达索公司文件管理制度VIP

达索公司文件管理制度一、总则（一）目的为加强达索公司文件管理，确保文件的准确性、完整性和规范性，提高工作效率，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于达索公司总部及各分支机构、子公司，适用于公司内部产生的各类文件，包括但不限于行政文件、业务文件、技术文件、财务文件等。（三）文件管理原则1.统一管理原则：公司文件实行集中统一管理，由专门的文件管理部门负责文件的收集、整理、归档、保管和利用。2.分级负责原则：各部门负责本部门文件的形成、积累、整理和归档工作，并指定专人负责文件管理工作。3.及时准确原则：文件的起草、审核、批准、发布等环节应严格按照规定的程序进行，确保文件内容准确、及时，符合公司实际情况和相关法律法规要求。4.安全保密原则：加强文件的安全保密管理，确保文件的机密性、完整性和可用性，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各项规章制度、决定、通知、通报、报告、请示等。2.业务文件：与公司业务相关的各类文件，如项目计划、合同协议、业务流程、市场调研报告等。3.技术文件：涉及公司技术研发、产品设计、工艺制造等方面的文件，如技术方案、图纸、技术标准、测试报告等。4.财务文件：公司财务方面的文件，如预算报告、财务报表、审计报告、资金申请等。5.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、工作汇报、培训资料等。（二）文件编号1.编号规则：文件编号由公司代码、文件类别代码、年份代码、顺序号组成。例如：DSXZ2023001，其中"DS"为公司代码，"XZ"为行政文件类别代码，"2023"为年份代码，"001"为顺序号。2.文件类别代码：行政文件（XZ）、业务文件（YW）、技术文件（JS）、财务文件（CW）、其他文件（QT）。3.年份代码：采用公元纪年，取年份的后两位数字。4.顺序号：按照文件发布的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定。三、文件起草与审核（一）文件起草1.职责分工：文件起草由相关部门负责，起草人应具备相应的业务知识和文字表达能力，确保文件内容准确、清晰、完整。2.起草要求：明确文件的主题、目的、适用范围、主要内容等。语言规范、简洁、易懂，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。引用的法律法规、政策文件等应准确无误，并注明出处。涉及多个部门的文件，应充分征求相关部门的意见，确保文件的可行性和协调性。（二）文件审核1.审核流程：文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核文件内容，确保文件符合公司政策和相关规定，与本部门工作实际相符。审核通过后，报公司分管领导审批。对于重要文件，还应提交公司总经理办公会或董事会审议。2.审核要点：文件内容是否符合法律法规和公司政策要求。文件的主题是否明确，目的是否清晰，适用范围是否准确。文件的逻辑结构是否合理，条款是否完整、严谨。文件的语言表达是否规范、简洁、易懂。文件涉及的相关部门意见是否充分征求并协调一致。四、文件批准与发布（一）文件批准1.审批权限：行政文件、业务文件、财务文件等一般由公司分管领导审批，重要文件由公司总经理审批。技术文件根据其涉及的技术领域和重要程度，由相关技术负责人或公司分管技术领导审批。2.审批要求：审批人应认真审查文件内容，签署明确的审批意见。对于不符合要求的文件，应退回起草部门修改后重新提交审批。（二）文件发布1.发布渠道：文件批准后，由文件管理部门负责通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等渠道进行发布。对于涉及公司机密的文件，应严格按照保密规定进行发布和传递。2.发布范围：根据文件的性质和内容，确定文件的发布范围，确保相关人员能够及时获取文件信息。发布范围应明确、具体，避免遗漏或误发。五、文件归档与保管（一）文件归档1.归档范围：公司各部门应将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件及时归档，包括纸质文件、电子文件等。归档文件应符合文件分类与编号的要求。2.归档时间：日常工作中形成的文件，应在文件办理完毕后的[X]个工作日内归档。项目文件应在项目结束后的[X]个工作日内归档。重要会议文件应在会议结束后的[X]个工作日内归档。3.归档要求：归档文件应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理和存储，确保文件的可读性和可利用性。归档文件应进行分类整理，编制归档目录，注明文件编号、名称、日期、来源等信息。（二）文件保管1.保管方式：文件采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列；电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并定期进行备份。2.保管期限：根据文件的性质和重要程度，确定文件的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的文件：如公司章程、公司营业执照、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的文件：如公司规章制度、业务文件、技术文件等，保管期限一般为[X]年。短期保管的文件：如一般性的通知、会议纪要、工作汇报等，保管期限一般为[X]年。3.保管要求：档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。严格限制档案查阅人员的范围，查阅档案应办理登记手续，不得擅自复制、涂改、销毁档案。六、文件利用与借阅（一）文件利用1.利用范围：公司员工因工作需要，可以查阅、使用公司已归档的文件。利用文件应遵守公司的相关规定，不得擅自扩大利用范围。2.利用方式：员工可以通过档案管理部门提供的查阅场所进行现场查阅，也可以申请复印、扫描等方式获取文件副本。对于电子文件，档案管理部门应提供相应的检索和下载服务。（二）文件借阅1.借阅申请：因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。2.借阅审批：档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于重要文件或涉及机密的文件，应报公司分管领导审批。3.借阅期限：文件借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅要求：借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、标记、污损。借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理续借手续。借阅人归还文件时，档案管理部门应认真检查文件的完整性和安全性，如发现文件损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。七、文件变更与废止（一）文件变更1.变更原因：文件在实施过程中，如发现存在内容不完整、条款不合理、与实际情况不符等问题，或因法律法规、政策文件等发生变化，需要对文件进行变更。2.变更程序：文件变更申请由相关部门或人员提出，填写《文件变更申请表》，说明变更的原因、内容、依据等信息。变更申请经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重要文件的变更，还应提交公司总经理办公会或董事会审议。文件管理部门根据审批意见，对文件进行修改、审核、批准，并按照文件发布的程序进行发布。3.变更标识：文件变更后，应在文件首页注明"修订版"字样，并标明修订日期和修订版本号。（二）文件废止1.废止原因：文件因适用期届满、内容已不适用、被新文件替代等原因，需要予以废止。2.废止程序：文件废止申请由相关部门或人员提出，填写《文件废止申请表》，说明废止的原因、文件名称、编号等信息。废止申请经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。文件管理部门根据审批意见，将废止的文件从公司内部办公系统、纸质档案等载体上予以删除或销毁，并在档案目录中注明废止情况。八、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立文件保密制度，明确文件保密的范围、措施和责任。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要文件，应严格按照保密规定进行管理。2.保密文件的起草、审核、批准、发布、归档、保管、利用、借阅等环节，应采取相应的保密措施，确保文件不被泄露。（二）保密措施1.对保密文件进行标识，注明"机密"、"秘密"等字样，并明确保密期限。2.保密文件应存放在专门的保密柜中，实行专人专管。3.涉及保密文件的计算机、存储设备等应设置密码保护，并定期进行病毒查杀和数据备份。4.严格限制保密文件的查阅、复印、扫描等权限，查阅保密文件应经公司分管领导批准，并在指定的场所进行。5.对因工作需要接触保密文件的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（三）泄密处理1.如发现文件泄密情况，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司领导。2.对泄密事件进行调查，查明泄密原因、责任人等情况。3.根据泄密事件的严重程度，对责任人给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等，并要求责任人采取措施消除泄密影响。4.对因泄密给公司造成损失的，公司有权依法追究责任人的法律责任。九、文件信息化管理（一）信息化系统建设1.公司建立文件信息化管理系统，实现文件的电子化起草、审核、批准、发布、归档、保管、利用、检索等功能，提高文件管理的效率和水平。2.信息化管理系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的文件访问和操作权限。（二）电子文件管理1.电子文件的形成、处理应符合国家相关标准和公司规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，定期进行备份，防止数据丢失。3.加强对电子文件存储设备的管理，确保存储设备的安全可靠。定期对存储设备进行检查和维护，及时清理过期或无用的电子文件。（三）信