行政前台管理制度考核

行政前台管理制度考核总则目的为了规范行政前台的工作行为，提高行政前台的工作效率和服务质量，确保公司行政工作的顺利开展，特制定本管理制度考核。适用范围本制度适用于公司行政前台岗位的所有工作人员。基本原则1.服务至上原则：行政前台应始终以热情、周到的服务态度对待公司内部员工和来访客人。2.高效准确原则：及时、准确地处理各项行政事务，提高工作效率，确保信息传递的准确性。3.遵守制度原则：严格遵守公司的各项规章制度，按照规定流程办理业务。岗位职责接待工作1.来访接待热情、礼貌地迎接来访客人，主动询问来访事由，并及时通知相关人员。引导客人至相应的接待区域，为客人提供必要的饮品。做好来访客人的登记工作，包括姓名、单位、来访时间、来访事由等信息。2.电话接待及时接听公司电话，铃响不超过三声。使用礼貌用语，准确记录来电内容，并及时传达给相关人员。对于咨询类电话，能够解答的应耐心解答，无法解答的应及时转接相关部门或人员。办公用品管理1.办公用品采购根据各部门的需求，定期统计办公用品的库存情况。制定办公用品采购计划，报上级领导审批后进行采购。选择合适的供应商，确保办公用品的质量和价格合理。2.办公用品发放建立办公用品发放台账，记录办公用品的发放日期、领取部门、领取人、办公用品名称及数量等信息。根据各部门的实际需求，按照规定的标准发放办公用品。对于贵重办公用品，实行领用登记制度，确保物品的安全和合理使用。文件管理1.文件收发负责公司各类文件、信件、包裹的收发工作，确保文件及时、准确地传递到相关人员手中。对收到的文件进行分类、登记，并根据文件的紧急程度和重要性及时呈送领导或分发给相关部门。2.文件归档定期对公司的文件进行整理和归档，按照文件的类别、时间顺序进行分类存放。建立文件索引目录，方便文件的查找和借阅。确保文件的完整性和安全性，防止文件丢失或损坏。会议安排1.会议室预订负责公司会议室的预订工作，根据各部门的会议需求，合理安排会议室的使用时间和空间。提前与相关部门沟通会议的时间、地点、参会人员等信息，确保会议室的准备工作就绪。2.会议服务在会议开始前，检查会议室的设备设施是否正常运行，如投影仪、音响、灯光等。为参会人员提供必要的会议用品，如笔记本、笔、水杯等。会议结束后，及时清理会议室，检查设备设施是否关闭，物品是否齐全。环境卫生维护1.前台区域清洁保持前台区域的整洁卫生，每天定时清扫地面、擦拭桌面、整理文件等。及时清理垃圾桶，保持垃圾不堆积。2.公共区域卫生监督对公司公共区域的环境卫生进行监督，发现问题及时通知保洁人员进行清理。提醒员工保持公共区域的整洁，爱护公司环境。工作流程来访接待流程1.客人来访时，行政前台主动起身迎接，微笑并使用礼貌用语问候客人。2.询问客人来访事由，若客人有预约，确认预约信息后，通知被访人员；若客人无预约，联系被访人员确认是否接待。3.引导客人至接待区域就座，为客人提供饮品。4.做好来访客人的登记工作，详细记录客人信息。5.等待被访人员期间，与客人进行适当交流，缓解客人等待的焦虑。6.被访人员到达后，引导双方见面，并简单介绍双方。7.客人离开时，送至前台门口，礼貌道别。电话接待流程1.电话铃响三声内接听，自报公司名称和部门。2.认真倾听来电内容，记录关键信息，如来电人姓名、单位、来电事由等。3.对于能够直接解答的问题，耐心、准确地回答来电人；对于无法解答的问题，告知来电人会及时转接相关部门或人员，并请其稍候。4.转接电话时，确认被转接部门或人员是否方便接听，并告知来电人转接情况。5.若需记录留言，重复留言内容请来电人确认后，记录在专门的留言本上，并及时传达给相关人员。办公用品采购流程1.各部门定期提交办公用品需求清单至行政前台。2.行政前台汇总各部门需求，结合库存情况，制定办公用品采购计划。3.将采购计划报上级领导审批。4.根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。5.办公用品到货后，行政前台进行验收，检查数量、质量等是否符合要求。6.验收合格后，办理入库手续，并更新办公用品库存台账。文件收发流程1.收到文件、信件或包裹时，核对收件信息，确认无误后进行登记。2.根据文件的性质和紧急程度，进行分类处理。对于紧急文件，立即呈送领导或分发给相关部门；对于一般文件，按照文件类别进行整理存放。3.文件分发时，填写文件分发登记表，注明文件名称、分发部门、分发时间等信息。4.定期对文件进行整理和归档，按照文件的类别、时间顺序进行分类存放，并建立文件索引目录。会议安排流程1.各部门提前[x]个工作日提交会议申请，说明会议时间、地点、参会人员、会议主题及会议内容等信息。2.行政前台根据会议申请，检查会议室的使用情况，如有冲突，协调解决。3.确认会议室可用后，预订会议室，并通知相关部门会议安排信息。4.在会议开始前[x]小时，再次检查会议室的设备设施是否正常运行，准备好会议用品。5.会议结束后，及时清理会议室，检查设备设施是否关闭，物品是否齐全。考核标准接待工作考核1.来访接待接待态度热情、礼貌，使用礼貌用语规范，每出现一次不规范扣[x]分。来访客人登记信息准确、完整，每出现一处错误扣[x]分。能够及时、准确地通知相关人员，因通知不及时导致客人等待时间过长，每次扣[x]分。2.电话接待电话接听及时，铃响超过三声接听，每次扣[x]分。记录来电内容准确，传达信息及时、无误，每出现一处错误扣[x]分。解答咨询问题耐心、专业，因解答不当引起客人不满，每次扣[x]分。办公用品管理考核1.办公用品采购采购计划制定合理，能够满足各部门需求，因计划不合理导致办公用品短缺或积压，每次扣[x]分。选择的供应商信誉良好，办公用品质量合格，出现质量问题每次扣[x]分。采购流程规范，严格按照审批后的计划进行采购，违规采购每次扣[x]分。2.办公用品发放发放台账记录准确、完整，每出现一处错误扣[x]分。按照规定标准发放办公用品，无超标准发放情况，每发现一次超标准发放扣[x]分。能够及时处理各部门办公用品需求，因处理不及时影响工作，每次扣[x]分。文件管理考核1.文件收发文件收发及时，无延误情况，出现延误每次扣[x]分。分类、登记准确，每出现一处错误扣[x]分。文件传递过程中无丢失或损坏现象，如有丢失或损坏，每次扣[x]分。2.文件归档文件整理、归档及时，定期更新文件索引目录，未按时完成每次扣[x]分。文件存放有序，查找方便，因存放混乱导致文件查找困难，每次扣[x]分。确保文件的完整性和安全性，因保管不善导致文件丢失或损坏，每次扣[x]分。会议安排考核1.会议室预订会议室预订合理，无冲突情况，因预订不合理导致会议无法正常进行，每次扣[x]分。提前与相关部门沟通会议信息，沟通不充分导致会议准备不充分，每次扣[x]分。2.会议服务会议设备设施正常运行，会前检查不到位导致设备设施出现故障，每次扣[x]分。会议用品准备齐全，无遗漏情况，每出现一处遗漏扣[x]分。会议结束后及时清理会议室，未及时清理每次扣[x]分。环境卫生维护考核1.前台区域清洁前台区域整洁卫生，地面无杂物、桌面无灰尘，每发现一处不整洁扣[x]分。垃圾桶及时清理，垃圾堆积影响环境，每次扣[x]分。2.公共区域卫生监督能够及时发现并通知保洁人员清理公共区域卫生问题，发现问题未及时通知，每次扣[x]分。公共区域卫生状况良好，因监督不力导致公共区域卫生较差，每次扣[x]分。奖励与惩罚奖励1.在接待工作中，受到来访客人或公司内部员工书面表扬，每次奖励[x]元。2.办公用品管理工作表现出色，为公司节约办公用品采购成本[x]%以上，给予[x]元奖励。3.文件管理工作严谨规范，全年文件收发、归档无任何差错，奖励[x]元。4.会议安排工作细致周到，保障公司各类会议顺利进行，受到领导和参会人员一致好评，奖励[x]元。5.环境卫生维护工作成绩突出，公司公共区域环境卫生得到显著改善，奖励[x]元。惩罚1.违反本制度考核标准，根据扣分情况进行相应处罚。每扣[x]分，扣除当月绩效奖金[x]元。2.因工作失误给公司造成经济损失或不良影响的，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚。3.连续三个月考核成绩不合格，予以辞退处理。培训与发展培训计划1.根据行政前台岗位的工作需求和员工的实际情况，制定年度培训计划。2.培训内容包括接待礼仪、办公用品管理、文件管理、会议安排、办公软件操作等方面。3.培训方式采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式相结合。培训实施1.按照培训计划组织培训活动，确保培训质量和效果。2.培训过程中，注重理论与实践相结合，通过案例分析、模拟操作等方式，提高员工的实际操作能力。3.鼓励员工积极参与培训，对表现优秀的员工给予一定的奖励。职