中储粮会议管理制度

中储粮会议管理制度一、总则（一）目的为规范中储粮各级各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，使会议能够真正成为传达上级精神、部署工作任务、沟通协调情况、解决实际问题的重要平台，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于中储粮总公司及各分公司、直属库等各级机构召开的各类会议，包括但不限于工作会议、业务会议、专题会议、视频会议等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议能够解决实际问题。2.分级负责原则：按照会议的性质和规模，实行分级负责组织和管理。3.规范有序原则：会议的组织、筹备、召开等各个环节都要严格按照规定的程序和要求进行，确保会议规范有序。二、会议分类及职责分工（一）会议分类1.总公司会议：由总公司召开的涉及全系统的重要会议，如年度工作会议、党风廉政建设会议等。2.分公司会议：由分公司召开的本辖区内的重要会议，如分公司年度工作会议、辖区内专项工作会议等。3.直属库会议：由直属库召开的本单位内部的各类会议，如库务会、工作例会等。4.视频会议：通过视频系统召开的会议，包括总公司与分公司、直属库之间，以及分公司与直属库之间的远程会议。（二）职责分工1.总公司办公厅：负责总公司会议的统筹协调、组织安排和服务保障工作；制定总公司年度会议计划；审核总公司各类会议的议题、议程等；协调会议相关部门和单位做好会议筹备工作；负责会议文件的起草、印发、归档等工作。2.分公司办公室：负责分公司会议的组织管理工作；根据总公司会议计划和本辖区工作实际，制定分公司年度会议计划；审核分公司各类会议的议题、议程等；组织分公司会议的筹备工作；负责分公司会议文件的起草、印发、归档等工作；协助总公司办公厅做好涉及本辖区的视频会议组织工作。3.直属库办公室：负责直属库会议的组织管理工作；根据总公司和分公司会议计划，结合本单位实际，制定直属库年度会议计划；组织直属库会议的筹备工作；负责直属库会议文件的起草、印发、归档等工作；协助总公司和分公司做好涉及本单位的视频会议组织工作。4.其他相关部门：按照各自职责，负责相关会议议题的提出、材料准备、会议发言等工作；配合会议组织部门做好会议的各项筹备和服务保障工作。三、会议计划管理（一）年度会议计划制定1.总公司办公厅应于每年年底前，结合国家粮食政策、行业发展趋势和中储粮工作重点，制定下一年度总公司会议计划草案，报总公司领导审批后印发执行。2.分公司办公室应根据总公司会议计划和本辖区工作实际，于每年年底前制定分公司年度会议计划草案，报分公司领导审批后印发，并报总公司办公厅备案。3.直属库办公室应根据总公司和分公司会议计划，结合本单位实际，于每年年初制定直属库年度会议计划草案，报直属库领导审批后印发，并报分公司办公室备案。（二）会议计划调整1.因工作需要临时增加或调整会议计划的，应提前填写《会议计划调整申请表》，详细说明调整原因、会议名称、时间、地点、参会人员等信息，按照会议审批权限进行审批。2.总公司会议计划的调整，由总公司办公厅提出申请，报总公司领导审批；分公司会议计划的调整，由分公司办公室提出申请，报分公司领导审批，并报总公司办公厅备案；直属库会议计划的调整，由直属库办公室提出申请，报直属库领导审批，并报分公司办公室备案。四、会议筹备管理（一）会议议题确定1.会议议题应围绕中心工作、重点任务和实际问题提出，具有针对性和可操作性。2.总公司会议议题由相关部门提出，经总公司办公厅审核后，报总公司领导审定；分公司会议议题由相关部门提出，经分公司办公室审核后，报分公司领导审定；直属库会议议题由相关部门提出，经直属库办公室审核后，报直属库领导审定。3.重要会议议题应提前征求相关部门和单位的意见，确保议题的科学性和合理性。（二）会议材料准备1.根据会议议题，相关部门应提前准备会议材料，包括会议报告、领导讲话、工作方案、汇报材料等。2.会议材料应内容准确、重点突出、逻辑清晰、格式规范。材料字数应根据会议性质和要求合理控制，一般工作会议材料篇幅不宜过长，重要决策性会议材料应深入分析、充分论证。3.会议材料应提前印发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。对于保密性较强的会议材料，应按照保密规定进行管理。（三）会议通知发送1.会议组织部门应根据会议计划和参会人员范围，提前发送会议通知。会议通知应明确会议的时间、地点、议题、参会人员、会议要求等信息。2.对于总公司会议，会议通知由总公司办公厅统一发送；对于分公司会议，会议通知由分公司办公室统一发送；对于直属库会议，会议通知由直属库办公室统一发送。3.会议通知应通过正式公文、电子邮件、短信等多种方式发送，确保参会人员及时收到通知。对于重要会议，应进行电话确认，确保参会人员按时参会。（四）会议场地安排1.根据会议规模和性质，合理安排会议场地。会议场地应选择交通便利、设施齐全、环境适宜的地点。2.对于大型会议，应提前进行场地预订，并做好会场布置、音响设备调试、座位安排等准备工作。会场布置应庄重、简洁、大方，体现中储粮的企业文化和会议主题。3.对于视频会议，应确保视频设备正常运行，图像清晰、声音流畅，提前测试网络连接，做好会议保障工作。（五）会议人员安排1.根据会议需要，合理安排会议主持人、记录人、发言人等会议工作人员。会议主持人应具备较强的组织协调能力和语言表达能力，能够掌控会议节奏，引导会议顺利进行。2.会议记录人应认真做好会议记录，确保记录内容准确、完整，会后及时整理会议纪要。会议纪要应明确会议主要内容、决议事项、责任部门和完成时限等。3.会议发言人应提前准备好发言材料，发言内容应紧扣会议主题，观点明确，条理清晰，语言简洁。五、会议召开管理（一）会议签到1.会议开始前，会议组织部门应安排专人负责会议签到工作，确保参会人员按时签到。2.参会人员应在签到表上如实填写姓名、单位、职务等信息，不得代签。对于未按时签到的参会人员，应及时进行催签。（二）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织部门请假，并安排其他人员代会。2.参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话、玩手机等，确保会议秩序。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得擅自离会。对于会议讨论的内容，应严格保密，不得泄露。（三）会议发言1.会议发言应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁。发言时间应根据会议安排合理控制，一般不超过规定时间。2.参会人员如需发言，应提前举手示意，经会议主持人同意后，方可发言。发言时应注意礼貌，尊重他人发言。3.对于重要会议的发言，应提前准备好书面材料，并在发言时简要阐述主要观点，避免长篇大论。（四）会议记录1.会议记录人应认真做好会议记录，详细记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况、决议事项等。2.会议记录应使用专用的会议记录本，记录内容应字迹工整、清晰可辨。会议结束后，应及时整理会议记录，形成会议纪要。3.会议纪要应经会议主持人审核后印发给参会人员，并报送相关领导和部门。会议纪要应明确会议决议事项的责任部门和完成时限，以便跟踪落实。（五）会议决议执行1.会议形成的决议事项，相关责任部门应认真贯彻执行，按照规定的时间和要求完成任务。2.会议组织部门应负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，及时掌握工作进展情况，协调解决执行过程中遇到的问题。3.对于未按时完成会议决议事项的责任部门，应及时进行督促和问责，确保会议决议得到有效落实。六、会议服务保障管理（一）餐饮服务1.根据会议规模和时间安排，合理安排会议餐饮。会议餐饮应注重营养搭配，卫生安全，满足参会人员的饮食需求。2.对于大型会议，应提前与餐饮服务提供商签订合同，明确餐饮标准、服务要求等事项。餐饮服务提供商应严格按照合同约定提供优质服务。3.会议期间，应安排专人负责餐饮服务监督，确保餐饮质量和服务水平。（二）住宿服务1.对于需要安排住宿的会议，应根据参会人员的数量和需求，合理选择住宿地点。住宿地点应交通便利、环境舒适、安全卫生。2.会议组织部门应提前与住宿服务提供商签订合同，明确住宿标准、房间数量、入住时间、退房时间等事项。住宿服务提供商应按照合同约定提供优质服务。3.会议期间，应安排专人负责住宿服务管理，及时解决参会人员在住宿过程中遇到的问题。（三）车辆服务1.根据会议需要，合理安排会议车辆。会议车辆应确保安全性能良好，整洁卫生。2.会议组织部门应提前与车辆服务提供商签订合同，明确车辆数量、车型、服务时间、行驶路线等事项。车辆服务提供商应按照合同约定提供优质服务。3.会议期间，应安排专人负责车辆调度和管理，确保车辆按时接送参会人员，保障会议顺利进行。（四）其他服务1.根据会议实际需求，还应提供其他相关服务，如茶水、文具、医疗保障等。2.会议组织部门应提前做好各项服务准备工作，确保服务质量和水平，为参会人员提供便利和舒适的会议环境。七、会议费用管理（一）费用预算1.会议组织部门应根据会议规模、时间、地点、参会人员等情况，提前编制会议费用预算。会议费用预算应包括会议场地租赁、餐饮、住宿、交通、材料印刷、设备租赁等各项费用。2.会议费用预算应严格按照规定的标准和程序进行编制，确保预算的合理性和准确性。预算编制完成后，应报相关领导审批。（二）费用报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用报销凭证，按照财务制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、会议通知、签到表、费用清单等。2.会议费用报销应严格按照审批后的预算执行，不得超预算报销。对于超预算部分，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应认真审核会议费用报销凭证，确保报销手续齐全、合规，费用支出合理。对于不符合规定的报销凭证，应予以退回。八、会议档案管理（一）档案收集1.会议组织部门应在会议结束后，及时收集会议相关资料，包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要、会议照片、视频等。2.会议资料应按照类别和时间顺序进行整理，确保资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.会议组织部门应安排专人负责会议档案的整理工作，将收集到的会议资料进行分类、编号、装订等处理。2.会议档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应进行备份，确保档案的安全性和可查阅性。（三）档案保管1.会议档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案不受损坏、丢失和泄密。2