发文薄管理制度

发文薄管理制度（一）目的为了加强公司发文薄的管理，规范文件的起草、审批、印发、存档等流程，确保公司文件的准确性、完整性和时效性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部单位之间的各类文件往来，包括但不限于通知、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司发文薄由专人负责统一管理，确保文件的集中存储和有序流转。2.规范流程原则：明确文件从起草到存档的各个环节的操作流程，严格按照规定执行。3.安全保密原则：加强文件的安全保密措施，防止文件泄露、丢失或被篡改。4.高效便捷原则：在保证文件质量的前提下，提高文件处理效率，方便员工查阅和使用。二、发文薄管理职责（一）行政部门职责1.负责发文薄的日常管理工作，包括文件的接收、登记、编号、印发、存档等。2.制定和完善发文薄管理制度，并监督制度的执行情况。3.对各部门文件管理工作进行指导和培训，提高文件管理水平。4.定期对发文薄进行清理和归档，确保文件的完整性和可追溯性。（二）文件起草部门职责1.负责文件的起草工作，确保文件内容准确、清晰、简洁，符合公司实际情况和相关法律法规要求。2.在文件起草过程中，充分征求相关部门和人员的意见，进行必要的修改和完善。3.将起草好的文件提交本部门负责人审核，审核通过后交行政部门进行下一步流程。（三）文件审批部门职责1.按照公司规定的审批流程，对提交的文件进行认真审核，提出审批意见。2.对文件的必要性、可行性、准确性等方面进行全面评估，确保文件质量。3.及时完成文件审批工作，不得拖延，影响文件的流转和执行。（四）文件印发部门职责1.根据行政部门的安排，负责文件的印发工作，确保文件格式规范、印刷清晰。2.对印发的文件进行份数统计和发放记录，保证文件发放的准确性和及时性。3.将印发后的文件副本及时交行政部门存档。（五）文件使用部门职责1.负责接收和使用行政部门发放的文件，按照文件要求认真执行相关工作。2.妥善保管文件，不得随意丢弃、损坏或转借他人，确保文件的安全和完整。3.在文件执行过程中，如发现问题及时与行政部门或起草部门沟通协调。三、发文薄管理流程（一）文件起草1.各部门根据工作需要，确定文件起草的主题和内容。2.由熟悉相关业务的人员负责起草文件，起草过程中应参考公司已有的相关文件和规定，确保文件的一致性和连贯性。3.文件起草完成后，起草人应在文件上注明起草日期、起草部门、起草人等信息。（二）部门审核1.起草部门负责人对起草的文件进行审核，重点审核文件内容是否准确、合理，是否符合公司政策和业务要求，格式是否规范等。2.审核通过后，起草部门负责人在文件上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。（三）会签（如有需要）1.对于涉及多个部门的文件，需进行会签。起草部门将文件发送给相关部门会签，会签部门应在规定时间内提出意见和建议。2.会签部门应认真对待会签工作，对文件内容进行仔细研究，提出切实可行的修改意见。3.起草部门根据会签意见对文件进行修改完善，将会签后的文件再次提交部门负责人审核。（四）审批1.根据公司文件审批权限的规定，将审核通过的文件提交相应的领导进行审批。2.审批人应认真阅读文件，对文件的必要性、可行性、准确性等方面进行全面审查，签署审批意见和姓名，并注明审批日期。3.如审批人提出修改意见，起草部门应及时进行修改，修改后再次提交审批，直至审批通过。（五）编号登记1.行政部门对审批通过的文件进行编号登记，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的查找和管理。2.登记内容包括文件编号、文件名称、起草部门、审批部门、审批人、印发日期、印发份数等信息。（六）印发1.行政部门根据文件的印发范围和份数要求，安排文件的印发工作。2.印发文件时，应确保文件格式规范、印刷清晰，装订整齐。3.在文件印发过程中，应做好份数统计和发放记录，注明发放部门、发放日期、领取人等信息。（七）存档1.文件印发后，行政部门将文件的正本和相关附件进行存档，存档应按照分类、编号的原则进行，确保文件的有序存储。2.同时，将文件的电子版本存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立电子文档索引，方便员工查阅。3.定期对存档文件进行清理和整理，销毁过期或无用的文件，确保存档文件的完整性和可追溯性。（八）文件借阅与查阅1.公司员工因工作需要查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到行政部门查阅。2.行政部门工作人员应根据申请表提供相应的文件，并做好查阅记录，包括查阅日期、查阅人、查阅文件名称等。3.如需借阅文件，借阅人应填写《文件借阅申请表》，经所在部门负责人和行政部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自复印、转借或泄露文件内容，借阅期满后应及时归还行政部门。如发现文件丢失或损坏，借阅人应承担相应的责任。四、发文薄格式规范（一）文件标题1.标题应准确概括文件的主要内容，简洁明了，一般不超过[X]个字。2.标题字体一般采用[字体名称]，字号为[字号大小]，加粗显示。（二）文件编号1.文件编号由发文年份、部门代码、文件类别代码和顺序号组成，中间用""隔开。2.发文年份采用公元纪年全称，用阿拉伯数字表示，如"20XX"。3.部门代码由行政部门统一规定，用两位大写字母表示，如"HR"表示人力资源部。4.文件类别代码根据文件的性质和用途进行分类，用两位大写字母表示，如"ZD"表示制度文件，"TZ"表示通知文件等。5.顺序号为当年该类文件的流水号，用四位阿拉伯数字表示，如"0001"。（三）主送单位1.主送单位应明确具体，按照公司组织架构和业务关系填写，一般顶格书写。2.多个主送单位之间用逗号或分号隔开。（四）正文1.正文内容应层次分明，逻辑严谨，语言通顺，表述准确。2.一般采用[字体名称]，字号为[字号大小]，行距为[行距大小]。3.正文应分段书写，每段开头空两格。（五）附件1.如有附件，应在正文后注明附件名称和序号，并按照序号顺序依次列出附件内容。2.附件应与正文内容紧密相关，格式应规范统一。（六）落款1.落款包括发文部门和发文日期。发文部门应填写全称，发文日期用阿拉伯数字填写年、月、日。2.落款应位于正文右下方，发文部门在上，发文日期在下。（七）页码1.页码一般用阿拉伯数字标注在页面底部居中位置。2.封面、目录等不编页码，正文从"1"开始编页码。五、发文薄保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密信息的文件，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施。2.文件存储设备应妥善保管，设置密码保护，防止未经授权的访问和使用。3.在文件传输过程中，应采用加密传输方式，确保文件内容的安全性。（二）人员管理1.接触公司机密文件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因人员疏忽导致文件泄露。（三）文件销毁1.对于过期或无用的文件，应按照公司规定进行销毁。销毁文件时，应填写《文件销毁申请表》，经相关部门负责人批准后，由行政部门安排专人进行销毁。2.文件销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复。同时，应做好文件销毁记录，包括销毁日期、文件名称、数量等信息。六、发文薄信息化管理（一）电子文件管理系统1.建立公司电子文件管理系统，实现文件的电子化起草、审批、印发、存档和查阅等功能。2.员工可通过电子文件管理系统在线提交文件、查阅文件、进行文件审批等操作，提高工作效率和便捷性。（二）数据备份与恢复1.定期对电子文件管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存储在不同的地点。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证公司文件管理工作的正常进行。（三）系统安全维护1.加强电子文件管理系统的安全维护，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对系统进行病毒查杀和漏洞扫描，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的稳定性和安全性。七、监督与检查（一）定期检查1.行政部门定期对发文薄管理工作进行检查，检查内容包括文件起草、审核、审批、印发、存档等环节的执行情况，文件格式规范情况，保密措施落实情况等。2.检查可采用自查、互查等方式进行，对检查中发现的问题及时进行整改。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对发文薄管理工作进行不定期抽查，重点检查文件处理的时效性、文件内容的准确性等。2.对抽查中发现的问题，应及时反馈给相关部门，并要求限期整改。整改情况应及时汇报。（三）考核与奖惩1.将发文薄管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对文件管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.