酒店在用物资管理制度

酒店在用物资管理制度一、总则（一）目的为加强酒店在用物资的管理，保障酒店运营的正常进行，提高物资使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有在用物资的管理，包括但不限于客房部、餐饮部、工程部、前厅部等各部门使用的各类物资。（三）基本原则1.统一管理原则：酒店设立专门的物资管理部门，对在用物资进行统一规划、采购、调配和核算。2.合理使用原则：各部门应合理使用物资，避免浪费和滥用，提高物资使用效益。3.定期盘点原则：定期对在用物资进行盘点，确保物资账实相符，及时发现和处理物资管理中存在的问题。4.成本控制原则：在保证酒店服务质量的前提下，通过科学管理，降低物资采购成本和使用成本。二、物资管理部门职责（一）采购部门1.根据各部门需求和库存情况，制定物资采购计划。2.选择合格的供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同。3.负责物资的采购、运输、验收等工作，确保物资按时、按质、按量供应。（二）仓库管理部门1.负责物资的入库、存储、保管和发放工作。2.建立物资库存台账，定期盘点，确保账实相符。3.对库存物资进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作，保证物资质量安全。（三）财务部门1.负责物资采购资金的审核和支付。2.对物资采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。3.参与物资盘点工作，监督物资管理的财务合规性。三、物资采购管理（一）采购计划制定1.各部门应于每月末向物资管理部门提交次月物资需求计划，包括物资名称、规格、数量、预计使用时间等。2.物资管理部门根据各部门需求计划，结合库存情况，制定物资采购计划。采购计划应包括采购物资的详细清单、采购时间、采购预算等。（二）供应商选择1.物资管理部门应建立供应商评估机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估。2.定期收集供应商信息，更新供应商名录，选择合格的供应商作为酒店物资采购的合作伙伴。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等。（三）采购流程1.采购人员根据采购计划向供应商发送采购订单，明确采购物资的各项要求。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，并提供发货清单和质量证明文件。3.物资到货前，采购人员应通知仓库管理部门做好验收准备工作。4.物资到货后，仓库管理部门按照合同要求和验收标准进行验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合要求。5.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商沟通，办理退换货手续。（四）采购成本控制1.采购人员应通过询价、比价、议价等方式，选择性价比高的物资供应商，降低采购成本。2.合理安排采购时间和采购数量，避免因采购时间不当或采购数量过多导致物资积压或资金浪费。3.严格控制采购费用，如运输费、差旅费等，确保采购成本在预算范围内。四、物资库存管理（一）入库管理1.物资到货后，仓库管理人员应及时核对采购订单、发货清单和质量证明文件，确认物资的名称、规格、数量、质量等是否相符。2.对验收合格的物资，仓库管理人员应按照物资类别和存放要求进行分类存放，并在物资库存台账上记录入库日期、物资名称、规格、数量、供应商等信息。3.入库物资应粘贴标签，标明物资名称、规格、数量、入库日期等信息，便于识别和管理。（二）存储管理1.仓库应保持整洁、通风、干燥，温度和湿度应符合物资存储要求。2.物资应分类存放，标识清晰，便于查找和盘点。易燃易爆、有毒有害等危险物资应单独存放，并设置明显的警示标志。3.定期对库存物资进行检查，查看物资是否有损坏、变质、过期等情况，如有问题应及时处理。4.做好库存物资的防潮、防火、防盗等工作，确保物资安全。（三）发放管理1.各部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、领用部门、领用日期、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理人员根据物资领用申请表，核对库存情况，如库存充足，及时发放物资，并在物资库存台账上记录发放日期、领用部门、物资名称、规格、数量等信息。3.物资发放应遵循先进先出的原则，确保物资的质量和有效期。4.对于贵重物资和限量领用的物资，应实行审批制度，严格控制领用数量。（四）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理物资、核对账目、准备盘点工具等。3.盘点过程中，应认真清点物资数量，检查物资质量，核对物资库存台账与实际库存是否一致。4.盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点报告，说明盘点情况，包括盘盈、盘亏物资的名称、规格、数量、原因等。5.对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，提出处理意见，报相关部门审批后进行处理。五、物资使用管理（一）部门职责1.各部门应负责本部门在用物资的日常管理和使用，合理安排物资的使用计划，提高物资使用效率。2.加强对部门员工的培训，提高员工对物资管理重要性的认识，教育员工正确使用和爱护物资。3.定期对本部门在用物资进行清查盘点，发现问题及时报告物资管理部门。（二）使用规范1.员工应按照操作规程正确使用物资，避免因操作不当导致物资损坏或浪费。2.物资使用过程中如发现异常情况，应及时报告部门负责人或相关管理人员，不得擅自处理。3.严禁私自挪用、转借、变卖酒店物资，如有违反，将按照酒店相关规定进行处理。（三）物资节约1.各部门应树立节约意识，采取有效措施降低物资消耗。例如，合理控制客房用品的更换频率，加强餐饮部食材的采购和使用管理，减少浪费。2.鼓励员工提出物资节约的合理化建议，对节约物资有突出贡献的部门和个人给予表彰和奖励。六、物资报废管理（一）报废条件1.物资已超过使用年限，且无法正常使用或维修的。2.物资因损坏、变质、过期等原因，已无法满足使用要求，且无修复价值的。3.因酒店改造、装修等原因，需要拆除或更换的物资。（二）报废申请1.使用部门发现物资符合报废条件时，应填写物资报废申请表，注明物资名称、规格、数量、购置日期、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.将物资报废申请表提交给物资管理部门，物资管理部门对申请报废的物资进行初步审核。（三）报废审批1.物资管理部门将初步审核通过的物资报废申请表提交给财务部门、分管领导等相关部门进行审批。2.财务部门负责对报废物资的账面价值进行核算，确认是否符合财务规定。3.分管领导根据各部门意见，对物资报废申请进行最终审批。（四）报废处理1.经审批同意报废的物资，由物资管理部门负责组织处理。报废物资可采取变卖、捐赠、回收等方式进行处理。2.处理报废物资时，应做好记录，包括处理时间、处理方式、处理收入等信息，并将处理结果报财务部门进行账务处理。七、物资信息化管理（一）物资管理系统建设1.酒店应建立物资管理信息系统，实现物资采购、库存、使用、报废等环节的信息化管理。2.物资管理系统应具备物资信息录入、查询、统计、分析等功能，为物资管理提供准确、及时的数据支持。（二）数据录入与维护1.物资管理部门应安排专人负责物资管理系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性和完整性。2.及时更新物资采购、入库、发放、盘点等信息，保证系统数据与实际情况一致。（三）信息共享与利用1.物资管理系统应与酒店其他相关系统（如财务管理系统、客房管理系统等）实现数据共享，提高工作效率和管理水平。2.各部门可通过物资管理系统查询物资库存情况、领用记录等信息，合理安排物资使用计划。八、监督与检查（一）内部审计1.酒店内部审计部门应定期对物资管理情况进行审计，检查物资采购、库存、使用、报废等环节是否符合相关制度和规定。2.审计部门应提出审计意见和建议，督促相关部门整改存在的问题，规范物资管理行为。（二）日常检查1.物资管理部门应定期对各部门在用物资管理情况进行检查，包括物资使用情况、库存情况、物资节约情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（三）考核与奖惩1.建立物资管