会议室密码管理制度

会议室密码管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会议室的管理，确保会议室的安全使用，规范会议室密码的设置、使用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室的密码管理。（三）基本原则1.安全性原则：保障会议室信息安全，防止未经授权的人员进入会议室。2.便捷性原则：在确保安全的前提下，为会议组织者和参会人员提供便捷的密码获取和使用方式。3.责任明确原则：明确各相关人员在会议室密码管理中的职责，确保管理工作落实到位。二、会议室密码设置（一）密码生成规则1.会议室密码由系统自动生成，采用[x]位数字和字母组合的方式，确保密码具有足够的复杂性。2.密码应包含大小写字母、数字，且不得使用连续的数字或字母，避免使用常见的单词或短语。（二）初始密码设置1.新会议室启用前，由行政部门负责设置初始密码，并记录在会议室管理台账中。2.初始密码设置完成后，应及时通知相关部门负责人，并告知其妥善保管和更改密码的注意事项。（三）密码更改1.会议组织者在预约会议室成功后，系统将自动向其发送会议室密码。会议组织者应在会议开始前[x]分钟，将密码告知参会人员。2.参会人员应在收到密码后，立即更改密码为自己熟悉且易于记忆的密码，以确保会议期间的安全性。3.如因特殊情况需要更改会议室密码，会议组织者应提前通知行政部门，并说明更改原因。行政部门在核实情况后，协助会议组织者进行密码更改操作。三、会议室密码使用（一）获取方式1.会议组织者通过公司内部的会议室预约系统预约会议室成功后，系统将自动生成会议室密码，并以短信或邮件的形式发送至会议组织者预留的手机或邮箱中。2.会议组织者应及时查看短信或邮件，获取会议室密码，并在会议开始前[x]分钟将密码告知参会人员。（二）使用时间1.会议室密码的有效期为预约会议开始时间前[x]分钟至会议结束时间后[x]分钟。在有效期内，参会人员可使用密码进入会议室。2.如参会人员在密码有效期内未进入会议室，系统将自动收回密码，会议组织者需重新获取密码并告知参会人员。（三）多次输入错误处理1.如参会人员多次输入错误密码，系统将在[x]分钟内锁定该账号，禁止其再次尝试输入密码。2.如遇账号锁定情况，参会人员可联系会议组织者或行政部门，提供相关身份信息进行解锁。行政部门在核实身份后，为其解锁账号，使其能够重新获取密码进入会议室。四、会议室密码保管（一）会议组织者责任1.会议组织者在获取会议室密码后，应妥善保管密码，不得将密码泄露给无关人员。2.会议结束后，会议组织者应及时删除手机或邮箱中保存的会议室密码，避免密码被他人获取。（二）参会人员责任1.参会人员在收到会议室密码后，应严格保密，不得将密码告知他人。2.如因特殊情况需要将密码告知他人，应提前征得会议组织者的同意，并确保接收密码的人员具有进入会议室的权限。（三）行政部门监督1.行政部门负责定期检查会议室密码的保管情况，发现问题及时督促相关人员进行整改。2.如发现会议室密码存在泄露风险，行政部门应立即采取措施，如更改密码、通知相关人员等，确保会议室的安全使用。五、会议室密码监控与审计（一）监控措施1.公司将通过会议室预约系统对会议室密码的使用情况进行实时监控，记录密码的获取时间、使用时间、输入错误次数等信息。2.行政部门定期查看监控记录，分析密码使用情况，发现异常情况及时进行调查处理。（二）审计要求1.公司内部审计部门定期对会议室密码管理制度的执行情况进行审计，检查密码设置、使用、保管等环节是否符合规定。2.审计部门在审计过程中，如有发现违规行为，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保制度的有效执行。六、违规处理（一）违规行为界定1.将会议室密码泄露给无关人员，导致会议室信息安全受到威胁。2.未按照规定更改会议室密码，或使用初始密码参加会议。3.故意破坏会议室密码管理系统，影响会议室的正常使用。（二）处理方式1.对于首次违规的员工，给予警告处分，并要求其立即整改。2.对于多次违规或造成严重后果的员工，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于罚款、降职、辞退等。3.如因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任。七、附则（一）