时会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应主题明确、议程紧凑，避免冗长和无效讨论，以提高工作效率。2.充分准备原则：会前需明确会议目的、议程和参会人员，做好相关资料准备，确保会议顺利进行。3.务实创新原则：会议内容应紧密围绕工作实际，注重解决问题，鼓励创新思维和方法。4.责任落实原则：会议明确的工作任务和责任需有专人跟进落实，确保会议决策得到有效执行。二、会议分类及组织（一）公司例会1.会议周期：每周[x]举行一次，如遇节假日则提前或顺延。2.参会人员：公司高层管理人员、各部门负责人等。3.会议内容：各部门汇报上周工作进展、本周工作计划及需协调解决的问题。公司领导通报公司整体运营情况、重大决策及工作部署。讨论并决策公司重要事项。4.组织部门：由总经理办公室负责组织，提前[x]天发布会议通知。（二）部门会议1.会议周期：部门根据工作需要自行安排，原则上每周至少召开一次。2.参会人员：部门全体成员。3.会议内容：部门负责人传达公司例会精神及工作要求。总结部门上周工作，分析存在问题，制定本周工作计划。讨论部门内部管理及工作协调相关事宜。4.组织部门：由各部门自行组织，提前[x]天发布会议通知。（三）专项工作会议1.会议周期：根据专项工作进展情况适时召开。2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人、工作人员及相关领导。3.会议内容：汇报专项工作进展情况、存在问题及解决方案。协调专项工作中的资源配置、进度安排等事项。讨论专项工作中的重大决策及关键问题。4.组织部门：由专项工作牵头部门负责组织，提前[x]天发布会议通知。（四）临时会议1.会议周期：根据工作突发情况或紧急事项随时召开。2.参会人员：根据会议主题确定相关人员。3.会议内容：针对突发或紧急事项进行讨论、决策及工作部署。4.组织部门：由相关领导或部门提出申请，经批准后由总经理办公室或相关部门负责组织，及时发布会议通知。三、会议准备（一）会议发起1.公司例会由总经理办公室发起，部门会议由各部门负责人发起，专项工作会议由牵头部门负责人发起，临时会议由相关领导或部门提出申请。2.发起会议时需填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。（二）资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关资料，如汇报材料、数据报表、文件资料等。2.资料应确保准确、完整、清晰，提前发送给参会人员，以便参会人员做好准备。（三）会议通知1.会议发起部门应提前[x]天（公司例会提前[x]天）发布会议通知，通知可采用邮件、内部办公系统等方式。2.会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，重要会议还应注明会议要求和注意事项。（四）场地布置1.根据会议规模和类型，合理安排会议场地，确保场地整洁、舒适、通风良好。2.摆放会议桌椅，调整投影仪、音响设备等，确保设备正常运行。3.在会议桌上摆放会议资料、文具等物品。四、会议纪律（一）参会要求1.参会人员应提前[x]分钟到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、随意走动等。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、私下交谈。（二）发言规范1.参会人员发言应主题明确、条理清晰、简洁明了，避免冗长和无关的发言。2.发言时应尊重他人，不得打断他人发言，如有不同意见应在他人发言结束后再进行阐述。3.涉及公司机密信息的发言，应严格遵守公司保密制度，不得泄露。（三）会议记录1.公司例会、专项工作会议等重要会议应由专人负责会议记录。2.会议记录应准确记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。3.会议记录应在会议结束后[x]个工作日内整理完毕，并发送给参会人员及相关部门。五、会议决策及执行（一）决策流程1.会议讨论过程中，应充分听取各方意见，对决策事项进行充分论证和分析。2.对于重大决策事项，应进行表决，表决方式可采用举手、投票等方式。3.会议形成的决议事项应明确责任部门、责任人及完成时间。（二）决策执行1.责任部门和责任人应按照会议决议事项制定详细的工作计划，并认真组织实施。2.在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向相关领导汇报，并积极寻求解决方案。3.总经理办公室或相关部门应定期对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，确保决策得到有效执行。六、会议后续工作（一）会议总结1.会议结束后，会议组织者应对会议进行总结，分析会议效果，总结经验教训。2.会议总结应包括会议主题、议程安排、参会人员表现、决策事项执行情况等内容。（二）问题跟踪1.对会议中提出的问题及决策事项的执行情况进行跟踪，确保问题得到解决，决策事项得到有效执行。2.定期对问题跟踪情况进行汇报，如问题仍未解决，应及时协调相关部门和人员进行处理。（三）资料归档1.会议结束后，会议组织者应将会议资料进行整理归档，包括会议通知、会议记录、汇报材料、决议文件等。2.会议资料应按照公司档案管理规定进行分类存放，以便日后查阅。七、会议费用管理（一）费用标准1.会议场地租赁费用、设备租赁费用等应根据公司相关标准执行。2.会议期间的餐饮费用应严格控制，原则上每人每餐不超过[x]元。（二）费用报销1.会议费用报销应按照公司财务制度进行，报销时需提供相关发票、会议通知、会议记录等凭证。2.报