销售公司样品管理制度

销售公司样品管理制度一、总则（一）目的为加强公司样品管理，规范样品的申请、使用、保管、归还及处置等流程，确保样品的安全与合理使用，有效支持销售业务开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售相关样品的管理，包括但不限于产品实物样品、演示模型、宣传资料样品等。（三）原则1.规范管理原则：建立标准化的样品管理流程，确保各项操作有章可循。2.安全保障原则：采取有效措施保障样品的安全，防止损坏、丢失等情况发生。3.合理使用原则：样品使用应与销售业务紧密结合，提高使用效率，避免浪费。4.责任明确原则：明确各环节相关人员的职责，做到责任到人。二、样品申请（一）申请主体公司销售人员、市场推广人员及其他经授权的员工可根据业务需要申请样品。（二）申请流程1.填写申请表：申请人需填写《样品申请表》，详细注明申请样品的名称、规格、数量、申请用途、预计归还日期等信息。2.提交审批：申请表经申请人所在部门负责人审核签字后，提交至销售部门经理审批。销售部门经理根据业务实际情况进行审批，对于涉及金额较大或重要样品的申请，需报公司分管领导审批。3.审批结果反馈：审批通过后，申请表交至样品管理部门；审批不通过的，由样品管理部门及时通知申请人并说明原因。（三）特殊情况申请如遇紧急业务需求，无法按照正常流程提前申请样品时，申请人应先电话向样品管理部门说明情况，经同意后可先行取用样品，但需在[具体时长]内补办申请手续。三、样品领用（一）领用流程1.确认申请：申请人凭经审批的《样品申请表》到样品管理部门办理领用手续。2.清点交接：样品管理部门工作人员根据申请表内容，与申请人共同对样品的名称、规格、数量、外观等进行仔细清点核对，并填写《样品领用登记表》，双方签字确认。3.发放样品：核对无误后，样品管理部门将样品发放给申请人，并提供必要的使用说明及注意事项。（二）领用数量限制1.申请人领用样品数量应严格按照申请表审批数量执行，不得擅自多领。2.对于常用样品，每次领用数量不得超过规定的上限，特殊情况需超量领用的，需再次提交书面申请并说明原因，经审批同意后方可领取。四、样品使用（一）使用规范1.申请人应按照申请用途合理使用样品，不得将样品用于其他无关业务。2.在样品使用过程中，要妥善保管，避免损坏、丢失、污染等情况发生。如发现样品有损坏迹象，应及时采取措施并报告样品管理部门。3.用于演示、展示等用途的样品，使用后应及时清理、归位，保持样品的整洁和完好。（二）外借管理1.如因业务需要将样品外借给客户、合作伙伴等第三方，需提前填写《样品外借申请表》，注明外借样品名称、规格、数量、外借对象、外借期限、归还方式等信息，按照样品申请审批流程进行审批。2.外借样品时，应与外借对象签订《样品外借协议》，明确双方的权利和义务，包括样品的保管责任、损坏赔偿、归还时间及方式等。3.样品管理部门应定期对外借样品进行跟踪，提醒外借对象按时归还。外借样品归还时，按照领用流程进行清点核对，如发现样品有损坏、丢失等情况，应按照协议要求外借对象进行赔偿。五、样品保管（一）保管责任1.样品管理部门负责公司样品的统一保管，指定专人负责样品的日常管理工作，确保样品存放安全、有序。2.样品保管人员应熟悉各类样品的特性和保管要求，定期对样品进行检查、盘点，确保样品数量准确、质量完好。（二）保管环境1.根据样品的特性，提供适宜的保管环境，如温度、湿度、通风等条件应符合要求。对于有特殊保管要求的样品，应采取相应的特殊保管措施。2.样品存放区域应划分明确，不同类型、规格、用途的样品应分类存放，并做好标识，便于查找和管理。（三）库存盘点1.样品管理部门应定期（每月/每季度）对样品进行盘点，编制《样品盘点表》，详细记录样品的名称、规格、数量、存放位置等信息。2.盘点结果与样品台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并编制《样品盘盈盘亏报告》，按照规定的审批流程进行处理。六、样品归还（一）归还期限1.申请人应按照申请表中注明的预计归还日期按时归还样品。如需延期归还，应提前向样品管理部门提交《样品延期归还申请表》，说明延期原因及预计归还时间，经审批同意后方可延期。2.对于外借样品，应严格按照外借协议约定的归还时间归还。（二）归还流程1.申请人归还样品时，应提前通知样品管理部门。样品管理部门安排专人与申请人共同对归还样品进行清点核对。2.核对内容包括样品的名称、规格、数量、外观、质量等，确保与领用或外借时一致。如发现样品有损坏、丢失等情况，申请人应说明原因并按照规定进行赔偿。3.经核对无误后，双方在《样品领用登记表》或《样品外借登记表》上签字确认归还情况。样品管理部门将归还样品妥善保管。七、样品处置（一）处置方式1.报废处理：对于已损坏无法修复、超过使用期限或无使用价值的样品，由样品保管人员填写《样品报废申请表》，详细说明报废原因、样品名称、规格、数量等信息，经样品管理部门负责人审核、公司分管领导审批后进行报废处理。2.变卖处理：对于部分不再使用但仍有一定价值的样品，经公司相关部门评估后，可进行变卖处理。变卖处理需按照公司资产处置相关规定执行，填写《样品变卖申请表》，注明样品基本情况、变卖方式、预计变卖价格等，经审批后进行变卖操作。变卖所得款项应及时上缴公司财务部门。（二）处置记录样品管理部门应对样品的处置情况进行详细记录，包括处置时间、处置方式、处置原因、处置结果等信息，形成《样品处置记录台账》，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对样品管理情况进行监督检查，检查内容包括样品申请、领用、使用、保管、归还及处置等各个环节的执行情况。2.样品管理部门应配合公司的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时整改落实。（二）考核机制1.建立样品管理考核机制，对样品管理相关人员的工作进行考核评价。考核指标包括样品申请审批的及时性、样品领用归还的准确性、样品保管的安全性、样品使用的合理性等。2.考核结果与员工的绩效奖金、晋升等挂钩，对于在样品管理工作中表现