预签约管理制度

预签约管理制度一、总则（一）目的为规范公司预签约管理流程，明确各方权利与义务，保障公司与相关方的合法权益，确保合作项目顺利推进，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与供应商、合作伙伴、客户等在正式签订合同前进行预签约活动的管理。（三）基本原则1.合法合规原则：预签约活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：在预签约过程中，应保障各方平等地位，公平对待每一个参与方。3.诚实守信原则：各方应秉持诚实守信的态度，如实提供信息，履行承诺。4.风险可控原则：对预签约过程中的风险进行有效识别、评估与控制，确保公司利益不受损害。二、预签约的定义与类型（一）定义预签约是指公司与合作方在正式签订合同之前，就合作意向、主要条款等达成初步共识，并以书面或口头形式记录下来的一种阶段性约定。（二）类型1.框架协议预签约：双方就合作的总体框架、基本原则、合作领域等达成共识，为后续具体项目合作提供指导。2.意向书预签约：表明双方有进一步洽谈合作的意愿，对合作的初步设想和方向进行明确。3.备忘录预签约：记录双方在预签约过程中就某些关键事项的讨论结果、共识或待协商的问题等。三、预签约流程（一）项目发起与需求确认1.业务部门根据公司业务发展需要，发起预签约项目申请。申请内容应包括合作方基本信息、合作项目概述、合作意向、预签约类型、预计合作期限、预期收益等。2.对业务部门提交的申请进行审核，重点审核合作项目的必要性、可行性、合规性以及与公司战略的契合度。审核通过后，确定项目负责人。（二）合作方筛选与尽职调查1.项目负责人根据合作项目需求，通过多种渠道筛选潜在合作方，如行业推荐、网络搜索、供应商库查询等。2.对筛选出的合作方进行尽职调查，调查内容包括但不限于合作方的主体资格、经营状况、财务状况、信誉情况、行业口碑、相关资质证书等。3.收集合作方的相关资料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、财务审计报告等，并进行核实。4.与合作方进行初步沟通，了解其合作意愿、合作条件、对合作项目的理解等，评估其是否具备合作潜力。（三）预签约条款协商1.项目负责人组织业务部门、法务部门、财务部门等相关人员与合作方就预签约条款进行协商。2.协商内容主要包括合作项目内容、双方权利与义务、工作进度安排、质量标准、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等。3.在协商过程中，各方应充分发表意见，根据实际情况进行合理调整和妥协，确保预签约条款公平合理、明确具体，符合双方利益和项目实际需求。4.对于重要条款和存在争议的条款，应进行详细记录，并明确双方的观点和理由。（四）预签约文件起草与审核1.根据协商确定的预签约条款，由项目负责人或指定人员起草预签约文件，如框架协议、意向书、备忘录等。2.预签约文件应使用规范的格式和语言，准确表述双方的权利与义务、合作内容、工作要求等。3.将起草好的预签约文件提交法务部门进行审核。法务部门重点审核文件的合法性、合规性、完整性以及风险防范条款等，提出修改意见和建议。4.根据法务部门的审核意见，对预签约文件进行修改完善，确保文件符合法律法规要求和公司利益。（五）预签约文件审批1.修改完善后的预签约文件提交公司管理层进行审批。审批内容包括合作项目的必要性、可行性、预签约条款的合理性、对公司利益的影响等。2.管理层根据审批权限进行审批。对于重大合作项目的预签约文件，可能需要经过总经理办公会、董事会等决策机构审议通过。3.审批通过后，预签约文件方可进入正式签署环节。（六）预签约文件签署1.项目负责人负责组织预签约文件的签署工作。签署前，应确保合作方已对预签约文件内容进行充分理解，并确认无误。2.按照公司印章管理规定，办理预签约文件的盖章手续。盖章时应注意核对文件内容与审批通过的版本是否一致。3.双方授权代表在预签约文件上签字，并加盖各自单位公章或合同专用章。签字盖章完成后，预签约文件即生效。（七）预签约文件存档1.预签约文件签署完成后，项目负责人应及时将文件原件交公司档案管理部门进行存档。存档内容包括预签约文件正本、副本、双方往来沟通文件、尽职调查资料等。2.档案管理部门应建立预签约文件档案台账，对档案进行分类、编号、登记，确保档案资料的完整性和可查阅性。3.定期对预签约文件档案进行整理和清查，防止档案丢失、损坏等情况发生。四、预签约各方权利与义务（一）公司权利与义务1.权利有权要求合作方按照预签约文件约定履行义务。对合作项目的执行情况进行监督检查，提出整改意见和要求。在合作方违反预签约文件约定时，有权追究其违约责任。根据实际情况和项目需要，对预签约文件内容进行调整和变更，但应提前通知合作方并协商一致。2.义务按照预签约文件约定，向合作方提供必要的支持和协助。保守合作方的商业秘密和其他机密信息。按照约定的时间和方式支付合作款项。及时处理合作过程中出现的问题和争议，积极推动合作项目顺利进行。（二）合作方权利与义务1.权利有权要求公司按照预签约文件约定履行义务。对公司提出的合作要求和条件提出合理意见和建议。在公司违反预签约文件约定时，有权追究其违约责任。根据项目进展情况和实际需要，要求公司对预签约文件内容进行调整和变更，但应提前通知公司并协商一致。2.义务按照预签约文件约定，按时、按质、按量完成合作项目相关工作。向公司提供真实、准确、完整的信息和资料。保守公司的商业秘密和其他机密信息。遵守公司的规章制度和工作要求，接受公司的监督检查。五、预签约的变更与解除（一）变更1.在预签约有效期内，因客观情况发生变化或双方协商一致，需要对预签约文件内容进行变更的，应签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，并由双方授权代表签字盖章。3.变更协议作为预签约文件的补充文件，与原预签约文件具有同等法律效力。（二）解除1.在预签约有效期内，出现下列情形之一的，可解除预签约：双方协商一致同意解除。因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因，导致预签约无法履行或部分无法履行，且双方协商无法达成继续履行的一致意见。一方严重违反预签约文件约定，经另一方书面通知后在合理期限内仍未改正。预签约所依据的法律法规、政策等发生重大变化，导致预签约无法继续履行。2.解除预签约应签订书面解除协议，明确解除的原因、时间、双方权利与义务的处理等，并由双方授权代表签字盖章。3.解除协议签订后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如清理债权债务、返还财产、承担违约责任等。六、违约责任（一）公司违约责任1.公司未按照预签约文件约定履行义务，给合作方造成损失的，应承担赔偿责任。赔偿范围包括直接损失和间接损失，但应限于合作方能够证明的损失范围。2.公司违反保密条款，泄露合作方商业秘密或其他机密信息的，应承担因此给合作方造成的全部损失，并按照法律法规要求承担相应的法律责任。3.公司擅自变更预签约文件内容，给合作方造成损失的，应承担赔偿责任。（二）合作方违约责任1.合作方未按照预签约文件约定履行义务，给公司造成损失的，应承担赔偿责任。赔偿范围包括直接损失和间接损失，但应限于公司能够证明的损失范围。2.合作方违反保密条款，泄露公司商业秘密或其他机密信息的，应承担因此给公司造成的全部损失，并按照法律法规要求承担相应的法律责任。3.合作方擅自变更预签约文件内容，给公司造成损失的，应承担赔偿责任。（三）违约责任的承担方式1.双方可在预签约文件中约定具体的违约责任承担方式，如支付违约金、赔偿损失、继续履行等。2.如双方在预签约文件中未约定违约责任承担方式，或约定不明确的，按照法律法规规定执行。法律法规未规定的，双方应根据公平合理原则协商确定违约责任承担方式。七、争议解决（一）协商解决双方在预签约过程中或合作过程中发生争议的，应首先通过友好协商解决。协商应遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，充分沟通，寻求解决方案。（二）仲裁或诉讼如双方协商不成，可根据预签约文件约定的争议解决方式，选择仲裁或向有管辖权的人民法院提起诉讼。1.选择仲裁方式的，应按照双方约定的仲裁机构仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决为终局裁决，对双方具有约束力。2.选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼判决生效后，双方应按照判决履行各自的义务。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对预签约项目进行审计监督，检查预签约流程的执行情况、预签约文件的履行情况、各方权利与义务的落实情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提