刻章管理制度

刻章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。公司各类印章包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.专人负责原则：明确专人负责印章的管理，确保印章使用的安全性和规范性。3.审批授权原则：印章的使用须经过严格的审批流程，获得相应的授权。4.风险防范原则：加强印章管理，防范因印章管理不善引发的各类风险。二、印章的刻制（一）刻章申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、用途、规格、材质等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意。（二）刻章流程1.经审批同意后，由行政部门负责统一办理印章刻制手续。2.行政部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制，并与其签订刻章合同，明确双方的权利义务。3.刻章单位按照合同要求和相关规定进行印章刻制，完成后将印章交付行政部门。（三）印章备案1.行政部门在收到新刻印章后，应及时到当地公安机关进行备案登记，确保印章的合法性。2.备案登记所需材料包括《印章刻制申请表》、刻章合同、印章样模等，行政部门应按照公安机关要求如实提供。三、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等；代表公司签署重要文件、合同等法律文书；办理公司各类资质证书、营业执照等相关业务。2.合同专用章：专门用于签订公司各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务，如银行账户预留印鉴等。5.部门章：用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章，不得对外使用。（二）使用审批1.常规事项用章：由相关部门负责人在《印章使用登记表》上签字审批后，即可使用印章。2.重要事项用章：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保、重大合同签订等重要事项的用章，需经公司总经理或董事长审批同意。3.紧急事项用章：如遇紧急情况需要立即盖章的，可先电话请示相关领导同意后先行盖章，但事后需及时补办审批手续。（三）使用流程1.印章使用人应填写《印章使用登记表》，详细注明用章事由、文件名称、文号、用章时间、用章份数等信息。2.将填写完整的《印章使用登记表》及相关文件一并提交给印章保管人。3.印章保管人对用章申请进行审核，确认符合审批要求后，在用章部位加盖印章，并在《印章使用登记表》上签字确认。4.使用完毕后，印章保管人应及时将印章归位保管，并将《印章使用登记表》存档。（四）禁止使用情况1.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。2.未经审批同意的文件、合同等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得加盖印章。四、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管的，需经公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并经行政部门负责人监交。交接手续完成后，原保管人员方可办理离职手续。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，相关印章不再使用的。2.印章损坏、遗失且无法补办的。3.经公司研究决定废止的其他印章。（二）废止流程1.由行政部门提出印章废止申请，填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称、规格、材质等信息。2.《印章废止申请表》经公司分管领导审核签字，报公司总经理或董事长审批同意。3.行政部门在获得审批同意后，负责收回废止印章，并妥善保管。（三）销毁程序1.行政部门会同财务部门、审计部门等相关人员对废止印章进行审核，确认无误后，制定印章销毁方案。2.印章销毁方案应明确销毁方式、时间、地点、参与人员等内容，并报公司领导批准。3.根据印章销毁方案，选择安全可靠的销毁方式进行销毁，如粉碎、熔化等。销毁过程中，应由专人负责监督，并拍照或录像留存记录。4.销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁记录》上签字确认，《印章销毁记录》应包括印章名称、规格、材质、销毁方式、时间、地点、参与人员等信息。5.《印章销毁记录》由行政部门存档保管，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对公司印章的使用、保管情况进行检查，确保印章管理规范、安全。2.财务部门、审计部门等相关部门应加强对印章使用的财务、审计监督，防止违规用章行为的发生。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的