封样件管理制度

封样件管理制度一、总则（一）目的为加强公司封样件的管理，规范封样件的制作、标识、存储、使用及处置流程，确保封样件的完整性、准确性和可追溯性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及封样件管理的部门和人员，包括但不限于研发、采购、生产、质量控制、销售等部门。（三）定义1.封样件：指为保证产品质量、明确供需双方责任，由公司与客户或供应商共同确认的具有代表性的样品，作为后续产品验收、比对、追溯等的依据。2.封样标识：用于识别封样件的唯一性标识，包括编号、名称、规格、日期等信息。二、职责分工（一）质量管理部门1.负责制定和完善封样件管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织封样件的制作、审核和批准，确保封样件符合相关标准和要求。3.负责封样件的存储管理，定期检查封样件的状态，确保其完整性和准确性。4.协助相关部门处理封样件在使用过程中出现的质量问题，提供技术支持和解决方案。（二）研发部门1.根据客户需求或产品研发需要，提出封样件制作申请，并提供相关技术资料和要求。2.参与封样件的制作过程，确保封样件能够准确反映产品的设计和性能要求。3.在产品研发过程中，及时对封样件进行评估和调整，为产品的改进提供依据。（三）采购部门1.负责与供应商沟通封样件的制作要求，并跟踪供应商封样件的制作进度和质量。2.将供应商提供的封样件及时提交给质量管理部门进行审核和批准。3.在采购合同中明确封样件的相关条款和要求，确保供应商按照封样件进行供货。（四）生产部门1.根据质量管理部门提供的封样件，组织生产过程中的质量控制和检验工作，确保产品质量符合封样件要求。2.在生产过程中，如发现封样件存在问题或需要变更，及时通知质量管理部门进行处理。3.负责生产过程中封样件的使用和管理，确保封样件的安全和完好。（五）销售部门1.向客户介绍公司的封样件管理制度和流程，协助客户确认封样件的内容和要求。2.将客户对封样件的意见和反馈及时传达给相关部门，以便进行改进和处理。3.在销售合同中明确封样件的相关条款和要求，确保客户按照封样件进行验收。三、封样件制作（一）制作申请1.各部门根据工作需要，如需制作封样件，应填写《封样件制作申请表》，详细说明封样件的名称、规格、数量、用途、制作要求、申请人等信息，并提交相关技术资料和文件。2.《封样件制作申请表》经部门负责人审核签字后，提交至质量管理部门。（二）审核与批准1.质量管理部门收到《封样件制作申请表》后，组织相关人员对申请内容进行审核，重点审核封样件的制作要求是否明确、合理，是否符合相关标准和规范。2.对于审核通过的申请，质量管理部门负责人签署批准意见，并安排专人负责封样件的制作工作。3.对于审核不通过的申请，质量管理部门应及时通知申请人，并说明原因，申请人应根据反馈意见进行修改后重新提交申请。（三）制作过程1.质量管理部门指定的专人负责封样件的制作工作，制作人员应严格按照《封样件制作申请表》中的要求进行操作，确保封样件的质量和准确性。2.在封样件制作过程中，制作人员应做好记录，包括制作时间、制作人员、制作工艺、使用的原材料等信息，以便追溯。3.封样件制作完成后，制作人员应及时对封样件进行自检，确保封样件符合制作要求。自检合格后，制作人员将封样件及相关记录提交至质量管理部门进行检验。（四）检验与标识1.质量管理部门收到制作人员提交的封样件及相关记录后，组织专业人员对封样件进行检验，检验内容包括外观、尺寸、性能等方面。2.检验合格的封样件，质量管理部门应在封样件上粘贴封样标识，封样标识应包含封样件编号、名称、规格、日期、批准人等信息。3.对于检验不合格的封样件，质量管理部门应及时通知制作人员进行整改，整改合格后重新进行检验和标识。四、封样件存储（一）存储环境1.封样件应存储在专门的封样件仓库或存储区域，存储环境应保持干燥、通风、温度适宜，避免封样件受到潮湿、高温、腐蚀等因素的影响。2.封样件仓库或存储区域应配备必要的消防器材和安全设施，确保封样件的安全存储。（二）存储方式1.封样件应按照类别、规格、批次等进行分类存放，并建立相应的台账，记录封样件的编号、名称、规格、数量、存储位置、入库日期、有效期等信息。2.对于有特殊存储要求的封样件，如易损件、易燃易爆物品等，应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的防护措施。（三）定期检查1.质量管理部门应定期对封样件的存储情况进行检查，检查内容包括封样件的外观、标识、存储环境等方面。2.对于检查中发现的问题，如封样件损坏、标识不清、存储环境不符合要求等，质量管理部门应及时采取措施进行处理，确保封样件的质量和完整性。五、封样件使用（一）使用申请1.各部门如需使用封样件，应填写《封样件使用申请表》，详细说明使用封样件的名称、规格、数量、用途、使用时间、申请人等信息，并提交相关证明文件。2.《封样件使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至质量管理部门。（二）审核与批准1.质量管理部门收到《封样件使用申请表》后，组织相关人员对申请内容进行审核，重点审核使用封样件的用途是否合理、必要，是否符合公司相关规定和流程。2.对于审核通过的申请，质量管理部门负责人签署批准意见，并安排专人负责封样件的发放工作。3.对于审核不通过的申请，质量管理部门应及时通知申请人，并说明原因，申请人应根据反馈意见进行修改后重新提交申请。（三）发放与领取1.质量管理部门指定的专人负责封样件的发放工作，发放人员应根据《封样件使用申请表》中的批准意见，将封样件发放给申请人，并做好发放记录，包括发放时间、发放人员、领取人员、封样件编号等信息。2.申请人应在领取封样件时，对封样件的外观、标识、数量等进行检查，确认无误后签字领取。如发现封样件存在问题，应及时向发放人员提出，发放人员应及时进行处理。（四）使用过程管理1.使用部门应按照《封样件使用申请表》中的用途使用封样件，不得擅自更改封样件的用途或使用范围。2.在封样件使用过程中，使用部门应做好记录，包括使用时间、使用人员、使用情况等信息，以便追溯。3.使用部门如发现封样件在使用过程中出现质量问题或损坏，应及时停止使用，并通知质量管理部门进行处理。（五）归还与处置1.封样件使用完毕后，使用部门应及时将封样件归还至质量管理部门，并填写《封样件归还登记表》，详细说明归还时间、归还人员、封样件编号、归还状态等信息。2.质量管理部门收到归还的封样件后，应组织人员对封样件进行检查，如封样件完好无损，应将其重新存储；如封样件存在损坏或其他问题，质量管理部门应根据实际情况进行处置，如报废、维修等。六、封样件变更（一）变更申请1.当封样件的制作要求、规格、原材料等发生变更时，相关部门应填写《封样件变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响范围、申请人等信息，并提交相关技术资料和文件。2.《封样件变更申请表》经部门负责人审核签字后，提交至质量管理部门。（二）审核与批准1.质量管理部门收到《封样件变更申请表》后，组织相关人员对申请内容进行审核，重点审核变更的必要性、合理性、可行性，以及对产品质量和生产过程的影响。2.对于审核通过的申请，质量管理部门应组织相关部门进行评审，评审通过后，质量管理部门负责人签署批准意见，并安排专人负责封样件的变更工作。3.对于审核不通过的申请，质量管理部门应及时通知申请人，并说明原因，申请人应根据反馈意见进行修改后重新提交申请。（三）变更实施1.质量管理部门指定的专人负责封样件的变更工作，变更人员应严格按照《封样件变更申请表》中的批准意见进行操作，确保封样件的变更符合要求。2.在封样件变更过程中，变更人员应做好记录，包括变更时间、变更内容、变更人员、使用的原材料等信息，以便追溯。3.封样件变更完成后，变更人员应及时对封样件进行检验和标识，确保封样件的质量和准确性。七、封样件追溯（一）追溯范围1.本制度所涉及的封样件，包括公司内部制作的封样件、供应商提供的封样件以及客户提供的封样件。2.封样件的追溯范围包括封样件的制作过程、存储过程、使用过程、变更过程等环节。（二）追溯内容1.封样件的基本信息，包括编号、名称、规格、日期、批准人等。2.封样件的制作过程信息，包括制作时间、制作人员、制作工艺、使用的原材料等。3.封样件的存储过程信息，包括存储位置、入库日期、有效期、定期检查记录等。4.封样件的使用过程信息，包括使用时间、使用人员、使用情况、归还记录等。5.封样件的变更过程信息，包括变更时间、变更内容、变更人员、变更原因等。（三）追溯方法1.通过封样件台账、记录表单、标识等信息，对封样件的各个环节进行追溯。2.利用信息化管理系统，对封样件的相关信息进行记录和存储，实现快速、准确的追溯查询。八、监督与考核（一）监督检查1.质量管理部门负责对公司封样件管理制度的执行情况进行定期监督检查，检查内容包括封样件的制作、存储、使用、变更、追溯等环节。2.对于监督检查中发现的问题，质量管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.公司建立封样件管理考核机制，对在封样件管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对违反封样件管理制度的部门和个人进行批评和处罚。