会议管理制度新规定

会议管理制度新规定一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议、项目会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应注重实效，精简内容，避免冗长繁琐，确保会议达到预期目的。2.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好准备工作，明确会议主题、议程、资料等，提高会议质量。3.民主集中原则：会议决策应充分发扬民主，广泛听取意见，在民主的基础上进行集中决策。4.责任落实原则：会议确定的事项应明确责任部门和责任人，确保各项工作得到有效落实。二、会议分类及组织（一）公司例会1.会议周期：每周[x]召开一次，遇节假日顺延。2.参会人员：公司高层管理人员、各部门负责人。3.会议内容：各部门汇报上周工作进展及本周工作计划。公司领导通报公司重要工作安排和决策。协调解决公司运营过程中的重大问题。4.组织部门：行政部5.会议主持：公司总经理（二）部门会议1.会议周期：由各部门根据工作需要自行安排，原则上每周至少召开一次。2.参会人员：部门全体员工3.会议内容：传达公司例会精神和工作要求。总结部门上周工作，分析存在的问题，提出改进措施。安排部门本周工作任务，明确工作责任人及时间节点。4.组织部门：各部门5.会议主持：部门负责人（三）专题会议1.会议周期：根据专题事项的紧急程度和需要适时召开。2.参会人员：与专题事项相关的部门负责人及人员3.会议内容：针对公司特定业务领域或专项工作进行深入讨论和研究，提出解决方案和建议。4.组织部门：根据专题事项的归口管理部门确定5.会议主持：由组织部门指定专人担任（四）项目会议1.会议周期：根据项目进度和需要适时召开，项目启动阶段应每周召开一次项目启动会，项目执行阶段根据关键节点和问题及时召开会议。2.参会人员：项目团队成员、相关部门负责人及涉及的其他人员3.会议内容：项目启动会：明确项目目标、任务分工、进度计划、沟通机制等。项目进度会：汇报项目进展情况，分析存在的问题，协调解决项目推进过程中的困难。项目问题会：针对项目出现的重大问题进行专项讨论，制定解决方案。4.组织部门：项目管理部门或项目负责人5.会议主持：项目负责人或指定的项目管理人员三、会议准备（一）会议申请1.会议组织者需提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、会议目的等内容。2.《会议申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于涉及公司重大决策或跨部门协调的会议，需报总经理审批。（二）资料准备1.会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、数据报表、文件资料等。2.资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，并确保在会议前发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，做好发言准备。（三）场地安排1.根据会议规模和参会人员数量，合理安排会议场地。确保场地环境整洁、舒适，设备设施齐全，如投影仪、音响、麦克风、白板等正常运行。2.对于大型会议或有特殊要求的会议，应提前做好场地布置，如摆放座签、悬挂横幅、设置展示区等。（四）通知发布1.会议组织者应提前[x]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知应明确会议的时间、地点、主题、议程等关键信息。2.对于重要会议，可采用多种通知方式，如邮件、短信、内部办公系统等，确保参会人员及时收到通知。四、会议流程（一）签到入场1.参会人员应提前到达会议场地，在签到处签到。会议组织者应安排专人负责签到工作，统计参会人员出勤情况。2.参会人员应按照指定座位就座，保持良好的会议秩序。（二）会议开场1.会议主持人应提前到达会场，做好准备工作。会议开始前，主持人应简要介绍会议的目的、议程和参会人员。2.主持人宣布会议开始后，按照会议议程依次进行各项议题的讨论和决策。（三）会议讨论1.参会人员应积极发言，围绕会议主题展开讨论，充分发表自己的意见和建议。发言应简洁明了、重点突出，避免冗长和无关话题。2.会议主持人应引导会议讨论方向，控制会议节奏，确保讨论有序进行。对于讨论过程中出现的分歧和争议，主持人应及时协调沟通，促进达成共识。（四）会议决策1.对于需要决策的事项，会议主持人应组织参会人员进行表决。表决方式可根据事项的性质和重要程度选择举手、投票等方式。2.决策结果应明确记录在会议纪要中，并由参会人员签字确认。对于重大决策事项，应按照公司相关规定进行审批和备案。（五）会议总结1.会议接近尾声时，会议主持人应对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容和决策结果，强调工作重点和要求。2.主持人宣布会议结束后，参会人员应有序离场。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录，记录会议的全过程，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。2.会议记录应准确、完整、清晰，采用电子文档或纸质文档的形式进行保存。记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，确保记录内容的准确性和完整性。（二）会议纪要1.会议纪要由会议组织者负责撰写，应在会议结束后[x]个工作日内完成。会议纪要应简洁明了地概括会议的主要内容、决策结果和工作要求，突出重点和关键信息。2.会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。对于涉及公司重要决策或工作部署的会议纪要，应按照公司相关规定进行传阅和存档。六、会议执行与跟踪（一）责任落实1.会议确定的决策事项和工作任务应明确责任部门和责任人，确保各项工作得到有效落实。2.责任部门和责任人应按照会议要求制定具体的工作计划和措施，明确工作进度和时间节点，并定期向相关领导和部门汇报工作进展情况。（二）跟踪检查1.行政部或相关部门应定期对会议决策事项和工作任务的执行情况进行跟踪检查，及时发现问题并协调解决。2.对于执行不力或未按时完成工作任务的责任部门和责任人，应按照公司相关规定进行问责。七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时参会，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。2.会议组织者应提前提醒参会人员会议时间，确保参会人员按时到位。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等，以免影响会议进行。2.会议期间如需发言，应先举手示意，经主持人同意后再发表意见。发言时应尊重他人，不得打断他人发言。（三）认真记录1.参会人员应认真听取会议内容，做好记录。记录内容应包括会议的主要观点、决策事项、工