规范公证业务管理制度

规范公证业务管理制度一、总则（一）目的为了加强公证业务管理，规范公证执业行为，提高公证质量，保障公证机构和公证员依法履行职责，根据《中华人民共和国公证法》等法律法规及相关规定，结合本公证机构实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于本公证机构内所有公证人员及公证业务活动。（三）基本原则1.合法原则公证业务必须严格遵守国家法律法规，确保公证行为的合法性和有效性。2.真实原则公证机构应当对公证事项的真实性进行严格审查，确保所证明的内容与事实相符。3.公正原则公证员在办理公证业务过程中，应当秉持公正立场，不偏袒任何一方当事人。4.保密原则公证机构及公证人员对在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私，应当予以保密。二、公证业务流程规范（一）申请与受理1.当事人向本公证机构提出公证申请，应当提交真实、合法、充分的证明材料，并填写公证申请表。申请表应当载明下列内容：申请人及其代理人的基本情况；申请公证的事项及公证书的用途；申请公证的文书的名称；提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式；申请的日期；其他需要说明的情况。2.公证机构收到公证申请后，应当对申请事项及证明材料进行初步审查。符合下列条件的申请，公证机构应当受理：申请人与申请公证的事项有利害关系；申请公证事项的当事人、利害关系人之间对申请公证的事项无争议；申请公证的事项属于本公证机构的业务范围；申请公证的事项属于本公证机构在执业区域内可以受理的公证事项；申请公证的证明材料真实、合法、充分。3.对不符合受理条件的申请，公证机构应当不予受理，并通知申请人。不予受理的，应当说明理由。（二）审查与核实1.公证机构受理公证申请后，应当指定承办公证员，并由承办公证员对当事人提交的证明材料进行全面审查。审查内容包括：当事人的身份、资格和民事行为能力；当事人的意思表示是否真实；申请公证的事项是否真实、合法；证明材料是否真实、合法、充分；其他需要审查的事项。2.承办公证员认为需要核实有关情况的，可以自行或者委托异地公证机构代为核实。核实方式包括：向有关单位或者个人调查、核实；现场查验；向有关部门查阅、摘抄、复制相关资料；采用其他合理的核实方式。3.公证机构在审查过程中，对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实。有关单位或者个人应当依法予以协助。（三）出证1.经审查，认为申请公证的事项符合公证法、本规则及有关办证规则规定的，由承办公证员拟制公证书，连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证机构审查意见等，报公证机构负责人或其指定的负责人审批。2.审批人应当对拟制的公证书的内容、表述和格式进行审核。审批人认为存在问题的，可以要求承办公证员予以补正或者修改。3.经审批符合规定的，由承办公证员在公证书上签名或者加盖签名章，并加盖公证机构印章。公证书应当按照司法部规定的格式制作。制作公证书应当使用中文。在少数民族聚居或者多民族共同居住的地区，除涉外公证事项外，可使用当地通用的民族文字。根据需要或当事人的要求，公证书可以附外文译文。4.公证书自出具之日起生效。除法律另有规定外，公证书应当按照司法部规定的格式制作。制作公证书应当使用中文。在少数民族聚居或者多民族共同居住的地区，除涉外公证事项外，可使用当地通用的民族文字。根据需要或当事人的要求，公证书可以附外文译文。（四）送达1.公证书出具后，公证机构应当按照当事人的要求，及时将公证书送达当事人。当事人应当在送达回执上签名或者盖章。2.当事人委托他人代领公证书的，代理人应当在送达回执上签名或者盖章，并注明其与当事人的关系。3.公证机构可以根据当事人的申请，采用邮寄、专人送达、公告等方式送达公证书。采用公告方式送达的，应当在当地公开发行的报刊上刊登公告，并在本公证机构网站上发布公告。公告内容应当包括公证书的编号、当事人姓名或者名称、公证事项、公告日期等。自公告之日起经过六十日，即视为送达。三、公证质量保障制度（一）质量控制体系1.建立健全公证质量控制体系，明确质量控制的目标、原则、流程和方法。2.设立质量监督管理部门或者配备质量监督管理人员，负责对公证业务质量进行日常监督检查。3.定期对公证质量控制体系进行评估和改进，确保其有效性和适应性。（二）质量监督检查1.质量监督管理部门或者质量监督管理人员应当定期对公证卷宗进行评查，重点检查公证程序是否合法、证明材料是否真实充分、公证书内容是否准确无误等。2.对发现的质量问题，应当及时进行分析和整改，并对相关责任人进行批评教育或者追究责任。3.建立公证质量投诉处理机制，及时处理当事人对公证质量的投诉和举报。对投诉和举报的处理结果应当及时反馈给当事人，并做好记录。（三）质量考核与奖惩1.建立公证质量考核制度，对公证人员的公证质量进行量化考核。考核内容包括公证业务量、公证质量指标完成情况、当事人满意度等。2.根据质量考核结果，对公证质量优秀的公证人员给予表彰和奖励；对公证质量不达标的公证人员，视情节轻重给予警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书等处罚。3.将公证质量考核结果与公证人员的薪酬待遇、职务晋升等挂钩，激励公证人员提高公证质量。四、公证人员管理（一）任职资格与条件1.担任公证员，应当具备下列条件：具有中华人民共和国国籍；年龄二十五周岁以上六十五周岁以下；公道正派，遵纪守法，品行良好；通过国家司法考试；在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。2.有下列情形之一的，不得担任公证员：无民事行为能力或者限制民事行为能力的；因故意犯罪或者职务过失犯罪受过刑事处罚的；被开除公职的；被吊销执业证书的。（二）聘用与培训1.公证机构应当按照公开、平等、竞争、择优的原则，聘用公证人员。聘用公证人员应当签订聘用合同，明确双方的权利和义务。2.公证机构应当定期组织公证人员参加业务培训和职业道德培训，不断提高公证人员的业务水平和职业道德素养。培训内容包括法律法规、公证业务知识、职业道德规范等。3.鼓励公证人员参加国内外学术交流活动和业务研讨活动，拓宽视野，提高业务能力。（三）考核与奖惩1.公证机构应当建立公证人员考核制度，对公证人员的政治素质、业务能力、职业道德等进行全面考核。考核结果作为公证人员奖惩、晋升、续聘的重要依据。2.对在公证工作中表现突出、成绩显著的公证人员，应当给予表彰和奖励；对违反法律法规和职业道德规范的公证人员，应当视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书等处罚。3.建立公证人员诚信档案，记录公证人员的执业情况、奖惩情况等信息，并向社会公开。（四）职业道德与纪律1.公证人员应当遵守国家法律法规和职业道德规范，诚实守信，勤勉尽责，保守秘密，廉洁自律。2.公证人员不得有下列行为：同时在两个以上公证机构执业；从事有报酬的其他职业；为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证；私自出具公证书；为不真实、不合法的事项出具公证书；侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品；毁损、篡改公证文书或者公证档案；泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私；法律、法规、规章禁止的其他行为。五、公证档案管理（一）档案的收集与整理1.公证机构应当建立健全公证档案管理制度，明确档案管理的职责、流程和方法。2.公证人员应当在公证事项办结后及时将公证卷宗整理归档，确保档案材料齐全、完整、规范。3.档案管理人员应当对收集到的档案材料进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案目录和索引，便于查阅和管理。（二）档案的保管与利用1.公证机构应当配备专门的档案保管场所和设施，确保档案的安全保管。档案保管场所应当符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.档案管理人员应当定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料，应当及时进行修复和复制。3.公证机构应当建立档案查阅制度，严格限定查阅范围和审批程序。因工作需要查阅档案的，应当经档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅档案应当在档案保管场所进行，不得将档案原件借出。4.公证机构应当依法为司法机关、行政执法机关、仲裁机构等单位提供档案查阅、复制等服务。提供档案查阅、复制服务的，应当按照国家有关规定收取费用。（三）档案的销毁1.公证档案的保管期限按照国家有关规定执行。保管期限届满的档案，经档案管理部门负责人审核，报公证机构负责人批准后，可以按照规定进行销毁。2.档案销毁应当编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由档案管理人员和监销人员签字确认。销毁清册应当永久保存。3.档案销毁应当采用安全、环保的方式进行，确保档案信息不被泄露。六、公证收费管理（一）收费标准1.公证机构应当按照国家有关规定和本公证机构制定的收费标准收取公证费用。收费标准应当在公证机构办公场所显著位置公示。2.公证机构不得擅自提高或者降低收费标准，不得自立收费项目或者分解收费项目收费。（二）收费方式与结算1.公证机构可以采取一次性收费、分期收费等方式收取公证费用。当事人应当按照约定的方式和时间支付公证费用。2.公证机构应当建立健全收费结算制度，及时准确地记录收费情况，并定期与当事人进行核对。收费结算凭证应当妥善保管，作为财务核算的依据。3.公证机构应当按照国家有关规定，将公证收费收入纳入本公证机构财务统一核算和管理，不得坐收坐