外委件管理制度

外委件管理制度一、总则（一）目的为加强公司外委件的管理，规范外委加工流程，确保外委件质量、交期和成本可控，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外委件的加工管理活动，包括但不限于零部件加工、产品组装、表面处理等。（三）基本原则1.质量优先原则：外委件质量必须符合公司产品设计要求和相关标准规范，确保产品整体质量。2.成本控制原则：在保证质量和交期的前提下，合理控制外委加工成本，提高经济效益。3.公平公正原则：选择外委供应商应遵循公平公正的原则，通过公开招标、询价等方式，确保合作机会均等。4.合作共赢原则：与外委供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、职责分工（一）采购部门1.负责外委供应商的开发、筛选、评估和管理。2.组织外委件的采购招标、询价等工作，确定合适的供应商和采购价格。3.签订外委加工合同，明确双方的权利和义务。4.跟踪外委件的采购进度，协调解决采购过程中的问题。（二）技术部门1.提供外委件的技术要求、图纸、工艺文件等资料。2.对外委件的技术问题进行指导和支持，参与外委件的检验和验收工作。3.协助评估外委供应商的技术能力和质量保证能力。（三）质量部门1.制定外委件的检验标准和检验计划。2.对外委件进行检验和试验，确保外委件质量符合要求。3.对不合格外委件进行判定和处理，跟踪整改情况。4.参与外委供应商的质量评估和管理。（四）生产部门1.根据生产计划，提出外委件的需求计划。2.协调外委件的加工进度，确保外委件按时交付，满足生产需要。3.配合采购部门、质量部门等做好外委件的相关工作。（五）财务部门1.审核外委加工合同的付款条款，确保付款方式合理、合规。2.对外委加工费用进行核算和支付，做好财务记录和成本分析。三、外委供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司外委件需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其经营范围、生产能力、技术水平、质量保证能力、价格水平、交货期等方面是否符合公司要求。3.对于符合初步筛选条件的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其生产现场管理、设备状况、人员素质、质量管理体系等情况。4.根据实地考察结果，填写《外委供应商考察报告》，对供应商进行综合评价，确定是否纳入合格供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门定期（每年至少一次）对已合作的外委供应商进行评估，评估内容包括质量、交期、价格、服务等方面。2.质量部门负责提供外委件的质量检验数据和质量问题反馈，作为供应商质量评估的重要依据。3.生产部门根据外委件的交付情况，对供应商的交期执行情况进行评估。4.采购部门根据采购价格和成本控制情况，对供应商的价格水平进行评估。5.各部门根据日常合作过程中供应商的服务表现，如沟通配合、问题解决能力等，对供应商的服务进行评估。6.采购部门汇总各部门的评估意见，填写《外委供应商评估表》，对供应商进行综合评分。（三）供应商分级管理1.根据供应商评估结果，将外委供应商分为A、B、C三级。A级供应商：综合评分在90分及以上，质量稳定、交期及时、价格合理、服务优质，是公司优先合作的供应商。B级供应商：综合评分在7089分之间，质量、交期、价格、服务等方面基本满足公司要求，可作为公司的一般合作供应商。C级供应商：综合评分在70分以下，存在一定问题，需要加强管理和改进，如连续两次评估为C级，将考虑淘汰。2.对于不同级别的供应商，采取不同的管理策略：A级供应商：给予更多的合作机会和优惠政策，如优先订单、价格优惠、免检或抽检比例降低等。B级供应商：正常合作，定期进行沟通和评估，督促其不断改进。C级供应商：减少订单量，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰。（四）供应商淘汰1.对于出现以下情况之一的外委供应商，采购部门应及时提出淘汰建议：连续两次评估为C级。提供的外委件质量严重不合格，给公司造成重大损失。交货期严重延误，影响公司生产计划。价格不合理，经协商仍无改善。服务态度恶劣，严重影响合作关系。2.采购部门填写《外委供应商淘汰申请表》，说明淘汰原因，经相关部门负责人审核、公司领导批准后，将供应商从合格供应商名录中删除，并通知供应商终止合作。四、外委件采购流程（一）需求提出1.生产部门根据生产计划，填写《外委件需求计划表》，详细列出外委件的名称、规格型号、数量、交货时间、质量要求等信息，提交给采购部门。2.采购部门对《外委件需求计划表》进行审核，确保需求信息准确、完整，如有疑问及时与生产部门沟通确认。（二）供应商选择1.采购部门根据外委件的需求情况，从合格供应商名录中选择合适的供应商。对于新的外委件或现有供应商无法满足需求的情况，按照供应商开发流程寻找新的供应商。2.采购部门向选定的供应商发送《外委件询价单》，要求供应商在规定时间内报价，报价内容应包括产品价格、交货期、付款方式、质量保证等条款。3.采购部门收集供应商的报价单，进行整理和比较分析，必要时组织相关部门与供应商进行商务谈判，确定最终的采购价格和合作条款。（三）合同签订1.采购部门根据商务谈判结果，起草外委加工合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同草案提交给公司法律部门进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由采购部门负责人、公司领导签字盖章，与供应商签订合同。（四）订单下达1.采购部门根据签订的合同，填写《外委件采购订单》，明确订单编号、供应商名称、产品规格型号、数量、交货时间、交货地点等信息，发送给供应商。2.采购部门将《外委件采购订单》副本分发给技术部门、质量部门、生产部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备和跟踪工作。（五）进度跟踪1.采购部门建立外委件采购进度跟踪台账，定期更新订单执行情况，包括供应商的生产进度、检验情况、发货情况等。2.采购部门及时与供应商沟通协调，了解外委件的加工进度，对于出现的问题及时督促供应商解决，确保外委件按时交付。3.生产部门、质量部门等相关部门根据各自职责，对外委件的加工过程进行跟踪和监督，如发现问题及时反馈给采购部门。（六）到货验收1.外委件到货前，采购部门通知质量部门、生产部门等相关人员做好验收准备工作。2.外委件到货时，质量部门按照检验标准和检验计划对外委件进行检验和试验，包括外观检查、尺寸测量、性能测试等，确保外委件质量符合要求。3.生产部门对到货的外委件进行数量清点和规格型号核对，确保与采购订单一致。4.对于验收合格的外委件，质量部门出具《外委件检验报告》，生产部门办理入库手续；对于验收不合格的外委件，质量部门出具《不合格品通知单》，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款结算1.采购部门根据合同约定和到货验收情况，填写《外委件付款申请单》，附上合同副本、发票、检验报告等相关资料，提交给财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续，支付外委加工费用。五、外委件质量控制（一）质量标准制定1.技术部门根据产品设计要求和相关标准规范，制定外委件的质量标准，明确外委件的尺寸精度、表面粗糙度、材料性能、装配要求等质量指标。2.质量标准应形成文件，如《外委件质量检验标准》，发放给采购部门、质量部门、生产部门等相关人员，并组织进行培训，确保相关人员熟悉质量标准要求。（二）检验计划编制1.质量部门根据外委件的质量标准和生产进度，编制外委件检验计划，明确检验项目、检验方法、检验频次、检验人员等内容。2.检验计划应提前通知采购部门和供应商，以便供应商做好自检和配合检验的准备工作。（三）进货检验1.外委件到货后，质量部门按照检验计划对外委件进行进货检验。检验方式包括全检、抽检等，具体检验方式根据外委件的重要性、以往质量情况等确定。2.检验人员应严格按照质量标准和检验方法进行检验，做好检验记录，填写《外委件检验记录单》。3.对于检验合格的外委件，质量部门在其上加盖"合格"印章；对于检验不合格的外委件，质量部门出具《不合格品通知单》，详细说明不合格情况，并将不合格外委件隔离存放，防止误用。（四）不合格品处理1.采购部门接到《不合格品通知单》后，及时与供应商沟通，要求供应商在规定时间内提出整改措施和处理方案。2.供应商的整改措施和处理方案经采购部门、质量部门审核同意后实施。整改完成后，供应商应提交整改报告和重新检验申请，质量部门进行复查。3.对于不合格情况较轻的外委件，经质量部门批准，可采取让步接收的方式，但应在后续使用过程中加强监控；对于不合格情况严重的外委件，应予以退货或换货处理。（五）质量改进1.质量部门定期对外委件的质量情况进行统计分析，如不合格率、主要质量问题等，找出质量波动原因。2.针对质量问题，组织采购部门、技术部门、供应商等相关人员召开质量分析会议，制定改进措施并跟踪实施效果。3.通过持续改进，不断提高外委件的质量水平，减少质量问题的发生。六、外委件成本控制（一）成本预算编制1.采购部门在进行外委件采购招标、询价等工作时，应充分考虑成本因素，结合市场行情和历史采购数据，编制外委件成本预算。2.成本预算应包括产品价格、运输费用、检验费用、包装费用等各项成本明细，作为外委件采购成本控制的依据。（二）价格谈判1.采购部门在与供应商进行商务谈判时，应重点围绕价格进行协商，争取最优的采购价格。2.在价格谈判过程中，采购部门应了解供应商的成本构成，分析价格合理性，通过与供应商协商降低成本、优化采购条款等方式，降低外委件采购成本。（三）成本核算与分析1.财务部门对外委件的采购成本进行核算，定期与采购部门核对成本数据，确保成本核算准确无误。2.采购部门、财务部门等相关人员定期对外委件成本进行分析，对比成本预算与实际成本差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。3.根据成本分析结果，采取针对性措施进行成本控制，如优化采购渠道、降低运输成本、减少检验费用等。（四）成本控制措施1.建立外委件成本控制台账，记录外委件的采购价格、成本变动情况等信息，以便及时掌握成本动态。2.加强对外委件采购过程的监控，防止出现超预算采购、不合理加价等情况。3.定期评估外委供应商的成本控制能力，对于成本控制效果好的供应商给予适当奖励，对于成本控制不力的供应商进行督促整改或淘汰。七、外委件交付管理（一）交付计划制定1.采购部门根据合同约定的交货时间，结合供应商的生产能力和进度情况，制定外委件交付计划，明确各批次外委件的交付时间节点。2.交付计划应提前通知供应商，并要求供应商签字确认，确保供应商按时安排生产和交付。（二）交付跟踪1.采购部门按照交付计划，定期跟踪外委件的交付进度，及时与供应商沟通协调，了解交付延迟的原因，并督促供应商采取措施解决。2.对于可能影响交付期的问题，采购部门应提前预警，组织相关部门共同协商解决方案，确保外委件按时交付。（三）交付验收1.外委件到货时，按照到货验收流程进行验收，确保外委件的数量、规格型号、质量等符合要求。2.对于验收合格的外委件，办理入库手续；对于