软件资产登记管理制度

软件资产登记管理制度一、总则（一）目的为了加强公司软件资产的管理，规范软件资产的登记、使用、维护、处置等行为，确保软件资产的安全、完整和有效利用，提高公司信息化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件资产的部门和个人，包括但不限于办公软件、业务系统软件、开发工具软件等各类软件资产。（三）软件资产定义本制度所指软件资产包括公司购买的具有版权的商业软件、自主开发的软件、通过开源协议获取并合法使用的软件以及从第三方获得授权使用的软件等。（四）管理原则1.统一管理原则公司对软件资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置的管理方式，确保软件资产的规范使用和有效控制。2.分级负责原则根据软件资产的重要性和使用范围，实行分级管理。公司总部负责统筹管理全公司的软件资产，各部门负责本部门软件资产的日常管理和使用。3.合规使用原则所有软件资产的使用必须符合国家法律法规和软件授权协议的规定，不得擅自复制、传播、修改或用于非法目的。4.安全保密原则软件资产的管理应注重安全保密，防止软件资产的泄露、损坏或丢失，确保公司信息安全。二、管理职责（一）公司管理层职责1.审批软件资产登记管理制度及相关政策，确保制度符合公司整体战略和业务需求。2.审批重大软件资产的采购、处置等决策，协调各部门之间的软件资产使用和管理工作。（二）人事部门职责1.将软件资产管理纳入员工绩效考核体系，对违反软件资产管理制度的行为进行相应考核。2.负责新员工入职时软件资产使用权限的授予和离职时软件资产的回收确认工作。（三）财务部门职责1.负责软件资产采购预算的编制、审核和执行监督，确保资金使用合理合规。2.负责软件资产采购费用的核算、报销以及资产价值的评估等财务管理工作。（四）信息技术部门职责1.负责制定软件资产登记管理的技术规范和操作流程，提供技术支持和培训。2.负责软件资产的登记、清查、盘点等日常管理工作，建立软件资产数据库，及时更新软件资产信息。3.负责软件资产的安装、配置、维护、升级等技术工作，保障软件资产的正常运行。4.负责监控软件资产的使用情况，及时发现并处理异常使用行为。（五）使用部门职责1.负责本部门软件资产的日常使用和保管，指定专人负责软件资产的管理工作。2.配合信息技术部门进行软件资产的清查、盘点等工作，及时反馈软件资产使用过程中出现的问题。3.按照公司软件资产管理制度的要求，合理使用软件资产，不得擅自转让、出借或挪作他用。三、软件资产登记（一）登记范围1.新购买的各类软件，包括正版软件和试用版软件。2.自主开发完成并投入使用的软件。3.通过开源协议获取并安装使用的软件。4.从第三方获得授权使用的软件。（二）登记内容1.软件名称、版本号、购买日期或开发完成日期。2.软件来源，如购买渠道、自主开发项目名称、开源协议名称、第三方授权协议等。3.软件的功能描述、适用范围。4.软件的授权方式（如永久授权、限时授权、并发用户数等）及授权期限。5.软件的购买价格或开发成本。6.软件的安装位置（包括服务器名称、IP地址、客户端设备等）。7.软件的使用部门和使用人。（三）登记流程1.对于新购买的软件，采购部门在采购完成后，应及时将软件的相关信息提供给信息技术部门。信息技术部门负责按照登记内容要求进行详细登记，并在软件资产数据库中录入相关信息。2.自主开发的软件，开发部门在软件完成开发并通过测试后，填写软件资产登记表，连同软件相关文档一并提交给信息技术部门。信息技术部门审核后进行登记。3.通过开源协议获取的软件，使用部门在安装使用前，应将开源协议及软件相关信息告知信息技术部门，由信息技术部门进行登记。4.从第三方获得授权使用的软件，使用部门在获得授权后，将授权协议及软件相关信息提交给信息技术部门，信息技术部门负责登记。（四）登记标识信息技术部门对已登记的软件资产应进行标识管理。对于安装在服务器上的软件，可通过在服务器系统中设置特定的标识信息进行标注；对于客户端软件，可通过在软件界面或安装目录中添加标识文件等方式进行标记。标识信息应包含软件资产编号、软件名称、版本号等关键信息，以便于识别和管理。四、软件资产使用（一）使用权限管理1.信息技术部门根据软件资产的性质、使用范围和安全要求，为不同的使用部门和人员分配相应的软件使用权限。使用权限应明确规定软件的功能使用范围、访问级别、数据操作权限等。2.员工因工作需要使用超出其默认权限范围的软件功能时，应向所在部门提出申请，部门负责人审核后报信息技术部门审批。信息技术部门根据实际情况进行权限调整，并记录相关审批过程。3.对于涉及公司核心业务或敏感信息的软件资产，应实行严格的权限控制，采用分级授权、多人审核等方式，确保软件资产的安全使用。（二）使用规范1.员工应按照软件的使用说明书和操作指南正确使用软件资产，不得擅自更改软件的配置参数、程序代码或进行其他未经授权的操作。2.严禁将公司购买的正版软件用于非公司业务目的，不得擅自将软件转让、出借、出租给其他单位或个人使用。3.在使用软件过程中，如发现软件存在故障或问题，应及时向信息技术部门报告，不得自行处理，以免造成数据丢失或系统损坏。4.对于试用版软件，应在试用期限内使用，试用期满后如需继续使用，应按照公司相关规定进行购买或申请延期试用。（三）数据安全1.员工在使用软件资产处理公司数据时，应严格遵守公司的数据安全管理制度，确保数据的保密性、完整性和可用性。2.对涉及公司机密数据的软件，应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据泄露。3.定期对软件中的重要数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并按照公司数据备份管理规定进行保管。五、软件资产维护（一）维护计划制定信息技术部门应根据软件资产的使用情况、技术支持需求和供应商提供的维护建议，制定年度软件资产维护计划。维护计划应包括软件的升级计划、故障排除计划、安全检查计划等内容。（二）升级管理1.对于需要进行升级的软件资产，信息技术部门应在升级前进行充分的测试和评估，确保升级后的软件能够正常运行，且不会对公司现有业务系统造成影响。2.在升级过程中，信息技术部门应做好数据备份和系统监控工作，及时处理升级过程中出现的问题。升级完成后，应对升级效果进行验证，并记录升级过程和结果。3.对于因软件升级导致员工使用权限或操作流程发生变化的情况，信息技术部门应及时通知相关使用部门和人员，并提供相应的培训和指导。（三）故障排除1.当软件资产出现故障时，使用部门应及时向信息技术部门报告故障现象和相关情况。信息技术部门应根据故障报告迅速进行故障诊断和排除工作。2.对于一般性故障，信息技术部门应在规定的时间内解决；对于较为复杂的故障，应组织技术人员进行会诊，制定解决方案，并及时向相关部门和人员通报故障处理进度。3.故障排除后，信息技术部门应填写故障处理记录，详细记录故障发生的时间、现象、原因、处理过程和结果等信息，以便于后续查询和分析。（四）安全维护1.信息技术部门应定期对软件资产进行安全检查，包括漏洞扫描、病毒查杀、访问控制检查等，及时发现并修复软件安全隐患。2.根据软件供应商发布的安全补丁和安全建议，及时对软件资产进行更新和配置调整，确保软件系统的安全性。3.加强对软件资产运行环境的安全管理，包括服务器安全、网络安全、数据存储安全等方面的管理，防止外部攻击和内部违规操作导致软件资产安全事故。六、软件资产清查与盘点（一）清查周期1.信息技术部门应每年至少组织一次全面的软件资产清查工作，对公司所有软件资产进行逐一核对和清查，确保软件资产信息的准确性和完整性。2.在软件资产发生重大变动（如采购、处置、升级、迁移等）后，应及时进行专项清查，核实变动情况及相关信息。（二）清查内容1.核对软件资产登记信息与实际使用情况是否一致，包括软件名称、版本号、安装位置、使用部门、使用人等信息。2.检查软件资产的授权情况，确保软件的使用符合授权协议要求，无超授权使用或未经授权使用的情况。3.清查软件资产的运行状态，是否存在闲置、损坏或无法正常使用的软件资产。4.核实软件资产的存储介质和备份情况，确保数据的安全性和可恢复性。（三）盘点方法1.信息技术部门通过软件资产数据库与实际安装使用的软件进行比对，对服务器和客户端设备上的软件进行逐一清查。2.对于使用部门，采用自查和抽查相结合的方式，由使用部门负责人组织本部门人员对软件资产进行自查，并填写软件资产清查表。信息技术部门对各部门的清查情况进行抽查核实。3.在清查过程中，可借助专业的资产管理工具或软件，提高清查效率和准确性。（四）盘点结果处理1.清查盘点结束后，信息技术部门应编制软件资产清查报告，详细记录清查盘点的结果，包括清查时间、范围、方法、发现的问题及处理建议等。2.对于清查中发现的软件资产信息不准确、授权不规范、资产闲置或损坏等问题，信息技术部门应及时进行整改。整改措施包括更新软件资产数据库信息、重新办理授权手续、处置闲置或损坏的软件资产等。3.将软件资产清查结果纳入公司资产管理制度的考核范围，对清查工作认真负责、成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对清查工作不力、存在问题较多的部门进行通报批评，并责令限期整改。七、软件资产处置（一）处置情形1.软件资产已超过使用期限且不再需要使用的。2.软件资产因技术更新、业务调整等原因不再适用，且无法转让或继续使用的。3.软件资产出现严重故障且无法修复，已影响公司正常业务运行的。4.软件资产的授权协议到期且未续签，无法继续合法使用的。（二）处置流程1.使用部门提出软件资产处置申请，填写软件资产处置申请表，说明处置原因、软件资产的基本情况等信息，并提交给信息技术部门。2.信息技术部门对处置申请进行技术鉴定和审核，确认软件资产是否符合处置条件，并评估其剩余价值。对于涉及重要数据或知识产权的软件资产，还应进行数据清理和知识产权归属确认等工作。3.财务部门根据信息技术部门的审核意见，对软件资产的账面价值进行核算，并确定处置方式（如报废、转让、捐赠等）。对于需要进行资产评估的软件资产，按照公司相关规定进行评估。4.经公司管理层审批同意后，信息技术部门负责按照审批意见进行软件资产的处置操作。对于报废的软件资产，应进行彻底的数据清除和物理销毁，防止数据泄露；对于转让或捐赠的软件资产，应办理相关手续，确保资产的合法转移。5.处置完成后，信息技术部门应及时更新软件资产数据库信息，将处置的软件资产从数据库中删除，并记录处置过程和结果。（三）处置收入管理1.对于软件资产转让取得的收入，财务部门应按照公司财务管理制度进行核算和管理，确保收入及时足额入账。2.处置收入应优先用于软件资产的更新和升级，或按照公司相关规定进行其他合理安排。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对软件资产登记管理制度的执行情况进行审计监督，检查软件资产的登记、使用、维护、处置等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查信息技术部门应加强对软件资产使用情况的日常检查，定期抽查各部门软件资产的使用记录、授权情况、维护情况等，及时发现和纠正违规行为。（三）违规处