抽样单管理制度

抽样单管理制度一、总则（一）目的为了规范公司抽样单的管理，确保抽样工作的科学性、准确性和规范性，保证产品质量检测的可靠性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及抽样单管理的部门和人员，包括但不限于质量控制部门、生产部门、销售部门、物流部门等在产品抽样、送检、留样等环节中对抽样单的使用和管理。（三）基本原则1.真实性原则：抽样单所记录的信息必须真实、准确地反映抽样过程和样品情况，不得伪造、篡改数据。2.完整性原则：抽样单应包含抽样所需的全部信息，如抽样时间、地点、样品名称、规格型号、批次、抽样数量、抽样人等，确保信息完整无遗漏。3.及时性原则：抽样单应在抽样完成后及时填写、传递和归档，不得拖延，以保证后续检测工作的顺利进行。4.可追溯性原则：通过抽样单上的信息，能够清晰地追溯样品的来源、去向以及整个抽样、检测过程，便于质量问题的追踪和处理。二、抽样单的设计与格式（一）设计要求抽样单的设计应根据公司产品特点、抽样流程以及质量检测需求进行，确保能够全面、准确地记录抽样相关信息。设计过程中应充分征求各相关部门意见，保证其适用性和可操作性。（二）基本格式1.表头部分抽样单号：具有唯一性，用于标识每份抽样单，方便查询和管理。抽样日期：记录抽样的具体年月日。抽样部门：填写负责抽样的部门名称。抽样人：签署抽样人的姓名。2.样品信息部分产品名称：填写所抽样品的具体名称。规格型号：明确产品的规格和型号。批次：注明产品的生产批次。抽样数量：记录抽取的样品数量。3.抽样信息部分抽样地点：详细说明抽样的具体位置，如生产车间、仓库、销售门店等。抽样基数：指出被抽样产品的总量。抽样方法：描述采用的抽样方式，如随机抽样、分层抽样等。4.送样信息部分送样部门：填写送样的部门名称。送样人：送样人员的姓名。送样日期：送样的具体年月日。接收部门：注明接收样品进行检测的部门。5.备注部分：可用于记录一些特殊情况或需要说明的事项，如样品的特殊要求、抽样过程中的异常情况等。三、抽样单的填写规范（一）填写要求1.抽样单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。2.各项内容必须填写完整、准确，不得有空缺或模糊不清的地方。如有不适用的项目，应在相应位置划"/"表示。3.对于抽样单号、抽样日期、抽样人、产品名称、规格型号、批次、抽样数量、抽样地点等关键信息，必须如实填写，不得随意更改。如确有错误需要更正，应在原错误处划双线，并在其上方或旁边填写正确内容，同时由更正人在更正处签名确认。（二）填写细则1.抽样单号：由公司质量管理部门按照一定的编号规则统一编制，编号应具有连续性和系统性，便于识别和管理。2.抽样日期：按照实际抽样的年月日填写，精确到具体时间。3.抽样部门：填写实际负责抽样工作的部门全称。4.抽样人：由执行抽样操作的人员签名，确保对抽样行为负责。5.产品名称：填写产品的通用名称或标准名称，应与产品标识或相关标准一致。6.规格型号：准确填写产品的规格和型号，可参考产品说明书或相关技术文件。7.批次：填写产品的生产批次号，批次号应具有唯一性，能够准确追溯产品的生产过程和质量情况。8.抽样数量：按照实际抽取的样品数量填写，应符合相关标准或检测要求。9.抽样地点：详细描述抽样的具体位置，如某车间的某生产线、仓库的某货架等，确保能够准确找到抽样源头。10.抽样基数：填写被抽样产品的总数，以便了解抽样的代表性。11.抽样方法：明确说明采用的抽样方式，并确保抽样方法符合相关标准或规定。12.送样信息部分：送样部门、送样人、送样日期、接收部门等信息应如实填写，确保样品传递过程清晰可查。13.备注部分：对于抽样过程中发现的任何特殊情况，如样品外观有缺陷、抽样环境异常等，应在备注中详细记录，以便后续参考和分析。四、抽样流程（一）抽样计划制定1.质量控制部门根据产品质量检测计划、生产进度、市场反馈等因素，制定抽样计划。抽样计划应明确抽样的产品种类、规格型号、批次、抽样数量、抽样时间、抽样地点等内容。2.抽样计划应提前通知相关部门，如生产部门、销售部门、物流部门等，以便各部门做好准备工作。（二）抽样准备1.抽样人员接到抽样任务后，应熟悉抽样计划和抽样单的填写要求，准备好必要的抽样工具，如样品袋、标签、封条等。2.抽样人员应了解被抽样产品的特性、生产工艺、质量状况等信息，以便在抽样过程中能够准确判断样品的代表性。（三）现场抽样1.抽样人员按照抽样计划到达抽样地点后，应向被抽样部门或单位出示有效证件，表明身份和来意。2.在被抽样部门或单位相关人员的陪同下，抽样人员按照规定的抽样方法进行抽样操作。抽样过程中应注意保持样品的完整性和真实性，避免样品受到污染或损坏。3.抽样人员在抽取样品后，应立即对样品进行编号、标识，并填写抽样单的相关信息。抽样单应一式多份，分别由抽样部门、送样部门、接收部门等留存。（四）样品封装与传递1.抽样人员将抽取的样品装入样品袋或其他合适的容器中，使用标签对样品进行标识，注明样品名称、规格型号、批次、抽样单号、抽样日期等信息。2.对样品袋或容器进行密封，并在封条上注明抽样单号、抽样人等信息。3.抽样人员将封装好的样品及时传递给送样人员，并办理交接手续。送样人员应在规定的时间内将样品送达接收部门。（五）样品接收1.接收部门在收到样品后，应检查样品的封装是否完好，标识是否清晰，抽样单填写的信息是否完整、准确。2.如发现样品封装破损、标识不清或抽样单信息有误等情况，接收部门应及时与送样人员联系，要求其重新抽样或更正信息。3.接收部门在确认样品和抽样单无误后，应在抽样单上签字确认，并将样品妥善保管，按照规定的流程进行检测。五、抽样单的审核与审批（一）初审1.抽样人员填写完抽样单后，应将抽样单提交给所在部门负责人进行初审。部门负责人应对抽样单的填写内容进行审核，确保信息真实、准确、完整，抽样过程符合规定要求。2.初审内容包括抽样单号、抽样日期、抽样部门、抽样人、产品名称、规格型号、批次、抽样数量、抽样地点、抽样方法等关键信息的填写是否正确，抽样过程是否合规等。（二）终审1.初审通过后，抽样单应提交给质量控制部门负责人进行终审。质量控制部门负责人应对抽样单进行全面审核，重点审核抽样计划的合理性、抽样方法的科学性、样品的代表性等方面。2.终审通过后，抽样单方可生效，并进入后续的流转和归档环节。如终审发现问题，质量控制部门负责人应及时与抽样部门沟通，要求其进行整改，直至抽样单符合要求。（三）审批权限1.对于一般性产品的抽样单，初审由抽样部门负责人审批，终审由质量控制部门负责人审批。2.对于重要产品或关键项目的抽样单，初审由抽样部门负责人审批后，还需提交公司主管领导进行终审，确保抽样工作的严谨性和准确性。六、抽样单的流转与存档（一）流转流程1.抽样人员完成抽样并填写抽样单后，将抽样单提交给所在部门负责人进行初审。2.初审通过后，抽样部门将抽样单连同样品一起传递给送样人员，送样人员在规定时间内将样品和抽样单送达接收部门。3.接收部门在收到样品和抽样单后，进行检查和确认，签字接收后将抽样单留存一份，并将样品和抽样单的复印件传递给质量控制部门。4.质量控制部门收到抽样单复印件后，按照检测计划安排检测工作，并在检测完成后将抽样单与检测报告等资料一起归档保存。（二）存档要求1.抽样单应按照编号顺序进行整理归档，确保每份抽样单都能方便查阅。2.存档的抽样单应保持完整、整洁，不得随意涂改、损坏或丢失。3.抽样单的存档期限应根据公司相关规定执行，一般不少于产品的质量追溯期，以便在需要时能够随时查阅和追溯产品质量情况。4.存档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，电子档案应进行备份，防止数据丢失。同时，应建立完善的档案检索系统，便于快速查找所需的抽样单信息。七、抽样单的查询与追溯（一）查询权限1.公司内部相关部门和人员因工作需要，可按照规定的权限查询抽样单信息。查询权限应根据工作岗位和职责进行设定，确保信息的安全性和保密性。2.一般情况下，质量控制部门、生产部门、销售部门等与产品质量相关的部门人员可查询本部门涉及的抽样单信息；公司管理层因决策需要，可在授权范围内查询相关抽样单信息。（二）查询方式1.纸质抽样单查询：可根据抽样单号、抽样日期、产品名称等关键信息，在档案室查找相应的纸质抽样单。2.电子抽样单查询：通过公司内部的档案管理系统或数据库，输入相关查询条件，即可快速检索到所需的抽样单电子记录。（三）追溯管理1.当产品出现质量问题需要追溯时，可依据抽样单上的信息，追踪样品的来源、生产批次、生产过程、检测情况等，确定问题产生的环节和原因。2.追溯过程中，相关部门和人员应积极配合，提供必要的信息和资料，确保追溯工作能够顺利进行。3.对于追溯过程中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如召回产品、改进生产工艺、加强质量控制等，并将处理结果记录在案，以便后续查询和分析。八、抽样单的变更与作废（一）变更管理1.在抽样单流转过程中，如发现填写错误或因其他原因需要变更抽样单信息时，应按照以下程序进行操作：由原填写人提出变更申请，说明变更原因和内容。经所在部门负责人审核同意后，在原错误处划双线，并在其上方或旁边填写正确内容，同时由变更人在更正处签名确认。如变更涉及送样信息、接收信息等其他相关内容，还需及时通知送样部门、接收部门等相关方，确保信息的一致性。2.变更后的抽样单应重新进行审核和审批，审核流程与原抽样单相同，确保变更后的抽样单信息准确、完整、合规。（二）作废管理1.抽样单如有以下情况之一，应予以作废：抽样任务取消或不再执行。抽样单填写错误且无法通过变更方式更正，严重影响抽样信息的准确性。样品在抽样、送检或留样过程中出现丢失、损坏、变质等情况，导致抽样单失去意义。2.作废的抽样单应在抽样单上加盖"作废"章，并注明作废原因和日期。3.作废的抽样单应与相关的样品记录、检测报告等资料一起妥善保存，不得随意丢弃，以便日后查阅和追溯相关情况。九、监督与考核（一）监督机制1.公司质量管理部门负责对抽样单的管理情况进行定期监督检查，确保抽样单的填写、流转、存档等环节符合本制度要求。2.监督检查内容包括抽样单的填写规范性、审核审批流程的执行情况、流转记录的完整性、存档资料的保管情况等。3.对于监督检查中发现的问题，质量管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门或人员限期整改，并跟踪整改结果。（二）考核办法1.将抽样单管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在抽样单管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反本制度规定的部门和个人进行相应的处罚。2.考核指标包括抽