单位库管理制度

单位库管理制度（一）目的为了加强单位库的规范化管理，确保单位库信息的准确性、完整性和安全性，提高单位库的使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本企业内所有涉及单位库管理的部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保单位库中的信息真实、准确，与实际情况相符。2.完整性原则：涵盖单位库管理所需的各类信息，不遗漏重要数据。3.安全性原则：采取有效措施保护单位库信息安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.及时性原则：及时更新和维护单位库信息，保证信息的时效性。二、单位库的定义与分类（一）定义单位库是指企业集中存储各类单位相关信息的数据库，包括但不限于客户单位、供应商单位、合作伙伴单位等的基本信息、业务往来信息、信用信息等。（二）分类1.客户单位库：记录客户的基本资料、购买历史、消费习惯、联系方式等信息。2.供应商单位库：包含供应商的基本情况、供应产品或服务信息、价格、交货期、合作记录等。3.合作伙伴单位库：涵盖合作伙伴的名称、合作领域、合作方式、合作期限、合作成果等信息。三、单位库管理职责（一）管理部门职责1.人力资源部门负责单位库管理制度的制定、修订和完善。协调各部门之间关于单位库管理的工作。对涉及单位库管理的人员进行培训和指导。2.信息技术部门负责单位库系统的建设、维护和升级，确保系统的稳定运行。保障单位库数据的安全存储和备份，防止数据丢失或损坏。对单位库系统的访问权限进行设置和管理。3.业务部门负责本部门所涉及单位信息的收集、整理和录入单位库。根据业务需要，及时更新和维护单位库中的相关信息。配合管理部门和信息技术部门做好单位库的管理工作。（二）具体岗位职责1.单位库管理员负责单位库信息的日常录入、审核、更新和维护工作。定期对单位库数据进行备份，确保数据安全。协助其他部门查询和使用单位库信息。及时处理单位库系统中的异常情况，并向上级汇报。2.信息收集人员按照规定的流程和标准，收集各类单位的相关信息。对收集到的信息进行初步整理和核对，确保信息的准确性。将整理好的信息及时提交给单位库管理员进行录入。3.信息审核人员对录入单位库的信息进行审核，确保信息符合要求。对审核过程中发现的问题及时反馈给相关人员进行修正。定期对审核工作进行总结和分析，提出改进建议。四、单位库信息收集与录入（一）信息收集渠道1.业务往来：在与单位开展业务活动过程中，收集相关信息。2.市场调研：通过市场调研活动，获取单位的有关信息。3.网络搜索：利用互联网等渠道，查找单位的公开信息。4.合作伙伴提供：由合作伙伴提供其掌握的相关单位信息。5.单位自主申报：要求单位主动提交自身的相关信息。（二）信息收集内容1.基本信息：包括单位名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围等。2.组织架构信息：如单位的部门设置、人员规模等。3.业务信息：主营业务、产品或服务情况、市场份额等。4.财务信息：财务状况、营收情况等（根据实际情况和权限收集）。5.信用信息：信用评级、信用记录等。6.其他相关信息：如行业地位、荣誉奖项等。（三）信息录入要求1.单位库管理员应按照规定的字段和格式准确录入信息。2.对于必填项，必须完整录入，不得遗漏。3.录入的信息应与原始资料一致，确保真实性。4.对信息进行分类整理，便于查询和统计。五、单位库信息审核与更新（一）审核流程1.信息收集人员将收集到的信息提交给单位库管理员。2.单位库管理员对信息进行初步整理后，提交给信息审核人员。3.信息审核人员按照审核标准对信息进行审核，审核通过的信息录入单位库，审核不通过的信息退回给信息收集人员或单位库管理员，并说明原因。4.信息收集人员或单位库管理员根据审核意见进行修正后，重新提交审核。（二）审核标准1.信息内容真实、准确，与实际情况相符。2.信息格式符合单位库的要求。3.信息来源可靠，具有可追溯性。（三）信息更新1.业务部门在日常工作中发现单位信息发生变化时，应及时通知单位库管理员。2.单位库管理员根据通知对单位库中的相关信息进行更新，并按照审核流程进行审核。3.定期对单位库信息进行全面检查，发现信息不准确或不完整的，及时进行更新和修正。六、单位库信息查询与使用（一）查询权限设置1.根据工作需要，为不同部门和人员设置相应的单位库信息查询权限。2.分为普通查询权限和高级查询权限，普通查询权限可查询部分公开信息，高级查询权限可查询更详细的信息，需经过特定审批流程。3.严禁越权查询单位库信息。（二）查询流程1.有权限的人员登录单位库系统，输入查询条件。2.系统根据查询条件显示相关单位信息，查询人员可进行浏览、下载等操作。3.如需获取纸质资料，可按照规定的流程申请打印。（三）信息使用规范1.单位库信息仅供企业内部工作使用，未经许可，不得对外泄露。2.使用单位库信息时应遵循合法、合规、正当的原则，不得用于非法目的。3.对于涉及商业机密、敏感信息的单位库信息，应严格保密，采取加密存储、限制访问等措施。七、单位库安全管理（一）系统安全1.信息技术部门定期对单位库系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的问题。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止网络攻击和病毒入侵。3.对系统进行定期备份，备份数据存储在安全的位置，并定期进行恢复测试，确保数据可恢复。（二）数据安全1.对单位库数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.严格控制对单位库数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作数据。3.建立数据访问日志，记录所有对单位库数据的访问操作，以便进行审计和追踪。（三）人员安全管理1.对涉及单位库管理的人员进行背景审查和安全培训，提高其安全意识。2.与相关人员签订保密协议，明确其在单位库信息安全方面的责任和义务。3.加强对人员离职、调动等情况的管理，及时调整其单位库访问权限。八、单位库清理与归档（一）清理原则1.定期对单位库进行清理，删除不再使用或无效的信息。2.清理工作应遵循谨慎原则，确保重要信息不被误删。（二）清理流程1.制定单位库清理计划，明确清理的范围、时间和责任人。2.单位库管理员按照清理计划对单位库信息进行筛选和删除操作。3.清理过程中产生的数据变更记录应进行备份和留存，以备后续审计。（三）归档管理1.对重要的单位库信息进行归档保存，归档资料应包括原始资料、录入记录、审核记录等。2.归档资料应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于查找和使用。3.规定归档资料的保存期限，期满后按照相关规定进行销毁或继续保存。九、监督与考核（一）监督机制1.成立单位库管理监督小组，定期对单位库管理工作进行检查。2.监督小组检查内容包括信息收集、录入、审核、更新、查询、安全管理等方面的工作情况。3.对监督检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定单位库管理工作考核指标，包括信息准确性、完整性、及时性、安全性等方面。2.对涉及单位库管理的部门和人员进行考核，考核结果与绩效挂钩。3.对于在单位库管理工作中表现优秀的部门和人员给予奖励