礼品管理制度

礼品管理制度目的本制度旨在规范公司礼品的管理，确保礼品的使用符合公司的利益和形象，有效发挥礼品在商务往来、员工激励、客户关系维护等方面的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涵盖公司所有部门和员工在业务活动、节日庆典、员工关怀等场景下涉及礼品使用、采购、赠送、保管等相关事宜。基本原则1.合规性原则：礼品的管理和使用必须严格遵守国家法律法规以及公司内部规定，确保合法合规。2.必要性原则：礼品的赠送应基于必要的业务目的或员工关怀需求，避免不必要的浪费。3.适度性原则：礼品的价值、种类和数量应与赠送对象、场合相匹配，体现公司的诚意和尊重，又不过度奢华。4.公开透明原则：礼品的采购、发放、使用等环节应保持公开透明，接受公司内部监督。礼品分类及适用场景商务礼品1.定义：用于商务活动中与合作伙伴、客户等建立良好关系、促进业务合作的礼品。2.适用场景：包括但不限于商务宴请、会议、商务拜访、签约仪式、展会活动等。3.示例：高档茶叶、精美工艺品、品牌文具、定制的商务礼品套装等。节日礼品1.定义：在法定节日或公司特定纪念日，为员工发放的表达节日祝福和关怀的礼品。2.适用场景：如春节、中秋节、端午节、公司周年庆等。3.示例：节日食品礼盒、生活用品套装、节日装饰品等。员工福利礼品1.定义：为员工提供的福利性质的礼品，增强员工归属感和忠诚度。2.适用场景：如生日礼品、结婚生育礼品、退休礼品等。3.示例：生日蛋糕券、结婚礼金、退休纪念品等。奖励礼品1.定义：对在工作中表现优秀、取得突出业绩或为公司做出重要贡献的员工给予的奖励性礼品。2.适用场景：如年度优秀员工奖、项目成功奖、创新奖等。3.示例：电子产品、高端运动装备、旅游套餐等。礼品采购管理采购预算1.每年年初，各部门应根据业务需求和过往礼品使用情况，编制本部门年度礼品采购预算，报公司财务部和管理层审核。2.财务部负责汇总各部门预算，形成公司年度礼品采购总预算，并纳入公司年度财务预算管理。3.礼品采购预算应明确礼品的种类、预计数量、预算金额等明细信息，确保预算的合理性和准确性。采购流程1.需求申请：各部门根据业务活动或员工关怀计划，填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品的用途、种类、数量、预算金额等信息，并经部门负责人签字审批。2.采购审批：《礼品采购申请表》提交至公司采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实预算是否充足、礼品需求是否合理等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.供应商选择：采购部门根据礼品需求，通过询价、招标、比价等方式选择合适的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。4.采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确采购的礼品名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益。5.采购执行：采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产和交货进度，确保礼品按时、按质、按量交付。6.验收入库：礼品到货后，采购部门会同相关部门（如行政部门、使用部门等）进行验收。验收内容包括礼品的数量、质量、规格、型号等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并填写《礼品入库单》。采购监督与审计1.公司内部审计部门定期对礼品采购业务进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.对于采购过程中发现的违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.采购部门应建立礼品采购台账，记录采购的礼品名称、规格、数量、价格、供应商等信息，便于查询和管理。礼品发放管理商务礼品发放1.审批流程：业务部门填写《商务礼品发放申请表》，详细说明礼品发放的对象、事由、礼品明细等信息，并经部门负责人、分管领导审批。2.发放记录：礼品发放前，业务部门应建立《商务礼品发放登记表》，记录礼品发放的时间、对象、礼品名称、数量等信息。发放时，由领取人签字确认。3.礼品包装与标识：商务礼品应进行适当包装，并可根据公司品牌形象进行标识，如贴上公司logo、宣传标语等，提升公司品牌知名度。节日礼品发放1.发放范围：根据公司规定，确定节日礼品的发放对象，一般为公司全体员工。2.发放方式：节日礼品可采用集中发放或邮寄等方式进行。发放时，应确保员工知晓并领取到礼品。3.发放记录：行政部门负责建立《节日礼品发放登记表》，记录发放的时间、员工姓名、部门、礼品名称、数量等信息，作为发放凭证。员工福利礼品发放1.审批流程：相关部门根据员工福利政策，填写《员工福利礼品发放申请表》，经部门负责人、人力资源部门审核，报公司领导审批。2.发放方式：员工福利礼品可根据具体情况选择直接发放给员工或通过其他方式（如发放福利券等）进行。3.发放记录：人力资源部门负责记录员工福利礼品的发放情况，包括员工姓名、部门、礼品名称、发放时间等信息，以便后续查询和统计。奖励礼品发放1.评选与审批：由公司相关部门（如人力资源部门、业务部门等）根据奖励标准和评选流程，评选出获奖员工名单，并填写《奖励礼品发放申请表》，经部门负责人、分管领导、公司领导审批。2.发放通知：人力资源部门向获奖员工发出奖励通知，告知获奖情况和礼品信息。3.发放记录：人力资源部门建立《奖励礼品发放登记表》，记录奖励礼品的发放时间、员工姓名、部门、礼品名称、数量等信息，作为奖励依据。礼品保管与库存管理保管责任1.公司设立专门的礼品保管区域（如仓库），由行政部门指定专人负责礼品的保管工作。2.保管人员应定期对礼品进行盘点和检查，确保礼品的安全、完整，防止礼品损坏、丢失、被盗等情况发生。3.对于易损、易变质的礼品，保管人员应采取相应的防护措施，确保礼品质量不受影响。库存管理1.行政部门应建立礼品库存台账，详细记录礼品的入库时间、名称、规格、数量、发放情况等信息，实时掌握礼品库存动态。2.根据礼品的使用频率和采购周期，合理控制礼品库存水平，避免库存积压或缺货现象。3.定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。礼品使用规定使用审批1.任何部门或个人使用礼品，必须提前填写《礼品使用申请表》，说明使用礼品的事由、对象、礼品名称、数量等信息，并按照规定的审批流程进行审批。2.未经审批，不得擅自使用公司礼品。使用范围1.礼品应严格按照规定的适用场景进行使用，不得挪作他用。2.在商务活动中使用礼品，应注重礼品的针对性和实用性，与业务目的相契合，不得过度赠送礼品或进行不正当的利益输送。使用监督1.公司内部审计部门和监察部门负责对礼品使用情况进行监督检查，确保礼品使用符合公司规定和业务需求。2.对于违反礼品使用规定的行为，应及时予以纠正，并追究相关人员的责任。礼品登记与档案管理登记要求1.公司建立礼品登记制度，对每一次礼品的采购、发放、使用等情况进行详细登记。2.登记内容应包括礼品的名称、规格、数量、采购时间、采购金额、发放对象、发放时间、使用事由、使用时间等信息，确保登记信息的完整性和准确性。档案管理1.行政部门负责将礼品登记记录整理归档，建立礼品管理档案。礼品管理档案应按照年度进行分类存放，便于查询和查阅。2.礼品管理档案应妥善保管，保存期限为[X]年。保存期满后，经公司领导批准，可按照公司档案管理制度进行销毁。礼品回收与处置回收情形1.在商务活动中，如果因特殊原因需要收回已赠送的礼品，应按照公司规定的流程进行申请和审批。2.礼品回收的原因包括但不限于礼品涉及违规行为、对方主动退还、业务合作终止等情况。回收流程1.相关部门填写《礼品回收申请表》，详细说明回收礼品的原因、礼品信息、回收对象等情况，并经部门负责人、分管领导审批。2.审批通过后，由指定人员负责与礼品回收对象沟通协调，办理礼品回收手续。回收的礼品应及时交回公司保管。处置方式1.对于回收的礼品，行政部门应根据礼品的实际情况进行评估和处置。2.对于可再次使用的礼品，可根据公司业务需求，重新安排用于合适的商务活动或员工福利等场景。3.对于已损坏、无法使用或无使用价值的礼品，经公司领导批准后，可按照公司资产处置相关规定进行报废处理。礼品管理的监督与检查监督机制1.公司设立礼品管理监督小组，由公司内部审计部门、监察部门、财务部门等相关人员组成，负责对礼品管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查的内容、方法、频率等要求，确保监督检查工作的有效性和全面性。检查内容1.礼品采购流程的合规性，包括预算编制、供应商选择、采购合同签订、采购执行等环节。2.礼品发放记录的完整性和准确性，包括发放对象、发放时间、礼品明细等信息。3.礼品保管与库存管理情况，包括礼品的安全保管、库存盘点、账实相符等情况。4.礼品使用规定的执行情况，包括使用审批、使用范围、使用监督等方面。5.礼品登记与档案管理情况，包括登记信息的完整性、档案保管的规范性等。问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时出具检查报告，提出整改意见和建议。2.相关责任部门应根据检查报告的要求，制定整改措施，明确整