轨交公司档案管理制度

轨交公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强轨交公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于轨交公司总部及所属各部门、各分支机构、全资及控股子公司。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司综合管理部门设立档案管理岗位，配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善公司档案管理的各项规章制度，并组织实施。3.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。5.负责档案的查询、借阅和利用服务工作，为公司各项工作提供档案支持。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。7.做好档案的安全保护工作，确保档案的安全与完整。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交公司档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅和利用工作，提供相关档案资料。3.遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全与保密。三、档案的分类与编号（一）档案分类轨交公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司内部管理制度、规定、办法等；公司行政事务文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、福利、晋升、调动、离职等相关文件；员工人事档案、劳动合同、社会保险资料等。3.财务审计类：财务预算、决算报告，财务报表，会计凭证，审计报告，税务资料等。4.工程建设类：工程规划、设计文件，工程招投标文件，工程合同，工程施工图纸，工程竣工验收文件等。5.运营管理类：运营计划、调度指令、行车记录、设备维护记录、安全管理文件等。6.物资设备类：物资采购计划、合同，设备采购合同、技术资料、维护保养记录等。7.科技研发类：科研项目立项、研究报告、技术成果鉴定、专利申请等相关文件。8.企业文化类：公司文化建设规划、活动记录、宣传资料等。9.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）档案编号1.采用"年度类别顺序号"的编号方法。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理类第001号档案。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份。3.类别：用两个大写字母表示档案的类别，如XZ表示行政管理类，RL表示人力资源类等。4.顺序号：用三位数字表示该类别档案的顺序编号，从001开始依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、成果报告等。4.公司举办或参加的各类会议、活动形成的文件、照片、录像等资料。5.其他应归档的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保其真实性、准确性和完整性。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的形成时间顺序，结合文件的内容和性质进行分类整理，每卷厚度一般不超过2厘米。2.人力资源类档案：按照员工类别、时间顺序进行整理，每卷以一名员工的档案材料为单位，同一员工的档案材料应集中排列。3.财务审计类档案：按照会计年度和档案类别进行整理，会计凭证应按月装订成册，财务报表、审计报告等应单独成册。4.工程建设类档案：按照工程项目的不同阶段和档案类别进行整理，每个工程项目的档案应单独组卷，工程图纸应折叠成A4规格并装订成册。5.运营管理类档案：按照运营业务的不同类别和时间顺序进行整理，每卷以一个时间段或一个业务主题为单位。6.物资设备类档案：按照物资设备的类别和型号进行整理，每卷以一种物资设备的相关文件为单位。7.科技研发类档案：按照科研项目的不同阶段和档案类别进行整理，每个科研项目的档案应单独组卷。8.企业文化类档案：按照文化活动的类别和时间顺序进行整理，每卷以一次文化活动的相关资料为单位。9.其他类档案：根据档案的具体内容和性质，参照上述方法进行整理。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门形成的档案材料，应在次年上半年整理完毕后移交公司档案管理部门归档。2.工程建设项目档案应在项目竣工验收后三个月内归档。3.科研项目档案应在项目结题后两个月内归档。（二）归档手续1.各部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、类别、年度等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门接收档案后，应对档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、公司设立及变更文件、重要会议纪要、重大合同协议等。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如公司年度工作计划与总结、一般性业务文件等。4.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性文件、一般性通知等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关闭门窗、电源等设备。六、档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司内部人员因工作需要查询档案时，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查询申请进行审核，符合查询条件的，予以批准，并安排专人协助查询。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出库房。查询过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案材料。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要必须复制或摘录的，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，应认真核对档案的数量和完整性，如发现问题应及时向档案管理部门报告。档案管理部门在确认无误后，办理归还手续。（三）特殊情况借阅1.因工作需要查阅涉及公司机密档案的，须经公司分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。2.外单位人员因工作需要查阅公司档案的，须持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅内容应严格限定在审批范围内。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及公司分管领导组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定依据根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷鉴定，确定其是否仍有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制《档案鉴定清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对《档案鉴定清册》进行审核，通过查阅档案内容、分析档案价值等方式，对每卷档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，档案鉴定小组应填写《档案销毁审批表》，经公司分管领导批准后，予以销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应采用格式化或删除等方式进行销毁，并进行数据覆盖处理，防止数据泄露。（五）销毁记录档案销毁时，应安排专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立覆盖公司所有档案的信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案。扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为常见的图像格式，如JPEG、TIFF等。2.数据录入：将档案的题名、年度、类别、保管期限、密级等元数据信息录入档案管理系统，确保数据准确、完整。3.电子档案存储：将数字化后的电子档案存储在档案管理系统服务器或其他存储设备上，并定期进行备份，确保数据安全。4.档案检索与利用：利用档案管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。用户可通过网络远程查询、借阅档案，档案管理部门应及时进行审批和处理。5.统计分析：通过档案管理系统的统计功能，对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）信息化安全管理1.建立健全