钥匙牌管理制度

钥匙牌管理制度一、总则（一）目的为加强公司钥匙牌的管理，规范钥匙牌的使用、发放、回收及保管等流程，确保公司财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有员工及因工作需要持有公司钥匙的非员工人员（如外包服务人员等）。（三）职责分工1.行政部门负责钥匙牌的统一制作、采购、编号登记及库存管理。审核钥匙牌的领用申请，办理钥匙牌的发放、回收及挂失补办手续。定期对钥匙牌的使用情况进行检查和监督。2.各部门负责人负责本部门员工钥匙牌使用的监督和管理，确保员工妥善保管钥匙牌。审核本部门员工钥匙牌的领用、归还及挂失补办申请，并签字确认。3.钥匙使用人负责妥善保管个人领用的钥匙牌，不得随意转借、遗失或损坏。在离职或岗位调动时，及时将钥匙牌交回行政部门。二、钥匙牌的制作与编号（一）钥匙牌样式钥匙牌采用[具体材质]制作，尺寸为[长×宽×厚]，正面印有公司标志、公司名称，反面印有钥匙对应的房间号、区域名称及编号。（二）编号规则钥匙牌编号采用[具体编号方式]，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号格式为：[部门代码（两位字母）+年份（四位数字）+顺序号（三位数字）]。例如：AD2023001，表示行政部门2023年发放的第1个钥匙牌。（三）制作流程1.行政部门根据公司实际需求，确定钥匙牌的制作数量、样式及编号规则。2.行政部门与选定的制作厂家签订制作合同，明确制作要求、价格、交货时间等条款。3.制作厂家按照合同要求制作钥匙牌，制作完成后，将钥匙牌送至行政部门进行验收。4.行政部门对钥匙牌的质量、样式、编号等进行验收，验收合格后，办理入库手续。三、钥匙牌的领用（一）领用条件1.因工作需要经常使用公司特定房间或区域钥匙的员工，可申请领用钥匙牌。2.外包服务人员等因工作需要接触公司钥匙的非员工人员，经相关部门负责人批准后，可申请领用钥匙牌。（二）领用流程1.员工或非员工人员填写《钥匙牌领用申请表》，详细注明所需钥匙对应的房间号、区域名称及领用原因。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，交至行政部门。3.行政部门审核申请表，确认符合领用条件后，根据库存情况发放钥匙牌，并在《钥匙牌领用登记表》上记录领用日期、领用人姓名、部门、钥匙牌编号、领用钥匙对应的房间号及区域名称等信息。4.领用人在收到钥匙牌后，应仔细核对钥匙牌上的编号及对应钥匙是否正确，并在《钥匙牌领用登记表》上签字确认。四、钥匙牌的使用与保管（一）使用规定1.钥匙牌仅限本人使用，不得随意转借他人。如因工作需要转借，须经部门负责人批准，并办理相关转借手续。2.员工应妥善保管钥匙牌，不得将钥匙牌随意放置或丢失。如发现钥匙牌丢失，应立即向行政部门挂失。3.严禁使用钥匙牌开启非工作需要的房间或区域，如有违反，将视情节轻重给予相应处罚。4.如钥匙牌损坏无法正常使用，应及时到行政部门办理更换手续。（二）保管要求1.员工应将钥匙牌随身携带，不得将钥匙牌遗留在办公室、抽屉或其他不安全的地方。2.在下班或离开工作岗位时，应将钥匙牌妥善保管好，避免丢失或被盗。3.如因工作需要长时间离开公司或离职，应将钥匙牌交回行政部门保管。五、钥匙牌的归还（一）归还情形1.员工离职或岗位调动时，应将所领用的钥匙牌全部交回行政部门。2.员工不再需要使用钥匙牌（如工作任务调整不再负责相关区域）时，应主动将钥匙牌交回行政部门。3.外包服务等非员工人员工作结束不再需要使用钥匙牌时，相关负责人应及时通知行政部门收回。（二）归还流程1.员工或非员工人员填写《钥匙牌归还申请表》，注明归还原因及所归还钥匙牌的编号。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，交至行政部门。3.行政部门核对交回的钥匙牌编号及数量是否与申请表一致，确认无误后，在《钥匙牌领用登记表》上记录归还日期，并将钥匙牌收回。4.如发现交回的钥匙牌存在损坏或丢失情况，领用人应按照本制度规定进行赔偿。六、钥匙牌的挂失与补办（一）挂失1.如员工发现钥匙牌丢失，应立即向行政部门挂失，并填写《钥匙牌挂失申请表》，详细说明丢失时间、地点及可能丢失的原因。2.行政部门在接到挂失申请后，应及时对钥匙牌进行挂失登记，并暂停该钥匙牌的使用权限，防止他人冒用。（二）补办1.挂失[规定时间]天后，如未找回丢失的钥匙牌，员工可申请补办。补办时需填写《钥匙牌补办申请表》，经部门负责人审核签字后，交至行政部门。2.行政部门审核申请表，确认符合补办条件后，重新制作钥匙牌，并按照领用流程发放给申请人。同时，在《钥匙牌领用登记表》上记录补办日期、补办原因、新钥匙牌编号等信息。3.补办钥匙牌的费用由申请人承担，费用标准为[X]元/个。七、钥匙牌的检查与监督（一）定期检查1.行政部门定期对钥匙牌的使用情况进行检查，检查内容包括钥匙牌的保管情况、是否存在转借他人、是否用于非工作需要等。2.检查方式可采用现场查看、询问员工等方式进行，对发现的问题及时记录并要求相关责任人进行整改。（二）不定期抽查1.公司管理层可根据工作需要，不定期对钥匙牌的使用情况进行抽查。2.抽查结果将作为对各部门及员工考核的依据之一，对存在问题的部门和个人进行相应的处罚。八、处罚规定（一）转借钥匙牌未办理相关手续的，给予警告处分，并责令立即改正。（二）因保管不善导致钥匙牌丢失或损坏的，由责任人照价赔偿。如因丢失钥匙牌给公司造成经济损失或安全隐患的，将视情节轻重给予相应的经济处罚或纪律处分。（三）使用钥匙牌开启非工作需要的房间或区域的，第一次给予警告处分，第二次给予记过处分，第三次及以上给予降级或撤职处分，并视情节轻重给予相应的经济处罚。（四）未经批准擅自制作或修改钥匙牌的，给予严重警告处分，并责令立即恢复原状。如因擅自制作或修改钥匙牌给公司造成经济损