食品公司文书管理制度

食品公司文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司文书管理，提高工作效率，确保公司各类文书的准确、及时传递和妥善保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在文书起草、审核、发布、归档、保管等过程中的管理。（三）文书定义本制度所指文书包括但不限于各类公文、函件、报告、通知、合同、协议、会议纪要、工作计划、工作总结、报表等以书面形式呈现的文件资料。（四）管理原则1.准确性原则：文书内容应准确无误，数据、事实、表述等要经严格核对，确保真实可靠。2.及时性原则：文书的起草、审核、发布等环节应按照规定的时间节点完成，避免延误。3.规范性原则：文书格式、字体、排版等应符合公司统一规范要求，确保整体风格一致。4.保密性原则：涉及公司机密的文书应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文书分类及格式规范（一）文书分类1.行政公文：包括公司发布的决定、命令、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.业务文书：如销售合同、采购合同、生产计划、质量报告、市场调研报告等。3.日常事务文书：如工作计划、工作总结、请假条、报销单、会议记录等。（二）格式规范1.页面设置：一般采用A4纸，页边距上、下、左、右各为2.5厘米。2.字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文用小四号宋体，一级标题用四号黑体，二级标题用小四号宋体加粗等。3.排版要求：段落间距一般为1.5倍行距，首行缩进2个字符。4.编号规则：行政公文编号按照公司规定的编号体系执行；业务文书和日常事务文书可根据部门或类别自行编号，但要保证唯一性和系统性。5.落款要求：文书落款应注明发文部门、日期，并加盖公章（如有需要）。日期用阿拉伯数字完整写出年、月、日。三、文书起草（一）起草职责1.各部门负责本部门职责范围内文书的起草工作。涉及多个部门的文书，由主办部门牵头，会同相关部门共同起草。2.重要公文或专业性较强的文书，可由公司指定专人或外聘专家起草。（二）起草要求1.主题明确：文书应围绕一个中心主题展开，避免内容繁杂、主题不清。2.内容完整：涵盖相关事项的各个方面，包括背景、目的、措施、要求、责任等，确保表达清晰、逻辑严谨。3.语言规范：使用规范的汉字、标点符号和专业术语，避免使用生僻字、错别字和口语化表述。语言应简洁明了，避免冗长和歧义。4.数据准确：引用的数据应真实可靠，并注明来源。对重要数据要进行核对和验证。（三）起草流程1.收集资料：起草人应收集与文书主题相关的政策法规、公司文件、历史数据、业务资料等，为起草工作提供充分依据。2.拟定提纲：根据文书主题和内容要求，拟定详细的提纲，明确各部分的主要内容和逻辑结构。3.撰写初稿：按照提纲进行内容撰写，确保表达准确、条理清晰。初稿完成后，起草人应认真进行自我审核，检查有无错误和疏漏。四、文书审核（一）审核职责1.部门负责人负责对本部门起草的文书进行初审，重点审核内容是否符合部门职责和工作要求，格式是否规范等。2.涉及多个部门的文书，由主办部门牵头组织相关部门进行会审，各部门根据自身职责对文书内容提出审核意见。3.重要公文或涉及公司重大利益的文书，需经公司分管领导或总经理审核把关。（二）审核内容1.合法性审核：审核文书内容是否符合国家法律法规、政策方针以及公司的各项规章制度。2.准确性审核：检查文书中的数据、事实、表述等是否准确无误，引用的文件、资料等是否真实可靠。3.完整性审核：查看文书是否涵盖了应包含的各项内容，有无遗漏重要事项。4.规范性审核：对文书的格式、字体、排版、编号、落款等进行检查，确保符合公司规范要求。5.可行性审核：评估文书提出的措施、要求等是否具有可操作性，是否符合公司实际情况。（三）审核流程1.部门初审：起草人完成初稿后，提交部门负责人进行初审。部门负责人应在[X]个工作日内完成初审，并提出修改意见反馈给起草人。2.会审（如有需要）：涉及多个部门的文书，主办部门组织相关部门进行会审。会审应在收到文书后的[X]个工作日内完成，各部门将审核意见提交给主办部门汇总。3.领导审核：重要公文或涉及公司重大利益的文书，起草人根据初审和会审意见修改完善后，提交公司分管领导或总经理进行审核。领导审核应在[X]个工作日内完成，并签署审核意见。五、文书发布（一）发布方式1.纸质发布：对于需要正式盖章、存档或传达给特定对象的文书，采用纸质文件形式发布。通过公司内部文件流转系统进行传递，确保文书准确送达相关部门和人员。2.电子发布：对于一般性通知、公告等信息，可通过公司内部办公系统、电子邮件等电子方式发布。发布时应确保接收对象明确，主题清晰，并做好记录。（二）发布流程1.纸质文书发布流程起草人根据审核意见修改完善文书后，将纸质文稿提交至公司文印室。文印室对文稿进行排版、打印、装订，并按照发文范围进行分发。分发时应填写文件分发登记表，详细记录发文日期、文件名称、文号、发文部门、接收部门、份数等信息。接收部门收到纸质文书后，应在文件签收单上签字确认。2.电子文书发布流程起草人通过公司内部办公系统或电子邮件按照规定的格式和要求发布文书。发布时应在系统中填写准确的发文信息，包括文件名称、文号、发文部门、发文日期、接收对象、主题等。接收对象收到电子文书后，应及时查阅，并在系统中进行确认签收。如有疑问或需要反馈意见，应及时与发文部门沟通。六、文书归档（一）归档范围公司各类具有保存价值的文书均应进行归档，包括但不限于：1.行政公文：公司发布的各类正式文件。2.业务文书：销售合同、采购合同、生产记录、质量检验报告等。3.日常事务文书：工作计划、工作总结、会议记录、考勤记录、员工档案等。4.重要来往函件：与客户、供应商、合作伙伴等的重要信件、传真、电子邮件等。（二）归档时间1.当年形成的文书，应在次年上半年完成归档。2.对于紧急、重要的临时性工作形成的文书，应在工作结束后的[X]个工作日内完成归档。（三）归档要求1.分类整理：按照文书类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保归档文件条理清晰、便于查找。2.编号编目：对归档文件进行编号，并编制归档文件目录。目录应包括文件编号、文号、标题、日期、保管期限等信息。3.装订编页：对纸质文件进行装订，去除金属物等影响保存的物品。如有破损或褪色的文件，应进行修复或复制。同时，对文件进行编页，以便于查阅和统计。4.电子归档：除纸质归档外，重要文件还应进行电子归档。电子文件应按照纸质文件的分类方式进行存储，并建立相应的索引目录，便于检索。电子文件应采用通用格式保存，确保长期可读性。（四）归档流程1.部门整理：各部门负责将本部门当年形成的文书进行整理，按照归档要求分类装订，并编制本部门的归档文件目录。2.移交归档：各部门在规定的归档时间内，将整理好的文书移交至公司档案室。档案室对移交的文件进行核对、验收，确保归档文件符合要求。3.档案室整理编目：档案室对接收的归档文件进行进一步的整理、编目和上架存放。建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。七、文书保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、历史沿革等具有长远查考利用价值的文书，应永久保管。2.定期保管：其他文书根据其重要程度和实际需要，分别确定保管期限为[X]年、[X]年、[X]年等。（二）保管方式1.纸质档案保管：公司档案室应配备专门的档案柜，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放。档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保只有授权人员能够访问。（三）保管要求1.专人负责：公司档案室应指定专人负责档案保管工作，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案业务流程。2.安全保密：加强档案保管场所的安全防范措施，确保档案安全。对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。3.定期检查：保管人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况是否良好，有无损坏、丢失等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。4.借阅管理：建立档案借阅管理制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，经批准后方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，保管人员应进行认真核对，确保档案完整无损。八、文书销毁（一）销毁范围已超过保管期限且确无保存价值的文书，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁流程1.鉴定申请：各部门如需销毁档案，应填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、文号、数量、保管期限等信息，并说明销毁理由。2.鉴定审批：公司档案室对各部门提交的档案销毁申请表进行初步审核，提出审核意见后提交公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准销毁的档案，由公司档案室组织专人进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称