销售公司采购管理制度

销售公司采购管理制度总则1.目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营和业务发展的实际需要进行采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合质量要求，满足公司生产经营和业务发展的需要。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购方式和谈判技巧，争取最优的采购价格，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，防止不正当交易行为。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格遵守采购合同，履行采购义务，维护公司形象。采购组织与职责1.采购部门部门职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。负责市场调研和供应商开发、评估与管理，建立供应商档案，维护供应商关系。负责采购计划的编制、执行和监控，确保采购任务按时、按质、按量完成。负责采购合同的起草、审核、签订、履行和管理，跟踪采购合同执行情况，及时处理合同纠纷。负责采购成本的控制和分析，定期进行采购成本核算和效益评估，提出降低采购成本的措施和建议。负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。负责采购信息的收集、整理、分析和反馈，为公司决策提供支持。负责与其他部门的沟通协调，及时了解公司需求变化，共同解决采购过程中出现的问题。人员设置及职责采购经理全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购工作计划和目标，并组织实施。负责采购团队的建设和管理，组织采购人员培训和绩效考核，提高采购人员的业务素质和工作效率。负责与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格、交货期等符合公司要求。负责采购成本的控制和管理，定期分析采购成本，提出降低采购成本的措施和建议，确保采购成本控制在预算范围内。负责协调采购部门与其他部门的关系，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购工作顺利进行。负责组织采购部门的内部审计和风险管理工作，确保采购活动合法合规。采购专员负责采购计划的编制和执行，根据公司需求及时下达采购订单，跟踪采购订单执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。负责市场调研和供应商开发、评估与管理，收集供应商信息，建立供应商档案，维护供应商关系。负责采购合同的起草、审核、签订、履行和管理，跟踪采购合同执行情况，及时处理合同纠纷。负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。负责采购信息的收集、整理、分析和反馈，为采购决策提供支持。协助采购经理完成其他采购相关工作。2.其他相关部门需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求，并提交采购申请。参与采购物资的验收工作，对采购物资的质量和数量进行确认。协助采购部门与供应商进行沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。质量部门负责制定采购物资的质量标准和验收规范，并参与采购物资的验收工作。对采购物资的质量进行检验和检测，确保采购物资符合质量要求。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。财务部门负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。负责采购资金的支付和核算，及时处理采购报销事宜。参与采购成本的分析和控制工作，提供财务数据支持和建议。采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营和业务发展的需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货日期等信息，并提交给采购部门。《采购申请表》需经需求部门负责人审核签字后生效。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行评估和审核，确认采购的必要性和合理性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门需提交公司领导审批，经批准后方可进行采购。3.采购计划编制采购部门根据采购申请和审批结果，结合库存情况和市场供应情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购方式等信息，并提交给采购经理审核。4.供应商选择与管理采购部门根据采购计划，通过市场调研、供应商推荐、网络搜索等方式，寻找合适的供应商。对潜在供应商进行资格审查和评估，包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况、价格水平、交货期、售后服务等方面。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等，并定期对供应商进行评估和更新。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的详细要求和交货时间。采购订单需经采购经理审核签字后生效，并及时发送给供应商。6.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解生产进度、质量状况和交货期等信息。对于延迟交货的供应商，采购部门应及时发出催货通知，要求供应商说明原因并尽快交货。如供应商因不可抗力等原因无法按时交货，采购部门应及时与供应商协商解决方案，并调整采购计划。7.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。质量部门根据质量标准和验收规范，对采购物资进行检验和检测，确保采购物资的质量符合要求。需求部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确认采购物资与采购订单一致。验收合格的采购物资，由质量部门和需求部门在《采购验收单》上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。8.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购发票、采购合同、采购验收单等相关资料，并提交给财务部门。财务部门对采购资料进行审核，确认无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。采购付款需经财务部门负责人审核签字后生效。采购方式1.集中采购对于公司通用的、需求量较大的物资，由采购部门进行集中采购，以获得批量采购的价格优势。集中采购应制定详细的采购计划和采购流程，明确采购标准和采购方式，确保采购活动的规范和高效。2.分散采购对于公司特殊需求的、零星的物资，由需求部门根据实际情况进行分散采购。分散采购应遵循公司采购管理制度和流程，确保采购活动的合法合规。3.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式，通过公开招标、邀请招标等方式，选择最优的供应商和采购方案。招标采购应制定详细的招标文件和评标标准，确保招标过程的公平、公正、公开。4.询价采购对于金额较小、市场供应充足、技术简单的采购项目，可采用询价采购方式，向多家供应商询价，比较价格和质量，选择合适的供应商。询价采购应制定详细的询价文件，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等信息，并要求供应商提供报价单。5.单一来源采购对于因特殊原因只能从唯一供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式，但需经公司领导批准，并在采购合同中注明原因和相关情况。单一来源采购应严格控制采购成本，确保采购价格合理。采购合同管理1.合同签订采购部门在与供应商达成采购意向后，应起草采购合同，并提交给公司法律部门或法律顾问进行审核。法律部门或法律顾问应对采购合同的条款进行审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。采购合同经审核无误后，由采购部门负责人与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。2.合同履行采购部门应按照采购合同约定的条款，及时履行采购合同义务，包括支付货款、接收货物、验收货物等。供应商应按照采购合同约定的条款，及时履行交货义务，包括提供货物、安装调试、售后服务等。采购部门和供应商应定期对采购合同的履行情况进行沟通和协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议需经公司法律部门或法律顾问审核，并加盖公司合同专用章。4.合同终止采购合同履行完毕后，采购部门应及时办理合同终止手续，并对合同履行情况进行总结和评估。如因供应商违约等原因导致采购合同提前终止，采购部门应及时采取措施，维护公司合法权益。采购成本控制1.成本预算编制采购部门应根据公司采购计划和市场价格走势，编制采购成本预算，并提交给财务部门审核。采购成本预算应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购价格、预计采购成本等信息。2.成本分析与监控采购部门应定期对采购成本进行分析和监控，比较实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和问题所在。采购部门应根据成本分析结果，采取有效的成本控制措施，如优化采购方案、降低采购价格、控制采购数量等，确保采购成本控制在预算范围内。3.成本降低措施采购部门应通过市场调研、供应商谈判、集中采购、优化采购流程等方式，寻找降低采购成本的机会和方法。采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更优惠的采购价格和付款条件。采购部门应加强采购物资的库存管理，合理控制库存水平，避免库存积压和浪费，降低库存成本。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施和预案。2.风险应对措施市场风险应对措施：密切关注市场价格走势和供应情况，及时调整采购计划和采购策略，降低市场风险对采购成本和交货期的影响。供应商风险应对措施：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，降低供应商违约风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低合同风险。质量风险应对措施：加强采购物资的质量控制，严格按照质量标准和验收规范进行检验和检测，确保采购物资的质量符合要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款，降低质量风险。合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格按照合同约定履行义务，及时处理合同纠纷。对采购合同进行定期审查和评估，及时发现和解决合同风险问题。法律风险应对措施：加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，咨询公司法律部门或法律顾问，确保合同条款符合法律法规要求。采购信息管理1.信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，包括市场调研、供应商反馈、行业动态、政策法规等方面，及时收集与采购活动相关的信息。采购部门应定期对采购信息进行整理和分析，为采购决策提供支持。2.信息共享采购部门应与其他相关部门建立信息共享机制，及时共享采购信息，包括采购需求、采购计划、采购合同、采购验收等方面的信息。采购部门应定期召开采购信息沟通会议，与其他相关部门沟通采购工作进展情况，共同解决采购过程中出现的问题。3.信息安全采购部门应加强采购信息安全管理，建立信息安全管理制度和流程，确保采购信息的安全和保密。采购部门应采取有效的信息安全技术措施，如加密技术、访问控制技术等，防止采购信息泄露和被篡改。监督与考核1.监督机制公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度和流程的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。公司纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。2.考核指标采购任务完成率：考核采购部门是否按时、按质、按量完成采购任务。采购成本控制率：考核采购部门是否将采购成本控制在预算范围内。采购物资质量合格率：考核采购部门采购的物资是否符合质量要求。供应商满意度：考核采购部门与供应商的合作关