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会计实操文库1/3文书模板-关于供水合同遗失的情况说明尊敬的[相关部门/单位名称]：您好！我谨代表[用水方单位名称/个人姓名]，就与贵方签订的供水合同遗失一事，向您作出详细说明。一、合同基本信息合同编号：[具体合同编号]签订双方：供水方为[供水方单位名称]，用水方为[用水方单位名称/个人姓名]签订日期：[准确的合同签订日期]合同主要内容概述：该合同明确规定了供水的质量标准、供水时间、水费计价方式及支付周期、双方的权利与义务等关键条款，是保障双方在供水与用水过程中合法权益的重要依据。二、遗失经过近期，因[用水方单位名称/个人姓名]内部办公场地搬迁（或个人家庭住址搬迁），在整理和搬运大量文件资料的过程中，不慎将存放供水合同的文件袋遗失。在发现合同丢失后，我方立即组织相关人员，对原办公场地（或原居住地址）、新办公场地（或新居住地址）以及搬运途中的各个环节进行了全面、细致的搜寻。同时，也积极联系了负责此次搬迁工作的搬家公司，请求协助查找，但至今仍未找到该份供水合同。三、可能原因分析搬迁过程混乱：搬迁期间，物品繁多且搬运任务繁重，在匆忙整理和搬运文件资料时，极有可能将装有供水合同的文件袋误当作普通杂物丢弃，或者在搬运过程中文件袋从包装中掉落而未被及时察觉。文件管理不善：在日常工作（或生活）中，对重要文件的分类、存放和保管不够规范，未能将供水合同放置在专门的、易于识别和保管的文件存储区域，导致在搬迁时难以准确找到并妥善保护该合同。四、合同遗失影响费用结算不便：由于合同中详细规定了水费的计价方式、支付周期等关键信息，合同遗失后，可能会在后续的水费结算过程中，因双方对相关条款的记忆存在偏差，导致结算出现争议，影响水费的及时、准确支付。责任界定模糊：供水合同明确了供水方和用水方在供水设施维护、水质保障、用水安全等方面的权利与义务。合同遗失可能使得在出现供水问题或用水纠纷时，双方难以依据合同条款清晰界定各自的责任，增加了解决问题的难度。五、后续措施申请合同复印件：为最大程度降低合同遗失带来的不利影响，现特向贵方申请提供该供水合同的复印件。我方承诺将妥善保管此复印件，并仅用于与供水业务相关的必要事务，严格遵守相关保密规定，确保合同信息的安全。完善文件管理：以此为契机，我方将全面反思和改进文件管理工作。建立健全规范的文件分类、存档和保管制度，对重要合同文件进行编号、登记，并指定专人负责管理，确保今后不再发生类似合同遗失的情况。积极沟通协调：在后续的供水业务开展过程中，我方将积极与贵方保持密切沟通，及时反馈用水情况，严格按照双方以往的合作惯例和行业通行做法履行用水方的义务。如遇任何问题或需要进一步明确合同相关条款，将与贵方友好协商，共同寻求解决方案。对于此次供水合同遗失给贵方工作带来的不便，我方

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