单据管理制度

单据管理制度一、总则1.目的为加强公司单据管理，规范单据的填写、传递、审核、存档等流程，确保公司财务信息的准确、及时、完整，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及单据使用的部门和员工，包括但不限于采购、销售、仓库、财务等部门。3.单据定义本制度所指单据是指公司在经济业务活动中产生的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的书面凭证，包括但不限于发票、收据、报销单、出入库单、送货单、对账单等。二、单据的种类及规范1.发票定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。种类：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。规范：发票开具必须真实、准确、完整，填写项目包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票加盖发票专用章，印章清晰、完整，不得压线、错格。发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。取得的发票应及时进行审核，发现问题及时与开票方联系更换。2.收据定义：收据是指单位或个人在收到款项时开具的书面证明。种类：包括收款收据、往来收据等。规范：收据应注明收款日期、交款单位或个人、收款事由、金额等内容。收据加盖财务专用章或收款专用章。收款收据应按顺序编号使用，不得跳号、重号。对于往来款项的收据，应注明款项性质、往来单位等信息。3.报销单定义：报销单是指员工因公务需要发生费用后，向公司申请报销的书面凭证。种类：包括费用报销单、差旅费报销单等。规范：报销单应填写清晰、完整，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等。报销事由应详细说明费用发生的原因和用途。报销金额大小写应一致，不得涂改。报销单应附上相关的发票、收据等原始凭证，原始凭证应真实、合法、有效。报销单需经部门负责人、财务审核、总经理审批后方可报销。4.出入库单定义：出入库单是指记录公司货物出入库情况的书面凭证。种类：包括入库单、出库单。规范：出入库单应填写货物名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、出入库日期、仓库名称、经手人等信息。出入库单应按顺序编号使用，不得跳号、重号。入库单应由仓库保管人员根据实际入库情况填写，经送货人签字确认；出库单应由仓库保管人员根据实际出库情况填写，经领用人签字确认。出入库单应及时传递给财务部门，作为核算库存商品和成本的依据。5.送货单定义：送货单是指公司向客户发送货物时开具的书面凭证。规范：送货单应填写客户名称、送货日期、货物名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、送货地址、经手人等信息。送货单应加盖公司业务专用章。送货单应按顺序编号使用，不得跳号、重号。送货单应及时传递给客户，并要求客户签字确认，作为确认销售业务的依据。6.对账单定义：对账单是指公司与客户或供应商核对往来账款时使用的书面凭证。规范：对账单应包括往来单位名称、对账期间、期初余额、本期发生额、期末余额等内容。对账单应与相关的业务单据进行核对，确保数据准确无误。对账单经双方核对无误后，应由双方签字盖章确认。三、单据的填写要求1.字迹清晰：单据填写应使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔填写。2.内容完整：单据应按照规定的格式和要求填写，确保各项内容完整、准确，不得遗漏。3.不得涂改：单据填写后，如发现错误，应在错误处划红线注销，并在上方填写正确的内容，同时加盖经手人印章。不得随意涂改、刮擦、挖补。4.签字盖章齐全：单据上涉及的签字、盖章应齐全，签字应使用本人真实姓名，不得代签。四、单据的传递流程1.采购业务单据传递流程采购人员根据采购订单与供应商联系，签订采购合同。供应商发货后，将送货单随货物一同送至公司仓库。仓库保管人员验收货物后，填写入库单，并将入库单传递给采购人员。采购人员将入库单与采购合同、发票等单据核对无误后，填写报销单，附上相关单据，提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将报销单提交财务审核。财务审核人员对报销单及相关单据进行审核，审核通过后提交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门进行账务处理，并支付货款。2.销售业务单据传递流程销售部门与客户签订销售合同。销售部门根据销售合同安排发货，仓库保管人员根据发货通知填写出库单，并将出库单传递给销售部门。销售部门开具送货单，随货物一同送至客户。客户签收送货单后，销售部门将送货单与销售合同、发票等单据核对无误后，填写销售日报表，提交财务部门。财务部门根据销售日报表及相关单据进行账务处理，并确认销售收入。3.费用报销单据传递流程员工因公务发生费用后，填写报销单，并附上相关的发票、收据等原始凭证。将报销单提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将报销单提交财务审核。财务审核人员对报销单及相关单据进行审核，审核通过后提交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门进行报销支付。五、单据的审核1.部门审核员工提交的报销单等单据首先由所在部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核单据的真实性、合理性、必要性，确保费用支出与业务实际相符。对于采购业务的相关单据，采购部门负责人应审核采购合同的执行情况、货物验收情况等。对于销售业务的相关单据，销售部门负责人应审核销售合同的执行情况、货物发货情况等。2.财务审核财务部门对提交的单据进行专业审核。审核内容包括单据的规范性、合法性、准确性，发票是否合规，报销金额是否符合公司规定等。财务审核人员应核对单据上的各项数据，如金额计算是否正确、票据张数是否与报销单填写一致等。对于不符合要求的单据，财务审核人员应及时通知相关人员进行更正或补充。3.总经理审批经过部门审核和财务审核后的单据，提交总经理进行最终审批。总经理根据公司的财务状况、业务情况等综合因素，对单据进行审批。对于重大金额的支出或特殊事项的单据，总经理应重点关注并做出决策。六、单据的存档1.存档责任部门公司财务部门负责单据的统一存档管理。2.存档要求各类单据应按照时间顺序、业务类型等进行分类整理。单据应装订成册，确保整齐、牢固。每册单据应编制目录，注明单据名称、日期、编号、金额等信息，以便于查找和核对。存档的单据应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的地方，防止单据损坏、丢失。3.存档期限一般情况下，单据的存档期限为[X]年。对于涉及税务、审计等重要事项的单据，存档期限应按照相关法律法规的要求执行。在存档期限届满后，经公司相关领导批准，可以按照规定的程序进行销毁。七、单据的遗失处理1.遗失报告如果员工发现单据遗失，应立即向所在部门负责人报告，并说明遗失的原因、单据的种类、编号、金额等信息。2.补办措施对于发票等重要单据遗失的，应及时与开票方联系，协商补办事宜。补办发票时，应按照开票方的要求提供相关证明材料。对于其他单据遗失的，应根据实际情况，尽可能收集相关的替代证据，如合同复印件、对方出具的证明等，并按照公司规定的流程进行补办或说明情况。3.责任追究对于因单据遗失给公司造成损失的，将根据情节轻重，追究相关责任人的责