发收文管理制度VIP

发收文管理制度一、总则（一）目的为了加强公司公文管理，规范公文处理流程，提高公文处理效率和质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的公文往来，包括但不限于文件、函件、通知、报告、请示、批复等各类正式公文。（三）基本原则1.准确规范原则：公文的格式、内容、语言表达等应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保公文的准确性和规范性。2.及时高效原则：公文处理应遵循时效性要求，及时传递、办理和反馈，提高工作效率，避免延误。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，加强公文的保密管理，确保公文内容不泄露。4.分级负责原则：明确各部门在公文处理中的职责，按照分级管理的原则，各司其职，各负其责。二、公文种类（一）上行文适用于下级机关向上级机关请求指示、批准，如请示、报告等。（二）下行文适用于上级机关向下级机关部署工作、传达指示、发布决定等，如通知、通报、批复等。（三）平行文适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，如函等。三、公文格式（一）一般格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注"绝密""机密""秘密"和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注"特急""加急"，电报应当分别标注"特提""特急""加急""平急"。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。（二）特定格式1.信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。2.命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加"命令"或"令"字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。3.纪要格式：纪要标志由"XXXXX纪要"组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。四、发文管理（一）发文流程1.拟稿（1）承办部门根据工作需要，确定公文内容，由专人负责拟稿。拟稿人应确保公文内容准确、完整、清晰，符合法律法规和公司规定。（2）拟稿时应明确公文的文种、格式、主送机关、抄送机关等要素，语言表达应规范、简洁、明了。2.审核（1）拟稿完成后，由拟稿部门负责人对公文内容进行审核，重点审核公文的准确性、完整性、合规性以及语言表达等方面。（2）审核通过后，将公文交至公司办公室进行格式审核和编号登记。3.会签涉及多个部门的公文，需进行会签。会签部门应认真审核公文内容，提出意见和建议，并在规定时间内反馈给拟稿部门。拟稿部门根据会签意见对公文进行修改完善。4.签发（1）公文经审核、会签后，由公司负责人或授权人进行签发。签发人应对公文内容和质量负责，签署明确的意见和姓名、日期。（2）重要公文或涉及重大事项的公文，应经公司领导班子集体研究决定后签发。5.编号登记公司办公室对已签发的公文进行编号登记，建立公文台账，记录公文的编号、标题、发文日期、发文部门、主送机关、抄送机关等信息，以便查询和管理。6.印制根据公文的格式要求和数量，安排专人进行印制。印制过程中应确保公文的印刷质量，字迹清晰、排版整齐、装订牢固。7.用印公文印制完成后，由专人负责加盖公司印章。用印前应认真核对公文内容、发文机关、日期等信息，确保无误后方可盖章。印章应端正、清晰地加盖在公文规定的位置上。8.分发办公室根据公文的主送机关和抄送机关，按照规定的方式进行分发。公文可通过专人送达、邮寄、电子邮件等方式传递，但涉及秘密等级较高的公文应采用专人送达方式，并严格履行签收手续。（二）发文要求1.严格控制发文数量，可发可不发的公文坚决不发，能通过电话、邮件等方式解决问题的，不另行发文。2.公文内容应具有针对性和可操作性，避免空洞无物、冗长繁琐。3.发文应严格按照规定的格式和程序进行，确保公文的规范性和严肃性。4.涉及多个部门的公文，主办部门应主动与相关部门沟通协调，共同做好公文的起草、审核、会签等工作。五、收文管理（一）收文流程1.签收（1）公司办公室指定专人负责公文的签收工作。收到外部来文后，应认真核对公文的数量、信封或外包装上的标识信息等，确认无误后在送文登记簿上签字。（2）对于机要文件，应按照机要文件的管理规定进行签收，严格履行登记、编号、保管等手续。2.拆封签收后的公文由专人负责拆封。拆封时应注意保持公文的完整性，避免损坏文件内容。对随文附带的信封、文件袋等物品应妥善保管，一并归档。3.登记拆封后的公文应及时进行登记，详细记录公文的来文机关、文号、标题、密级、份数、日期、附件等信息，建立收文台账。4.初审办公室对收文进行初审，根据公文的内容和性质，提出拟办意见。初审内容包括公文的真实性、合法性、完整性以及与公司工作的相关性等。（1）对于一般性公文，办公室可直接提出拟办意见，送相关领导或部门阅批。（2）对于重要公文或涉及重大事项的公文，办公室应及时呈送公司领导阅批，并根据领导批示进行办理。5.传阅需要传阅的公文，办公室应按照领导批示的范围和顺序进行传阅。传阅过程中，应严格履行签收手续，确保公文及时、准确地传递到相关人员手中。传阅人员应在规定时间内将公文阅毕，并签署姓名和日期，不得延误或积压公文。6.承办（1）承办部门收到办公室转来的公文后，应按照领导批示和公文要求及时办理。承办人应认真负责，确保公文办理的质量和效率。（2）对于需要回复的公文，承办部门应在规定时间内将回复意见反馈给办公室，由办公室统一回复发文机关。7.催办办公室对承办部门的公文办理情况进行跟踪催办，及时了解公文办理进度，对延误办理的情况进行督促和协调，确保公文按时办理完毕。8.归档公文办理完毕后，承办部门应将公文的原件、附件、领导批示、办理结果等相关材料整理齐全，移交公司档案室归档保存。档案室应按照档案管理规定，对公文进行分类、编号、装订、存储，便于查阅和利用。（二）收文要求1.收文人员应及时、准确地签收公文，不得延误或拒收。2.对收到的公文应进行认真审核，发现问题及时与发文机关联系沟通，确保公文的真实性和合法性。3.严格按照规定的程序和要求进行公文的传阅、承办、催办等工作，确保公文得到妥善处理。4.加强对收文的保密管理，严禁将公文内容泄露给无关人员。六、公文归档与保管（一）归档范围公司所有具有保存价值的公文，包括正式文件、函件、会议纪要、合同协议、报表等，均应归档保存。（二）归档要求1.公文归档应按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。2.归档文件应齐全完整，正文与附件、请示与批复、转发文件与原件等应配套归档。3.归档文件应采用统一的格式和载体，如纸质文件、电子文件等，并按照规定进行编号、装订、编目等处理。（三）保管期限公文的保管期限根据其重要程度和参考价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的公文：具有重要历史价值、法律依据或长期查考利用价值的公文，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管的公文：在较长时间内具有查考利用价值的公文，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的公文：在较短时间内具有查考利用价值的公文，保管期限一般为5年以下。（四）档案查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅时应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、丢失。七、保密与安全（一）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规和公司的保密制度，加强对公文的保密管理，确保公文内容不泄露。2.涉密公文应按照规定的密级进行标识和管理，严格控制知悉范围，限定传递渠道和方式。3.在公文的起草、审核、印制、传递、保管、销毁等各个环节，均应采取必要的保密措施，防止失密、泄密事件的发生。（二）安全管理1.加强对公文处理场所和设备的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保公文的安全存放。2.对电子公文应采取加密存储、访问控